System rezerwacji zmieniasz bez przestoju, gdy nowy link działa równolegle do starego i podmieniasz go dopiero po teście. Przez pierwsze dni nowe rezerwacje przyjmuje jeden system, a w starym zostają tylko wizyty już umówione. Poniżej plan na 5 dni, z gotową wiadomością do klientek.
Najważniejsze informacje
- Link rezerwacji Bookito jest osobny od starego systemu. Możesz go ustawić i sprawdzić, zanim klientki w ogóle się o nim dowiedzą.
- Okres próbny w Bookito trwa 30 dni i obejmuje do 30 rezerwacji, więc masz czas na pracę równoległą.
- W danym momencie nowe rezerwacje przyjmuje jeden system. Dwa aktywne linki grożą podwójną rezerwacją tego samego terminu.
- Wizyty już umówione w starym systemie zostaw do realizacji albo przepisz ręcznie do Bookito.
- Stary system wypowiadasz na końcu, po sprawdzeniu przyszłych wizyt i zadatków.
Jak zmienić system rezerwacji, nie przerywając pracy salonu?
Ustaw nowy system i przetestuj go, a klientki tymczasem rezerwują po staremu. Dopiero gdy test przejdzie, podmieniasz link wszędzie naraz. W Bookito rezerwacja idzie przez link bez zakładania konta. Klientka podaje telefon i potwierdza kodem z e-maila, więc po przełączeniu nie musi niczego instalować ani rejestrować.
Najpierw przenieś dane. W Bookito robi to opiekun migracji: klientki z kontaktami, historię wizyt, notatki i cennik. Ty potwierdzasz wynik. Same kontakty wgrasz też sam z pliku CSV. Ogólny schemat przenoszenia opisujemy w osobnym poradniku o przenoszeniu danych klientów.
Plan przełączenia w 5 dniach
Tabela do skopiowania. Dni nie muszą być kolejne, to kolejność kroków.
| Dzień | Co robisz | Który system przyjmuje nowe rezerwacje |
|---|---|---|
| 1 | Ustawiasz godziny i zasady zadatku. Opiekun przenosi dane, Ty zatwierdzasz wynik. Robisz testową rezerwację. | stary |
| 2 | Wypisujesz wizyty ze starego systemu na kolejne tygodnie i wpisujesz je do Bookito ręcznie, żeby te terminy były zajęte | stary |
| 3 | Wysyłasz wiadomość do stałych klientek (wzór niżej) | stary |
| 4 | Podmieniasz link w bio, na stronie, w wizytówce Google, w stopce maili | nowy |
| 5 | Ostatni dzień starego systemu jako kalendarza do rezerwacji: sprawdzasz, czy nic nie wpadło na stary link | nowy |
Po dniu 5 nie wypowiadasz od razu starego systemu. Zostaw go przez kilka tygodni jako podgląd i archiwum, jeśli abonament Ci na to pozwala. Wypowiedzenie wyślij po sprawdzeniu okresu wypowiedzenia w swoim regulaminie.
Wzór wiadomości do klientek
Dzień dobry! Od [data] umawiam wizyty przez nowy link: [adres]. Wybierasz termin sama i widzisz zasady zadatku przed potwierdzeniem. Wizyty umówione wcześniej zostają ważne. Jeśli coś nie działa, odpisz na tę wiadomość.
Wyślij ją zwykłą wiadomością od siebie albo opublikuj na stories. SMS-y z Bookito to osobny płatny pakiet, domyślnie wyłączony, więc nie licz na nie przy tej akcji. Wiadomość nie powinna zawierać promocji. Zgoda na marketing jest potrzebna osobno na każdy kanał (art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej, od 10 listopada 2024).
Czy przez jakiś czas muszę używać dwóch systemów rezerwacji jednocześnie?
Tak, na krótko, bo wizyty umówione wcześniej są w starym systemie. Rozwiązanie to jeden kalendarz do patrzenia: wizyty ze starego systemu wpisujesz do Bookito, więc w nowym widzisz pełny grafik. Do starego zaglądasz tylko po to, by sprawdzić, czy ktoś nie zarezerwował przez dawny link.
Kiedy najlepiej przełączyć salon na nowy system rezerwacji?
Wybierz spokojny tydzień, nie szczyt sezonu i nie dni przed świętami. Zacznij od dnia, w którym masz kilka wolnych godzin na test. Jeśli rozliczenie starego abonamentu kończy się z końcem miesiąca, zaplanuj przełączenie z wyprzedzeniem, bo okres wypowiedzenia może wypaść później niż data, od której nie korzystasz ze starego systemu. Sprawdź to w swoim regulaminie.
Co zrobić z wizytami już umówionymi w starym systemie?
Masz dwie drogi. Pierwsza: zostaw je do realizacji w starym systemie i nie wypowiadaj go, dopóki ostatnia wizyta się nie odbędzie. Druga: wpisz je ręcznie do Bookito i uprzedź klientki, że termin zostaje bez zmian. Zadatki zapłacone w starym systemie nie przenoszą się do Bookito, więc rozlicz je z klientkami osobno. Pełną tabelę, co zostaje po drugiej stronie, masz w tekście co przenosimy, a czego nie.
Jak poinformować klientki o nowym linku do rezerwacji?
Krótką wiadomością od Ciebie, bez słowa "migracja", i zmianą linku wszędzie naraz. Jeśli klientka trafi na stary link, popraw go, gdy tylko to zauważysz. Wzór masz wyżej.
Co z salonami w kilku lokalach?
Zasada jest ta sama, ale przełączasz lokal po lokalu. Plan dla sieci opisaliśmy w tekście migracja gdy masz kilka lokali.
Najczęściej zadawane pytania
Jak zmienić system rezerwacji, nie przerywając pracy salonu?
Ustaw i przetestuj nowy system, a klientki rezerwują po staremu, dopóki nie podmienisz linku. Potem zmień link wszędzie naraz i pilnuj, żeby nowe rezerwacje przyjmował tylko jeden system.
Czy przez jakiś czas muszę używać dwóch systemów rezerwacji jednocześnie?
Na krótko tak, bo wizyty umówione wcześniej zostają w starym systemie. Wpisz je do Bookito, żeby mieć jeden pełny grafik.
Kiedy najlepiej przełączyć salon na nowy system rezerwacji?
W spokojnym tygodniu, po teście i po sprawdzeniu okresu wypowiedzenia starego systemu. Nie przełączaj w szczycie sezonu.
Jak poinformować klientki o nowym linku do rezerwacji?
Krótką wiadomością od siebie, bez promocji, i zmianą linku w bio, na stronie, w wizytówce Google i w stopce maili.
Co zrobić z wizytami już umówionymi w starym systemie?
Zostaw je do realizacji w starym albo wpisz do Bookito ręcznie. Zadatki zapłacone w starym systemie rozlicz z klientkami osobno.
Źródła
Co dalej?
Listę punktów do odhaczania masz w checkliście migracji, a od czego zależy czas całego procesu, w tekście ile trwa migracja. Plan odejścia z konkretnego systemu znajdziesz w poradniku jak przenieść klientki z Booksy.
Chcesz ustawić nowy link na próbę? Załóż konto i zrób testową rezerwację.
