Checklista zmiany systemu rezerwacji w salonie: 15 punktów

Co zrobić przed zmianą systemu rezerwacji?

Faza pierwsza to zabezpieczenie danych i decyzje. Nic w niej nie ruszasz w grafiku.

1. Zapisz decyzję, którą ścieżką idziesz. Sam plik CSV, czy plik z pomocą opiekuna. Porównanie znajdziesz w tekście o imporcie CSV i migracji z opiekunem.
2. Poproś stary system o eksport. Klientów, rezerwacji i usług. Przy Booksy jest to prośba e-mailowa z adresu właściciela, a realizacja według pomocy Booksy trwa do 5 dni roboczych. Przy Fresha i Calendesk pobierasz listę klientów z panelu. Przy innych systemach sprawdź w swoim panelu i w pomocy dostawcy.
3. Zrób kopie plików w dwóch miejscach. Pliki z historią wizyt to Twoja własna kopia na wypadek, gdyby po wypowiedzeniu dostęp do starego konta zniknął.
4. Wypisz przyszłe wizyty. Zrób listę wizyt umówionych w starym systemie na kolejne tygodnie, razem z zapłaconymi zadatkami.
5. Przeczytaj wypowiedzenie. Zapisz okres wypowiedzenia, formę i termin skutku w starym regulaminie. Nic jeszcze nie wysyłaj.

Co zrobić w trakcie zmiany systemu?

Faza druga to wgranie danych i test. Stary system dalej przyjmuje rezerwacje.

1. Załóż konto w Bookito i ustaw usługi. Usługi, czasy trwania, ceny, godziny i zasady zadatku ustawiasz w panelu. Cennik ze starego systemu przepisujesz, opiekun pomaga.
2. Wyczyść plik z klientami. Usuń duplikaty, ujednolić telefony, zapisz w UTF-8. Zobacz poradnik o przygotowaniu pliku CSV.
3. Przenieś dane. Zgłoś się do opiekuna przez bookito.pl/migracja: przenosi klientki, historię wizyt, notatki i cennik. Albo wgraj same kontakty z pliku CSV. Przeczytaj wynik, podgląd i błędy przed zatwierdzeniem.
4. Sprawdź losowo 15 klientek. Telefon, e-mail, notatka. Sprawdź też najważniejsze klientki z uczuleniami.
5. Zrób testową rezerwację od początku do końca. Na własnym linku, jako klientka, z zadatkiem. Sprawdź, czy przychodzi potwierdzenie i czy termin ląduje w kalendarzu.

Co zrobić po zmianie systemu i kiedy wyłączyć stary?

Faza trzecia to przełączenie. Szczegółowy plan znajdziesz w poradniku o migracji bez przestoju.

1. Podmień link wszędzie naraz. Bio na Instagramie i TikToku, wizytówka Google, strona www, stopka maili. Nowe rezerwacje ma przyjmować tylko jeden system.
2. Poinformuj stałe klientki. Krótka wiadomość od Ciebie, bez słowa "migracja". Wzór:

Dzień dobry! Od [data] umawiam wizyty przez nowy link: [adres]. Wizyty umówione wcześniej zostają ważne. Gdyby coś nie działało, odpisz na tę wiadomość.

1. Domknij przyszłe wizyty. Wizyty umówione w starym systemie zostaw do realizacji albo przepisz ręcznie. Ustal, jak rozliczysz zadatki zapłacone wcześniej.
2. Wyślij wypowiedzenie, gdy spełnione są dwa warunki. W nowym systemie przeszła testowa rezerwacja, a w starym nie ma przyszłych wizyt. Wyślij je zgodnie z formą z regulaminu.
3. Zachowaj własną kopię. Pliki ze starego systemu zostają u Ciebie tak długo, jak wymagają tego Twoje obowiązki księgowe. Zmień hasła do starych kont.

Kiedy bezpiecznie wyłączyć stary system rezerwacji?

Bezpiecznie wyłączasz go, gdy spełnione są trzy rzeczy: nowy link jest podmieniony wszędzie, w starym systemie nie ma przyszłych wizyt, a własne kopie plików są zapisane w dwóch miejscach. Jeśli któraś jest niespełniona, odłóż wypowiedzenie. Okres wypowiedzenia i dzień, od którego biegnie, sprawdź w swoim regulaminie. Jeśli biegnie do końca miesiąca, zaplanuj wysłanie z wyprzedzeniem, żeby nie płacić za czas, w którym już z systemu nie korzystasz.

Co zrobić, gdy test rezerwacji nie przejdzie?

Nie podmieniaj linku. Stary system dalej przyjmuje rezerwacje, więc nic nie tracisz. Sprawdź kolejno: czy usługa ma ustawiony czas trwania, czy godziny pracy obejmują wybrany dzień, czy zasady zadatku są kompletne i czy konto płatności jest połączone. Jeśli nadal coś nie działa, napisz na kontakt@bookito.pl i opisz, na którym kroku test się zatrzymał. Wgranie kontaktów można poprawić i powtórzyć, a w kreatorze sprawdź, do kiedy da się cofnąć import klientów.

Czego ta lista nie obejmuje?

Lista nie obejmuje opinii ze starego systemu, zapłaconych zadatków ani zgód marketingowych, bo ich nie przenosimy. Zgoda na marketing wymaga osobnej zgody na każdy kanał (art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej, od 10 listopada 2024), więc kontakty z eksportu nie stają się z samego faktu eksportu listą do wysyłki promocji. Co dokładnie się przenosi, opisaliśmy w tekście co przenosimy, a czego nie.

Najczęściej zadawane pytania

Co trzeba zrobić krok po kroku przy zmianie systemu rezerwacji w salonie?

Zabezpiecz eksport ze starego systemu, wgraj kontakty do nowego, przetestuj rezerwację, podmień link i dopiero potem wypowiedz stary system. Pełna lista ma 15 punktów w trzech fazach.

Jak przygotować salon do migracji do nowego systemu?

Zrób kopie plików, wypisz przyszłe wizyty i zadatki, wyczyść listę klientów i ustaw w nowym systemie usługi i godziny. Przeczytaj też okres wypowiedzenia starego systemu.

Co sprawdzić po przeniesieniu danych klientek do nowego systemu?

Losowo 15 klientek: telefon, e-mail, notatka. Zrób testową rezerwację z zadatkiem i sprawdź, czy przychodzi potwierdzenie.

Kiedy bezpiecznie wyłączyć stary system rezerwacji?

Gdy nowy link jest podmieniony wszędzie, w starym nie ma przyszłych wizyt, a własna kopia plików jest zapisana. Wcześniej nie wysyłaj wypowiedzenia.

Źródła

• Prawo komunikacji elektronicznej, art. 398
• Booksy, pomoc: Co zrobić, aby otrzymać eksport wszystkich danych

Co dalej?

Ile czasu zajmuje cały proces, opisaliśmy w tekście ile trwa migracja, a ogólny schemat w poradniku jak przenieść dane klientów.

Chcesz zacząć od okresu próbnego? Załóż konto i przejdź listę punkt po punkcie.