Polityka Prywatności

1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych w serwisie Bookito dostępnym pod adresem bookito.pl.

Administrator danych osobowych:
Dawid Slysz Software Solutions
ul. Bora Komorowskiego 85A/26
80-377 Gdańsk
NIP: 5842859530

Kontakt w sprawach ochrony danych:
kontakt@bookito.pl

2. Role w przetwarzaniu danych

Bookito pełni różne role w zależności od kontekstu przetwarzania:

3. Zakres przetwarzanych danych

Użytkownicy biznesowi (salony)

• Imię i nazwisko, nazwa firmy
• Adres e-mail, numer telefonu
• Adres siedziby firmy, NIP
• Dane do płatności (przetwarzane przez Stripe)
• Informacje o korzystaniu z serwisu (logi, statystyki)

Klienci końcowi (rezerwujący)

Przetwarzane na polecenie salonu (administratora):

• Imię, numer telefonu
• Historia rezerwacji w danym salonie
• Notatki wprowadzone przez salon

Odwiedzający stronę

• Adres IP (anonimizowany w analityce)
• Dane z formularza kontaktowego
• Adres e-mail (newsletter - za zgodą)

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

5. Odbiorcy danych

Twoje dane mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

• Stripe, Inc. - obsługa płatności kartowych (dane przekazywane do USA na podstawie standardowych klauzul umownych)
• SMSPlanet - wysyłka wiadomości SMS (serwery w Polsce)
• Google (Gmail / Workspace) - wysyłka powiadomień e-mail: potwierdzeń rezerwacji, przypomnień i kodów logowania. USA, na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC).
• Telnyx LLC - telefonia dla asystentki głosowej AIdy: numer dzwoniącego, czas i przebieg połączenia. USA, na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC).
• Anthropic, PBC (Claude) - asystent AI: czat rezerwacyjny, skrzynka odbiorcza i asystent głosowy AIda. Przetwarza treść rozmów, która może zawierać dane podane przez klienta. Dane przekazywane do USA na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC) oraz umowy powierzenia (DPA) z Anthropic.
• OpenAI, L.L.C. - asystent głosowy w czasie rzeczywistym (rozmowy telefoniczne AIdy): przetwarzanie głosu i transkrypcji. USA, na podstawie SCC oraz DPA z OpenAI.
• ElevenLabs, Inc. - synteza głosu asystentki AIdy: zamienia na mowę tekst, który asystentka wypowiada w rozmowie telefonicznej (m.in. imię rozmówcy, usługa, data i godzina wizyty). Nie otrzymuje nagrania głosu dzwoniącego. USA, na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC) oraz umowy powierzenia (DPA).
• Google LLC - logowanie przez konto Google (OAuth) oraz opcjonalna synchronizacja kalendarza. USA, na podstawie SCC.
• OpenStreetMap Foundation (Nominatim) - geokodowanie adresów salonów (wyłącznie adres salonu, bez danych osobowych klientów). UE / Wielka Brytania.
• Microsoft Azure - hosting i przechowywanie danych (region: Poland Central - Warszawa)
• Cloudflare, Inc. (R2) - przechowywanie plików (zdjęcia, załączniki) oraz codzienna kopia zapasowa bazy danych utrzymywana poza infrastrukturą hostingu. USA, na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC) i EU-US DPF.
• Meta Platforms Ireland Ltd. - integracja z Instagramem, Messengerem i WhatsAppem: treść wiadomości wymienianych z salonem, jeżeli salon połączy swój kanał. UE / USA, na podstawie SCC i EU-US DPF.
• Organy państwowe - wyłącznie gdy wymagają tego przepisy prawa. Każde żądanie weryfikujemy pod kątem podstawy prawnej i zakresu, ujawniamy wyłącznie minimalny niezbędny zakres danych, a żądanie i naszą odpowiedź rejestrujemy

Nie sprzedajemy danych osobowych podmiotom trzecim. Nie udostępniamy danych w celach marketingowych bez Twojej wyraźnej zgody. Aktualną listę podprocesorów wraz z lokalizacjami danych i podstawami transferu publikujemy pod adresem bookito.pl/podprocesorzy.

6. Okres przechowywania danych

• Dane konta biznesowego: przez czas trwania umowy + 5 lat (okres przedawnienia roszczeń)
• Dokumenty księgowe: 5 lat od końca roku podatkowego
• Dane z formularza kontaktowego: do 2 lat od ostatniego kontaktu
• Dane marketingowe: do wycofania zgody
• Dane klientów końcowych: zgodnie z polityką retencji salonu (administratora danych)

7. Twoje prawa

Przysługują Ci następujące prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych:

Aby skorzystać z powyższych praw, skontaktuj się z nami: kontakt@bookito.pl

Masz również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeśli uważasz, że przetwarzanie narusza przepisy RODO.

8. Pliki cookies

Serwis wykorzystuje pliki cookies (ciasteczka) w celu zapewnienia prawidłowego działania oraz analizy ruchu.

Cookies niezbędne

Wymagane do działania serwisu (sesja logowania, preferencje językowe). Nie wymagają zgody.

Cookies analityczne

Pozwalają nam analizować ruch na stronie i ulepszać serwis. Wykorzystywane tylko za Twoją zgodą.

Możesz zarządzać cookies w ustawieniach swojej przeglądarki. Wyłączenie cookies niezbędnych może uniemożliwić korzystanie z niektórych funkcji serwisu.

9. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych:

• Szyfrowanie transmisji danych (SSL/TLS)
• Szyfrowanie danych wrażliwych w bazie danych
• Regularne kopie zapasowe
• Kontrola dostępu oparta na rolach
• Monitorowanie i logowanie dostępu
• Regularne aktualizacje oprogramowania

10. Ograniczenie odpowiedzialności

Dane wprowadzane przez użytkowników

Bookito nie ponosi odpowiedzialności za prawidłowość, kompletność ani legalność danych wprowadzanych do systemu przez użytkowników biznesowych (salony). Każdy salon samodzielnie odpowiada za pozyskanie odpowiednich zgód od swoich klientów oraz za zgodność przetwarzania z przepisami prawa.

Usługi zewnętrzne

Bookito integruje się z usługami zewnętrznymi (Stripe, bramki SMS). Nie ponosimy odpowiedzialności za polityki prywatności ani praktyki tych podmiotów. Zalecamy zapoznanie się z ich politykami prywatności.

Dostępność usługi

Dokładamy wszelkich starań, aby zapewnić nieprzerwane działanie serwisu, jednak nie gwarantujemy dostępności 100%. Nie ponosimy odpowiedzialności za szkody wynikające z przerw technicznych, awarii lub utraty danych spowodowanych siłą wyższą lub działaniem osób trzecich.

11. Zmiany Polityki Prywatności

Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności. O istotnych zmianach poinformujemy użytkowników za pośrednictwem:

• Powiadomienia w panelu użytkownika
• Wiadomości e-mail (dla użytkowników biznesowych)
• Aktualizacji daty na tej stronie

Dalsze korzystanie z serwisu po wprowadzeniu zmian oznacza akceptację zaktualizowanej Polityki Prywatności.

12. Prawo właściwe i jurysdykcja

Niniejsza Polityka Prywatności podlega prawu polskiemu. Wszelkie spory wynikające z jej stosowania będą rozstrzygane przez sądy właściwe dla siedziby Administratora, chyba że przepisy prawa stanowią inaczej (w szczególności w przypadku konsumentów).