Baza klientów należy do Ciebie, nie do systemu Wielu właścicieli salonów myśli, że skoro klienci "siedzą" w Booksy, Versum czy innym systemie, to ta baza jakoś należy do platformy. Nie należy. To Ty zbudowałeś tę listę, to Twoi klienci i to Ty jesteś administratorem ich danych. System rezerwacji jest tylko miejscem, w którym te dane leżą. Ta różnica ma praktyczne znaczenie, kiedy chcesz zmienić dostawcę. Nie prosisz nikogo o łaskę. Korzystasz z bazy, która i tak jest Twoja. Co mówi Art. 20 RO...
Baza klientów należy do Ciebie, nie do systemu
Wielu właścicieli salonów myśli, że skoro klienci "siedzą" w Booksy, Versum czy innym systemie, to ta baza jakoś należy do platformy. Nie należy. To Ty zbudowałeś tę listę, to Twoi klienci i to Ty jesteś administratorem ich danych. System rezerwacji jest tylko miejscem, w którym te dane leżą.
Ta różnica ma praktyczne znaczenie, kiedy chcesz zmienić dostawcę. Nie prosisz nikogo o łaskę. Korzystasz z bazy, która i tak jest Twoja.
Co mówi Art. 20 RODO
RODO daje osobom prawo do przenoszenia danych (Art. 20). W skrócie: człowiek, którego dane przetwarzasz, ma prawo dostać je w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego i przenieść do innego administratora.
W kontekście salonu wygląda to tak, że Ty jako administrator masz narzędzia i podstawy, żeby swoją bazę wyeksportować i przenieść gdzie indziej. Dobre systemy same udostępniają eksport, bo wiedzą, że blokowanie danych klienta jest wprost sprzeczne z duchem RODO.
Ważna uwaga i zarazem uczciwe zastrzeżenie: to nie jest porada prawna i nie zastąpi konsultacji, jeśli masz nietypowy przypadek. Opisujemy ogólną zasadę i praktykę, a nie gwarantujemy interpretacji dla każdej sytuacji. Jeśli masz wątpliwości co do konkretnych zapisów umowy z obecnym dostawcą, zajrzyj do niej albo zapytaj prawnika.
Kiedy w ogóle potrzebujesz eksportu od dostawcy
Nie zawsze. Część systemów ma wygodny eksport klientów wbudowany w panel i robisz go sam w minutę:
- Booksy: Klienci → menu trzy kropki → Eksportuj (CSV z kontaktami).
- Fresha: Clients → Options → Export.
- Versum: Klienci → Eksportuj do CSV/XLS (u nas dodatkowo karnety, pakiety, notatki i zgody).
- Calendesk: Klienci → Eksport.
- Square Appointments: Customers → Directory → Export.
- Vagaro: Customers → Export.
W takich przypadkach nie musisz o nic prosić dostawcy. Klikasz eksport, dostajesz plik i możesz go wgrać do Bookito przez samodzielny import CSV (/admin/import/csv).
Są jednak systemy, które nie dają samodzielnego eksportu, na przykład Moment.pl, Nakiedy.pl czy Treatwell. Wtedy albo korzystasz z naszej pełnej migracji z pomocą (logujemy się na Twoje konto i przenosimy dane ręcznie), albo zwracasz się do dostawcy o wydanie danych.
Jak sformułować żądanie eksportu do obecnego dostawcy
Jeśli musisz poprosić dostawcę o wydanie bazy, warto zrobić to na piśmie (mail wystarczy) i konkretnie. Przykładowa treść, którą możesz dopasować do siebie:
Dzień dobry,
jako administrator danych klientów mojego salonu proszę o wydanie kopii bazy klientów przetwarzanych w Państwa systemie na koncie [nazwa/login konta]. Proszę o przekazanie danych w formacie ustrukturyzowanym, nadającym się do odczytu maszynowego (CSV lub XLS), zawierających co najmniej: imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail oraz notatki, jeśli są przypisane.
Podstawa: prawo do przenoszenia danych (Art. 20 RODO).
Z góry dziękuję za sprawną realizację.
[Nazwa salonu, dane kontaktowe]
Trzymaj się rzeczowego tonu. Nie musisz się tłumaczyć, dlaczego zmieniasz system. Prosisz o dane, do których masz prawo.
Czego eksport zwykle nie obejmuje
Żeby uniknąć rozczarowania: prosty eksport klientów to najczęściej same kontakty. Historia wizyt, konfiguracja usług czy grafiki pracowników bywają poza takim plikiem, bo systemy nie zawsze pozwalają je wyciągnąć. Przy pełnej migracji z pomocą przenosimy te rzeczy ręcznie, o ile stary system w ogóle je udostępnia. To praca człowieka, planowana indywidualnie, a nie automat.
Nie przenosimy też haseł klientów (w Bookito klient i tak rezerwuje bez zakładania konta), wewnętrznych flag starego systemu ani integracji zewnętrznych, na przykład kasy fiskalnej, którą podłączasz na nowo.
Bookito nie zamyka Cię u siebie
Skoro namawiamy Cię, żebyś przeniósł dane do nas, uczciwie mówimy też o drodze w drugą stronę. Z Bookito w każdej chwili wyeksportujesz swoje dane. Nie ma tu zasady "raz weszłeś, nie wyjdziesz". Twoja baza zostaje Twoja, tak samo jak była w poprzednim systemie.
To dla nas kwestia zasad. Blokowanie danych klienta, żeby utrudnić mu odejście, jest wobec niego nie w porządku i sprzeczne z RODO. Wolimy, żebyś został, bo Bookito Ci pasuje, a nie dlatego, że nie da się wyjść.
Najczęstsze pytania
Czy dostawca może odmówić wydania mojej bazy?
Utrudnianie dostępu do danych, które przetwarzasz jako administrator, jest problematyczne w świetle RODO. W praktyce większość systemów ma eksport wbudowany. Jeśli spotkasz się z odmową, warto poprosić o uzasadnienie na piśmie.
Czy potrzebuję zgody klientów, żeby przenieść ich dane do Bookito?
Przenosisz dane, które już prawidłowo przetwarzasz, do nowego narzędzia realizującego ten sam cel (rezerwacje). To zmiana narzędzia, nie celu. W razie nietypowej sytuacji skonsultuj się z prawnikiem.
W jakim formacie najlepiej dostać dane?
CSV albo XLS. Oba wgrasz do Bookito, a CSV importujesz sam w /admin/import/csv.
Czy to kosztuje?
Migracja do Bookito jest bezpłatna na każdym planie, w obu wariantach. To, czy dostawca pobiera opłatę za eksport, zależy od niego.
Krótko na koniec
Baza klientów to majątek Twojego salonu, nie własność platformy. RODO stoi po Twojej stronie, kiedy chcesz ją przenieść. Część systemów pozwala pobrać dane samodzielnie, przy innych poprosisz dostawcę na piśmie, a najtrudniejsze przypadki ogarniemy pełną migracją z pomocą. A z Bookito wyjdziesz równie łatwo, jak wszedłeś.
Chcesz, żebyśmy podpowiedzieli, jak wygląda eksport z Twojego systemu? Napisz na pomoc@bookito.pl.
14 dni za darmo. Bez karty kredytowej.
Przeczytaj również:
