Przeniesienie bazy klientów a RODO: możesz przenieść do nowego systemu dane klientek, które sama zebrałaś i które przetwarzasz jako administratorka. Zmiana narzędzia nie wymaga nowej zgody na obsługę rezerwacji. Nie przenosisz za to zgód marketingowych, których klientki Ci nie dały. Reklam do nich nie wyślesz, dopóki ich nie zdobędziesz.
Najważniejsze informacje
- Za dane klientek w Twoim kalendarzu odpowiadasz jako administratorka. System rezerwacji jest zazwyczaj tylko narzędziem, które przetwarza je na Twoje polecenie, ale rolę dostawcy sprawdź w jego regulaminie i umowie.
- Art. 20 RODO to prawo klientki do przeniesienia jej danych, a nie Twoje. Twoją podstawą jest to, że jesteś administratorem.
- Dostawca, który tylko przetwarza dane na Twoje polecenie, po zakończeniu usług usuwa je albo zwraca Ci (art. 28 ust. 3 lit. g RODO).
- Wiadomość o zmianie linku do umówionej wizyty to informacja o usłudze. Wiadomość reklamowa lub promocyjna wymaga zgody na dany kanał (art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej).
- Lista klientek z Booksy czy innego systemu nie daje Ci zgody na marketing.
Kto jest administratorem danych klientek: salon czy platforma?
W zwykłej sytuacji administratorem jest salon. To Ty decydujesz, po co zbierasz dane klientek i jak z nich korzystasz. System rezerwacji przetwarza je na Twoje polecenie, a więc jest podmiotem przetwarzającym i podpisuje z Tobą umowę powierzenia (art. 28 RODO).
Jest jednak niuans: platforma, która ma własnych użytkowników, może też przetwarzać dane klientek w swoich własnych celach, na przykład w wyszukiwarce. W takim zakresie bywa odrębnym administratorem. Dokładnie sprawdź regulamin i politykę prywatności Twojego dostawcy, zanim założysz, że wszystko, co widzisz w panelu, jest tylko Twoje. Przenosisz dane z własnej bazy klientek: to, co sama wpisałaś albo podała Ci klientka przy rezerwacji.
Czy RODO pozwala przenieść bazę klientek do innego systemu?
Tak, jeśli przenosisz dane, które prawidłowo przetwarzasz, do narzędzia służącego temu samemu celowi, czyli obsłudze rezerwacji. Podstawą jest umowa z klientką (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), a nie nowa zgoda. Zmieniasz narzędzie, nie cel.
Art. 20 RODO bywa tu mylnie przywoływany. Mówi o prawie osoby, której dane dotyczą, do otrzymania swoich danych i przekazania ich innemu administratorowi. Według UODO prawo to przysługuje, gdy przetwarzanie opiera się na zgodzie lub umowie i odbywa się w sposób zautomatyzowany. To klientka może o to poprosić, a nie Ty jako salon prosisz o swoją bazę. Twoja prośba do dostawcy opiera się na umowie i na tym, że to Ty jesteś administratorką.
4 zasady przeniesienia bazy klientek
Cztery zasady pokrywają większość sytuacji: administrator, podstawa prawna, informacja do klientek i to, czego nie wolno.
- Administrator. Przenosisz dane jako administratorka. Sprawdź w umowie z dostawcą, w jakim zakresie przetwarza je na Twoje polecenie.
- Podstawa prawna. Obsługa rezerwacji opiera się na umowie (art. 6 ust. 1 lit. b), nie na nowej zgodzie. Zmiana narzędzia nie wymaga ponownego pytania o zgodę na obsługę wizyt.
- Informacja do klientek. Zaktualizuj klauzulę informacyjną i, jeśli jest potrzebny kontakt, poinformuj klientki o zmianie. Tekst jest poniżej.
- Czego nie wolno. Nie wysyłaj reklam i promocji klientkom, które nie wyraziły zgody na dany kanał. Zgody trzeba mieć osobno na SMS, e-mail i telefon (art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej). Lista z innego systemu zgody nie daje.
Jak poprosić obecnego dostawcę o dane klientek?
Napisz krótko i rzeczowo, e-mailem z adresu właściciela konta. Booksy opisuje w swojej pomocy eksport danych na wniosek właściciela konta, więc zacznij od tej ścieżki. Jeśli dostawca nie ma takiej procedury, użyj poniższego wzoru.
Dzień dobry,
jako administratorka danych klientek mojego salonu, przetwarzanych w Państwa systemie na koncie [login lub nazwa konta], proszę o przekazanie kopii tych danych w formacie nadającym się do odczytu maszynowego (CSV lub XLS): imię i nazwisko, telefon, e-mail, notatki oraz, jeśli to możliwe, historia wizyt. Podstawą jest umowa o korzystanie z systemu oraz Państwa obowiązki jako podmiotu przetwarzającego z art. 28 RODO.
Proszę o potwierdzenie przyjęcia prośby i informację o terminie realizacji.
[Imię i nazwisko, nazwa salonu, kontakt]
Jeśli dostawca uważa się za odrębnego administratora, poproś o wskazanie podstawy odmowy na piśmie. W razie sporu skonsultuj sprawę z prawnikiem.
Co powiedzieć klientkom, gdy zmieniasz system rezerwacji?
Napisz krótko, że zmienia się sposób rezerwacji, i podaj nowy link. Wiadomość o zmianie linku do już umówionej wizyty to informacja o usłudze. Nie dołączaj do niej promocji ani reklamy. Do klientek bez umówionej wizyty wysyłaj taką wiadomość tylko wtedy, gdy masz ich zgodę na dany kanał, a w razie wątpliwości sprawdź to z prawnikiem.
Dzień dobry, [imię]. Od [data] rezerwacje wizyt w [nazwa salonu] przyjmuję pod nowym adresem: [link]. Twoja umówiona wizyta [data i godzina] pozostaje bez zmian. Dane, które mi wcześniej podałaś, przetwarzam tak samo jak dotąd, wyłącznie do obsługi rezerwacji. Pytania możesz zadać odpowiadając na tę wiadomość.
Pełny plan komunikacji z klientkami przy odejściu z Booksy opisuje artykuł przenosimy klientki z Booksy do Bookito.
Jak to wygląda w Bookito?
Przeniesienie danych do Bookito robi opiekun migracji, a Ty potwierdzasz efekt. Szczegóły tego, co się przenosi, a czego nie, opisuje strona bookito.pl/migracja i artykuł co przenosimy, a czego nie. Z Bookito możesz w każdej chwili wyeksportować dane klientek lub je usunąć. Umowę powierzenia podpisujemy na życzenie (kontakt@bookito.pl). Nie obiecujemy czasu ani jednego kliknięcia: to praca człowieka, planowana indywidualnie.
O tym, czy możesz zabrać klientki, gdy odchodzi pracownica, piszemy w artykule pracownica odchodzi i zabiera klientki, a o bezpieczeństwie danych logowania przy migracji w tekście bezpieczeństwo migracji.
Najczęściej zadawane pytania
Czy RODO pozwala mi przenieść bazę klientek z jednego systemu do drugiego?
Tak, jeśli przenosisz dane, które prawidłowo przetwarzasz, do narzędzia służącego temu samemu celowi, czyli obsłudze rezerwacji. Jesteś administratorką, a podstawą jest umowa z klientką. Zmiana narzędzia nie wymaga nowej zgody na obsługę wizyt.
Czy mogę napisać do klientek z Booksy po przeniesieniu do własnego systemu?
Do klientek z umówioną wizytą możesz napisać informację o zmianie linku. Reklamy i promocje wymagają zgody na dany kanał (SMS, e-mail, telefon). Lista z Booksy zgody marketingowej nie daje, więc zdobądź ją osobno.
Kto jest administratorem danych klientek: salon czy platforma?
Zwykle salon, a system rezerwacji jest podmiotem przetwarzającym. Platforma z własnymi użytkownikami może jednak przetwarzać część danych w swoich celach. Sprawdź regulamin i politykę prywatności dostawcy.
Czy potrzebuję zgody klientek na przeniesienie ich danych?
Nie na samo przeniesienie do nowego narzędzia obsługi rezerwacji, bo podstawą jest umowa. Zgoda jest potrzebna na marketing i trzeba ją mieć osobno dla każdego kanału. W nietypowej sytuacji skonsultuj się z prawnikiem.
Co powiedzieć klientkom, gdy zmieniam system rezerwacji?
Napisz krótko, że zmienia się adres rezerwacji, podaj link i potwierdź, że umówiona wizyta zostaje bez zmian. Wiadomość nie powinna zawierać reklamy. Gotowy tekst jest w sekcji powyżej.
Źródła
- RODO, art. 6, 20, 28, EUR-Lex
- Prawo komunikacji elektronicznej, art. 398, ISAP
- Booksy, pomoc: Co zrobić, aby otrzymać eksport wszystkich danych
Ten tekst nie jest poradą prawną. Dane klientek i checklistę dokumentów opisuje artykuł RODO w małym salonie.
Chcesz przenieść klientki do własnego systemu? Załóż konto w Bookito i opisz, skąd przenosisz dane.
