Co można przenieść przy zmianie systemu rezerwacji, a czego nie

Tabela: co przenosimy, a czego nie

Tabela dla 12 rodzajów danych. Możesz ją skopiować i dopisać własne uwagi.

Rodzaj danych	Status	Uwagi
Klientki: imię, nazwisko, telefon, e-mail	przenosimy	opiekun albo samodzielny plik CSV
Notatki o klientce	przenosimy	przenosi opiekun; w pliku CSV w kolumnie Notatki
Usługi i cennik	przenosimy	cennik z czasami trwania usług przenosi opiekun
Pracownicy i grafik	częściowo	konta i godziny ustawiasz w panelu
Historia wizyt	przenosimy	przenosi opiekun, Ty potwierdzasz wynik; zachowaj też własną kopię
Przyszłe wizyty	częściowo	ustal z opiekunem; po przeniesieniu sprawdź kalendarz i dopisz brakujące ręcznie
Zapłacone zadatki	nie da się	rozlicz z klientkami; zadatek wpłacony w starym systemie zostaje tam
Opinie klientek	nie da się	zostają w starym systemie
Karnety, vouchery, pakiety	nie da się	ustawiasz od nowa; salda ustal z klientkami
Zgody marketingowe	nie da się	zbierz zgody od nowa na każdy kanał
Dane kart płatniczych	nie da się	klientka wpisze kartę przy pierwszej płatności
Integracje i hasła klientek	nie da się	integracje podłączasz na nowo; klientki nie mają kont

Co przenosimy i jak?

Opiekun przenosi dane, które pozwalają Ci od razu pracować na znanych klientkach: kontakty, historię wizyt, notatki i cennik z czasami trwania usług. Wynik pokazuje Ci do zatwierdzenia, a nic nie trafia na żywo bez Twojego potwierdzenia. Samodzielny import CSV obejmuje same kontakty. Bookito rozpoznaje klientkę po telefonie, a kreator importu pokazuje podgląd i błędy przed zapisem. Kolumny opisaliśmy w poradniku o przygotowaniu pliku CSV.

Zanim zaczniesz, pobierz własną kopię historii ze starego systemu. Po wypowiedzeniu dostęp do niej może zniknąć. Szczegóły w tekście czy stracę historię wizyt.

Czego nie da się przenieść i co zrobić zamiast tego?

Przyszłe wizyty i zadatki. Przejrzyj kalendarz na kolejne tygodnie przed zmianą linku. Wizyty z zapłaconym zadatkiem zostaw do realizacji w starym systemie albo przepisz je i ustal z klientką, jak zostanie rozliczony zadatek.

Opinie. Opinie klientek w starym systemie należą do jego profilu. Poproś zadowolone klientki o opinię w Google, gdzie możesz je zbierać niezależnie od systemu.

Zgody marketingowe. Zgoda na wiadomości marketingowe jest potrzebna osobno na każdy kanał (art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej, od 10 listopada 2024). Zgód ze starego systemu nie przenosisz razem z kontaktami. Przypomnienie o umówionej wizycie to nie marketing, ale promocja już tak.

Karnety i vouchery. Aktywne karnety klientek wpisz do Bookito od nowa. Sprawdź w starym systemie, ile wizyt zostało każdej klientce, i zapisz to przed wypowiedzeniem.

Dane kart i hasła. Dostawcy płatności trzymają dane kart w zaszyfrowanej formie i nie oddają ich w eksporcie. Klientki w Bookito nie mają haseł, bo rezerwują bez konta.

Integracje. Kasa fiskalna, kalendarz zewnętrzny i inne połączenia to konfiguracje, nie dane. Podłączasz je od nowa tam, gdzie Bookito je obsługuje. Sprawdź listę na stronie bookito.pl/integracje.

Co z Booksy?

Booksy opisuje w swojej pomocy eksport danych na wniosek właściciela konta, obejmujący klientów, usługi, rezerwacje, opinie, produkty i bazę SMS. Plik z rezerwacjami to Twoja własna kopia. Historię wizyt do Bookito przenosi opiekun, a opinie zostają w Booksy. Cały plan opisaliśmy w tekście jak przenieść klientki z Booksy.

Jak zapisać to, czego nie wgrasz?

Zrób jeden arkusz przekazania z czterema listami: przyszłe wizyty (data, klientka, usługa, zadatek), aktywne karnety (klientka, ile wizyt zostało), uczulenia i przeciwwskazania oraz klientki z ustaloną formułą zabiegu. Wpisz tam wszystko, czego nie ma w pliku z kontaktami. Dzięki temu po wypowiedzeniu starego systemu nie zostaje Ci nic tylko w pamięci. Skróty z tej listy wpisujesz potem do notatek klientek.

Czego jeszcze ustalić z opiekunem przed startem?

Jedno pytanie ratuje najwięcej czasu: czy przenosisz wszystkie kontakty, czy tylko aktywne klientki. Dane osobowe nie powinny leżeć w systemie bez potrzeby, więc kontakt sprzed wielu lat możesz zostawić w archiwum. Ustal też, które notatki są kluczowe (alergie, przeciwwskazania) i jak przepiszesz karnety. Kolejność kroków masz w checkliście migracji.

Najczęściej zadawane pytania

Jakie dane można przenieść przy zmianie systemu rezerwacji?

Opiekun migracji przenosi klientki z kontaktami, historię wizyt, notatki i cennik z czasami trwania usług, a Ty potwierdzasz wynik. Samodzielny plik CSV obejmuje same kontakty i notatki. Opinii, zadatków i zgód nie przenosisz.

Czy przeniosę zaplanowane wizyty i zadatki do nowego systemu?

Nie. Zaplanowane wizyty przepisz ręcznie albo zostaw do realizacji w starym systemie. Zadatki zapłacone w starym systemie rozlicz z klientkami osobno.

Czy opinie klientek zostaną w starym systemie?

Tak. Opinie należą do profilu w starym systemie i nie przenoszą się do Bookito. Eksport opinii możesz zachować jako plik.

Czego nie da się przenieść z Booksy do własnego systemu?

Opinii, zapłaconych zadatków, zgód marketingowych i danych kart. Historię wizyt, notatki i cennik przenosi opiekun migracji. Booksy oddaje dane na wniosek jako pliki, które warto zachować jako własną kopię.

Źródła

• Booksy, pomoc: Co zrobić, aby otrzymać eksport wszystkich danych
• Prawo komunikacji elektronicznej, art. 398

Co dalej?

Ogólny schemat przenoszenia opisaliśmy w tekście jak przenieść dane klientów do nowego systemu.

Chcesz wgrać kontakty na próbę? Załóż konto i zgłoś się do opiekuna migracji.