Najczęstszy strach przed zmianą systemu Kiedy pytamy właścicieli salonów, co ich powstrzymuje przed przejściem na nowy system, odpowiedź jest niemal zawsze ta sama: "Boję się, że stracę historię klientów". To zrozumiałe. Historia wizyt to lata pracy: kto co robił, jakie kolory, jakie zabiegi, co się sprawdziło, a co nie. Bez tego czujesz się, jakbyś zaczynał od zera. Odpowiedź jest taka: nie musisz stracić historii, ale wiele zależy od tego, którą ścieżką przeniesiesz dane i z jakiego systemu...

Najczęstszy strach przed zmianą systemu

Kiedy pytamy właścicieli salonów, co ich powstrzymuje przed przejściem na nowy system, odpowiedź jest niemal zawsze ta sama: "Boję się, że stracę historię klientów". To zrozumiałe. Historia wizyt to lata pracy: kto co robił, jakie kolory, jakie zabiegi, co się sprawdziło, a co nie. Bez tego czujesz się, jakbyś zaczynał od zera.

Odpowiedź jest taka: nie musisz stracić historii, ale wiele zależy od tego, którą ścieżką przeniesiesz dane i z jakiego systemu odchodzisz. Poniżej tłumaczymy to wprost, bez owijania.

Import CSV nie niesie historii

W Bookito masz dwie ścieżki przeniesienia danych. Pierwsza to samodzielny import CSV. Eksportujesz klientów ze starego systemu do pliku i wgrywasz go do Bookito. To szybkie i robisz to sam, ale trzeba powiedzieć jasno: plik CSV przenosi tylko kontakty (imię, nazwisko, telefon, e-mail i notatki, jeśli były). Nie przenosi historii wizyt.

Dlaczego? Bo taki eksport to lista osób, a nie zapis wszystkich wizyt każdej z nich. Jeśli więc zrobisz sam import CSV i na tym poprzestaniesz, będziesz mieć bazę klientów, ale bez zapisu tego, kto, kiedy i na co do Ciebie przychodził.

To wystarcza, gdy prowadzisz bazę w Excelu albo zeszycie i po prostu chcesz mieć kontakty pod ręką. Nie wystarcza, gdy zależy Ci na pełnej historii.

Pełną historię przenosimy ręcznie

Druga ścieżka to pełna migracja z pomocą naszego zespołu, w panelu pod Ustawienia → Import i migracja (/admin/import). Tu przenosimy więcej: klientów, usługi i zabiegi, historię wizyt, notatki oraz pracowników. Z Versum przenosimy dodatkowo karnety i pakiety oraz notatki i zgody klientów.

Ważne, żeby wiedzieć, jak to działa naprawdę. To praca ręczna wykonywana przez człowieka, a nie automatyczny import jednym kliknięciem. Wypełniasz zaszyfrowany formularz z danymi logowania do starego systemu, my logujemy się na Twoje konto i przenosimy dane. Właśnie dlatego historia zwykle da się uratować nawet tam, gdzie system nie oferuje żadnego przycisku eksportu.

Niektórych systemów nie wyeksportujesz samodzielnie

To jest sedno sprawy. Część systemów po prostu nie pozwala Ci samemu pobrać historii wizyt. Nie ma tam takiego przycisku ani otwartego dostępu do danych. W praktyce dotyczy to między innymi:

  • Booksy - możesz sam wyeksportować listę klientów do CSV, ale historii wizyt już nie. Tę przenosimy ręcznie po zalogowaniu.
  • Moment.pl - brak samodzielnego eksportu, więc jedyna droga to ścieżka z naszą pomocą.
  • Nakiedy.pl - to samo, brak eksportu po Twojej stronie, przenosimy ręcznie.
  • Treatwell - marketplace bez samodzielnego eksportu, historię ratujemy po zalogowaniu na konto.

W takich przypadkach nie ma innej opcji niż zalogowanie się na Twoje konto i ręczne przeniesienie danych. Dlatego prosimy o dane logowania w zaszyfrowanym formularzu. Nie da się tego obejść, bo to nie my zamknęliśmy te dane, tylko dawny system.

Co z bezpieczeństwem danych logowania

Skoro musimy się zalogować na Twoje konto, żeby uratować historię, robimy to bezpiecznie. Formularz jest zaszyfrowany, dane lecą przez HTTPS, są zaszyfrowane w bazie i kasowane po zakończeniu migracji. Jeśli masz włączone logowanie dwuskładnikowe (2FA), obsłużymy je w trakcie razem z Tobą.

Co zrobić, żeby nic nie zginęło

Kilka praktycznych rzeczy, które warto zrobić, zanim zaczniesz przenosiny:

  1. Sprawdź, czy Twój system pozwala na eksport. Jeśli tak (Booksy, Fresha, Versum, Calendesk, Square, Vagaro), zrób eksport klientów do CSV i zachowaj plik. To Twoja kopia bezpieczeństwa.
  2. Nie kasuj starego konta od razu. Utrzymaj je aktywne, dopóki migracja się nie zakończy i nie sprawdzisz danych w Bookito. Możesz przez chwilę korzystać z obu systemów równolegle.
  3. Zgłoś pełną migrację, jeśli zależy Ci na historii. Sam import CSV historii nie przeniesie, więc jeśli jej potrzebujesz, wybierz ścieżkę z naszą pomocą.
  4. Powiedz nam, co jest dla Ciebie najważniejsze. Jeśli konkretne notatki albo karnety muszą przejść w całości, napisz to od razu, ustawimy priorytety.
  5. Po migracji sprawdź próbkę. Przejrzyj kilkanaścioro klientów i ich wizyty, żeby upewnić się, że wszystko się zgadza.

Twoja historia to Twoja własność

Warto to sobie ułożyć w głowie: baza klientów i ich historia należą do Ciebie, nie do dawnego systemu. RODO (art. 20) daje Ci prawo przenieść swoje dane. To, że jakiś system utrudnia eksport, nie odbiera Ci tego prawa, po prostu zmienia sposób, w jaki dane trzeba odzyskać.

Ta sama zasada działa u nas. Z Bookito również w każdej chwili wyeksportujesz swoje dane, więc nie zamykamy Cię u siebie. Jeśli kiedyś zechcesz odejść, zabierzesz wszystko ze sobą. Bez vendor lock-in.

Podsumowanie

  • Sam import CSV przenosi kontakty, ale nie historię.
  • Pełną historię przenosimy ręcznie w ramach migracji z pomocą naszego zespołu.
  • Z części systemów (Booksy, Moment, Nakiedy, Treatwell) historii nie da się wyeksportować samodzielnie, więc robimy to po zalogowaniu na Twoje konto.
  • Nie kasuj starego konta, dopóki nie sprawdzisz przeniesionych danych.

Masz wątpliwości co do swojego systemu? Napisz na pomoc@bookito.pl, sprawdzimy, co da się uratować.

Załóż darmowe konto →

14 dni za darmo. Bez karty kredytowej.

Przeczytaj również:

Autor Zespół Bookito

Ekspert w dziedzinie zarządzania salonami beauty. Pomagamy właścicielom salonów oszczędzać czas i pieniądze.