Zmiana systemu rezerwacji w salonie trwa dłużej niż samo wgranie kontaktów, bo najwięcej czasu zajmuje czekanie na eksport ze starego systemu i porządkowanie pliku. Bookito nie obiecuje konkretnej liczby minut ani dni. Poniżej masz wzór, od czego zależy czas, i listę zadań po Twojej stronie.
Najważniejsze informacje
- Czas zmiany systemu to suma kilku etapów: eksport, czyszczenie pliku, wgranie kontaktów, test i przełączenie linku.
- Najdłuższe bywa czekanie na dostawcę starego systemu. Booksy podaje w pomocy do 5 dni roboczych na realizację wniosku o eksport.
- Strona migracji Bookito podaje, że opiekun odzywa się w ciągu 24 godzin od zgłoszenia. To czas pierwszego kontaktu, nie czas całej migracji.
- Salon pracuje normalnie przez cały czas. Stary link działa, dopóki nie podmienisz go na nowy.
- Okres próbny w Bookito trwa 30 dni i obejmuje do 30 rezerwacji.
Ile trwa zmiana systemu rezerwacji w małym salonie?
Czas zależy od trzech rzeczy: kto robi eksport w starym systemie, jak czysty jest plik z klientkami i czy korzystasz z pomocy opiekuna. Dla małego salonu najczęściej najdłuższym etapem jest sprawdzenie i poprawienie pliku, a nie samo wgranie. Wzór do skopiowania:
Czas zmiany = oczekiwanie na eksport + porządkowanie pliku + kontakt z opiekunem i wgranie + test + okres pracy równoległej
Każdy składnik ma inną przyczynę opóźnienia:
| Składnik | Od czego zależy | Kto go skraca |
|---|---|---|
| Oczekiwanie na eksport | czy dostawca oddaje plik w panelu czy na wniosek | Ty, wysyłając wniosek od razu |
| Porządkowanie pliku | liczba duplikatów, formaty telefonów, polskie znaki | Ty |
| Kontakt i wgranie | czy wgrywasz sam, czy z opiekunem | Ty i opiekun |
| Test | liczba sprawdzanych klientek | Ty |
| Praca równoległa | kiedy podmieniasz link | Ty |
Jak długość pracy zależy od wielkości bazy?
Poniższa tabela pokazuje, co zmienia się wraz z liczbą klientek. Nie podajemy liczby dni, bo zależy od stanu danych. To orientacyjny opis proporcji.
| Wielkość bazy | Co robisz przy porządkowaniu | Jak sprawdzasz |
|---|---|---|
| około 100 klientek | przeglądasz tabelę wzrokiem, poprawiasz ręcznie | przeglądasz wszystkie wiersze |
| około 500 klientek | sortujesz po telefonie, usuwasz duplikaty funkcją arkusza | sprawdzasz próbkę kilkunastu klientek i wiersze z błędami |
| około 2000 klientek | usuwasz duplikaty funkcją arkusza i filtrujesz po telefonie i e-mailu, rozważasz przeniesienie tylko aktywnych | sprawdzasz próbkę i raport błędów kreatora |
Przy większej bazie opłaca się zadecydować, których klientek nie przenosisz. Kontakt, który nie był u Ciebie od lat, może zostać w archiwum. Dane osobowe nie powinny leżeć w systemie bez potrzeby.
Czy podczas migracji salon może normalnie przyjmować klientki?
Tak. Nowy link jest osobny od starego, więc klientki rezerwują po staremu, dopóki go nie podmienisz. Nie zostawiaj aktywnych dwóch linków jednocześnie, bo dwie osoby mogą zająć ten sam termin w różnych systemach. Cały plan przełączenia opisaliśmy w poradniku o migracji bez przestoju.
Co robisz Ty, a co opiekun?
Twoje zadania:
- Wysyłasz do dostawcy starego systemu wniosek o eksport albo pobierasz plik z panelu.
- Robisz kopie plików w dwóch miejscach.
- Czyścisz plik: duplikaty, telefony, kodowanie UTF-8.
- Zakładasz konto w Bookito i ustawiasz usługi, godziny i zasady zadatku.
- Przeglądasz podgląd importu i sprawdzasz próbkę klientek.
- Robisz testową rezerwację i podmieniasz link.
Zadania opiekuna migracji:
- Ustala z Tobą zakres: które klientki, jaka historia wizyt, jakie notatki i jaki cennik.
- Przenosi klientki z kontaktami, historię wizyt, notatki i cennik z czasami trwania usług i pokazuje wynik do zatwierdzenia. Nic nie trafia do Twojego konta bez Twojego potwierdzenia.
- Zostaje z Tobą do pierwszej wizyty w nowym grafiku.
Jeśli opiekun ma wejść na Twoje konto w starym systemie, potrzebuje Twojego upoważnienia. Dostępy kasuje po zakończeniu. Przy logowaniu dwuskładnikowym w starym systemie trzeba być pod telefonem, żeby podać kod, a brak takiej osoby zatrzymuje pracę. Omawiamy to w tekście o bezpieczeństwie danych logowania. Pamiętaj, że sam plik CSV z kontaktami nie wymaga podawania hasła.
Jak skrócić zmianę systemu?
- Wyślij wniosek o eksport w pierwszym dniu, bo czekanie zwykle trwa najdłużej.
- Przeglądaj plik od razu, nie po tygodniu.
- Zdecyduj, których klientek nie przenosisz.
- Zrób listę przyszłych wizyt i zadatków zawczasu.
- Przeczytaj w regulaminie okres wypowiedzenia, żeby nie płacić za dodatkowy miesiąc.
Czego nie obiecujemy?
Nie obiecujemy czasu migracji co do dnia ani gwarancji wyniku. Obiecujemy wynik, który zatwierdzasz: opiekun przenosi klientki z kontaktami, historię wizyt, notatki i cennik, a nic nie trafia na żywo bez Twojego potwierdzenia. Zakres historii i czas zależą od tego, co oddaje stary system. Własną kopię plików zachowaj niezależnie od migracji.
Najczęściej zadawane pytania
Ile trwa zmiana systemu rezerwacji w małym salonie?
Zależy od eksportu i porządku w danych. Najdłużej trwa zwykle czekanie na eksport i poprawianie pliku, a nie wgranie. Bookito nie podaje stałej liczby dni.
Ile mojego czasu zajmuje migracja do nowego systemu?
Czas pracy to czyszczenie pliku, ustawienie usług, sprawdzenie próbki klientek i test rezerwacji. Przy małej bazie to kilka wieczorów rozłożonych w czasie, przy dużej więcej. To orientacyjny opis, nie obietnica.
Czy podczas migracji salon może normalnie przyjmować klientki?
Tak. Dopóki nie podmienisz linku, klientki rezerwują w starym systemie. Pilnuj, żeby nowe rezerwacje przyjmował tylko jeden system.
Od czego zależy czas przeniesienia bazy klientek?
Od tego, kto robi eksport, jak czysty jest plik, ile masz klientek i czy korzystasz z pomocy opiekuna. Największy wpływ mają zwykle czekanie na eksport i porządkowanie.
Źródła
Co dalej?
Listę punktów do odhaczania zebraliśmy w checkliście migracji, a wybór ścieżki w porównaniu importu CSV z migracją z opiekunem. Ogólny schemat znajdziesz w tekście jak przenieść dane klientów.
Chcesz sprawdzić, jak to wygląda u Ciebie? Załóż konto i zgłoś się do opiekuna migracji.
