Jak przenieść klientki z Booksy do własnego systemu: plan na 30 dni

Co Booksy pozwala wyeksportować?

Booksy opisuje na stronie pomocy eksport danych na wniosek: wysyłasz e-mail z adresu właściciela konta na info.pl@booksy.com i wskazujesz rodzaj danych (klienci, usługi, rezerwacje, opinie, produkty, baza SMS) oraz numer telefonu, na który przyjdzie hasło do pliku. Booksy pisze, że wniosek może złożyć tylko właściciel konta i że realizacja trwa do 5 dni roboczych.

Oprócz tego Booksy ma w pomocy opis, jak pobrać kopię listy klientów. Dokładne menu sprawdź w swoim panelu na komputerze (zwykle w sekcji Klienci), bo układ panelu się zmienia. Zakres kolumn w pliku też sprawdź na własnym eksporcie. Nie zakładaj, że znajdziesz tam notatki do klientek.

Czego nie dostaniesz z eksportu, zależy od tego, co Booksy Ci odeśle. Dlatego pierwszy krok to prośba o eksport, a dopiero potem decyzja, co z niego wgrywasz.

Co z Booksy przeniesie się do Bookito, a co nie?

Opiekun przenosi do Bookito kontakty klientek, historię wizyt, notatki i cennik. Opinie i zgody zostają w Booksy, a własną kopię plików przechowujesz sam. Tabela jest wzorem do skopiowania.

Dane	Eksport z Booksy	W Bookito
Imię, telefon, e-mail klientki	na wniosek lub z listy klientów w panelu	tak, opiekun lub samodzielny plik CSV
Notatki do klientki	sprawdź w swoim pliku	tak, przenosi opiekun; w pliku CSV w kolumnie Notatki
Historia wizyt i rezerwacje	na wniosek e-mailowy	tak, przenosi opiekun, a Ty potwierdzasz wynik
Usługi i cennik	na wniosek e-mailowy	tak, cennik z czasami trwania usług przenosi opiekun
Opinie z Booksy	na wniosek e-mailowy	nie, zostają w Booksy
Zgody marketingowe	sprawdź w swoim pliku	nie przenoś jako zgody, patrz niżej

Zgody na marketing zebrane w Booksy nie przenoszą się razem z kontaktami. Zasady są takie: zgoda na wiadomości marketingowe jest potrzebna osobno na każdy kanał (art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej, od 10 listopada 2024). Informacja o nowym linku do rezerwacji dla stałej klientki to co innego niż promocja. Przy akcjach promocyjnych najpierw zbierz zgody.

Jak wygląda przeniesienie w Bookito?

Zgłaszasz się przez formularz na stronie bookito.pl/migracja albo na kontakt@bookito.pl. Opiekun migracji ustala z Tobą zakres i przenosi klientki z danymi kontaktowymi, historię wizyt, notatki oraz cennik z czasami trwania usług. Wynik pokazuje Ci do zatwierdzenia. Nic nie trafia do Twojego konta bez Twojego potwierdzenia.

Jeśli wolisz same kontakty i zrobić to sam, wgrywasz plik w panelu, w sekcji importu. Taki import nie obejmuje historii wizyt. Kreator pokazuje podgląd i błędy przed zapisem. Szczegóły przygotowania pliku opisaliśmy w osobnym poradniku, a różnice między ścieżkami w porównaniu importu CSV z pomocą opiekuna.

Opiekun może też wejść na Twoje konto w Booksy, ale tylko z Twoim upoważnieniem i tylko po to, żeby przenieść Twoje własne dane. Jeśli nie chcesz podawać żadnego hasła, wybierz plik CSV. Bezpieczeństwo tej ścieżki opisujemy w artykule o danych logowania przy migracji.

Plan 30 dni odejścia z Booksy

To plan do skopiowania. Terminy dostosuj do swojego grafiku.

Tydzień 1: eksport i konto.

• Wyślij do Booksy wniosek o eksport danych (klienci, rezerwacje, usługi).
• Załóż konto w Bookito. Okres próbny trwa 30 dni i obejmuje do 30 rezerwacji.
• Ustaw usługi, czasy trwania, godziny pracy i zasady zadatku.
• Zapisz kopię pliku w dwóch miejscach.

Tydzień 2: przeniesienie klientek i test.

• Opiekun przenosi dane, a Ty sprawdzasz i zatwierdzasz wynik (albo wgrywasz same kontakty z pliku CSV).
• Sprawdź losowo 15 klientek: telefon, e-mail, notatka.
• Zrób testową rezerwację na własnym linku od początku do końca.

Tydzień 3: praca równoległa.

• Zdecyduj, który system przyjmuje nowe rezerwacje. Wybierz jeden.
• Wyślij komunikat do stałych klientek (wzór niżej).
• Podmień link w bio na Instagramie, w wizytówce Google i na stronie.

Tydzień 4: wygaszenie Booksy.

• Sprawdź, czy w Booksy nie ma przyszłych wizyt. Wizyty umówione tam przepisz do Bookito ręcznie i ustal, jak rozliczysz zadatki zapłacone w Booksy.
• Przeczytaj okres wypowiedzenia w swoim regulaminie i wyślij wypowiedzenie w przewidzianej formie.
• Zachowaj własną kopię plików z Booksy co najmniej tak długo, jak wymaga tego Twoja księgowość.

Wzór wiadomości do klientek

Dzień dobry! Od [data] umawiam wizyty przez nowy link: [adres]. Wybierasz termin sama i widzisz zasady zadatku przed potwierdzeniem. Stare terminy w Booksy zostają ważne. Jeśli coś nie działa, odpisz na tę wiadomość.

Wyślij ją zwykłą wiadomością od siebie, nie jako akcję promocyjną.

Co sprawdzić w wypowiedzeniu?

Przed wypowiedzeniem przeczytaj w swoim panelu aktualny regulamin i cennik Booksy. Zapisz sobie cztery rzeczy: okres wypowiedzenia, w jakiej formie trzeba go złożyć, od kiedy działa i jak rozliczane są płatne usługi dodatkowe. Strona pomocy Booksy o rezygnacji z usługi Boost mówi o miesięcznym okresie wypowiedzenia i wyłączeniu usługi pod koniec kolejnego okresu rozliczeniowego. Dla pozostałych warunków polegaj na własnym regulaminie, nie na tym artykule. Formalności związane z wypowiedzeniem umowy opisujemy w tekście jak zrezygnować z Booksy Biz krok po kroku.

Najczęściej zadawane pytania

Jak przenieść klientki z Booksy do własnego systemu rezerwacji?

Poproś Booksy o kopię danych, zgłoś się do opiekuna migracji i przez około miesiąc prowadź oba systemy równolegle. Opiekun przenosi klientki z historią wizyt, notatkami i cennikiem, a Ty potwierdzasz gotowy wynik.

Czy mogę wyeksportować listę klientek z Booksy?

Tak. Booksy opisuje eksport danych na wniosek właściciela, wysłany e-mailem na adres podany w pomocy, oraz pobranie kopii listy klientów. Realizacja wniosku może trwać do 5 dni roboczych.

Czy po rezygnacji z Booksy stracę historię wizyt klientek?

Nie. Opiekun migracji przenosi historię wizyt razem z klientkami, notatkami i cennikiem, a Ty potwierdzasz gotowy wynik. Dla pewności poproś też Booksy o eksport rezerwacji i zachowaj własną kopię, zanim wypowiesz konto.

Jak poinformować klientki z Booksy o nowym linku do rezerwacji?

Wyślij krótką wiadomość od siebie i zmień link w bio, wizytówce Google i na stronie. Wzór masz wyżej. Wiadomość o nowym linku nie powinna zawierać promocji.

Czy mogę równolegle prowadzić Booksy i własny system?

Tak, jeśli w danym momencie nowe rezerwacje przyjmuje tylko jeden z nich. Dwa aktywne linki to ryzyko podwójnej rezerwacji tego samego terminu.

Źródła

• Booksy, pomoc: Co zrobić, aby otrzymać eksport wszystkich danych
• Booksy, pomoc: Jak zrezygnować z usługi Boost
• Prawo komunikacji elektronicznej, art. 398

Co dalej?

Zanim przeniesiesz klientki, zobacz, co przenosimy, a czego nie, i czy stracisz historię wizyt. Prawne tło znajdziesz w tekście o przeniesieniu bazy klientów a RODO, a samo przełączenie opisaliśmy w poradniku migracja bez przestoju. Różnice w funkcjach zebraliśmy w porównaniu Bookito z Booksy.

Chcesz sprawdzić Bookito na własnych klientkach? Załóż konto i zgłoś się do opiekuna migracji.