Dane klientów do nowego systemu rezerwacji przenosisz w pięciu etapach: eksport ze starego systemu, czyszczenie, przeniesienie, test i przełączenie linku. W Bookito robi to opiekun migracji: przenosi klientki z danymi kontaktowymi, historię wizyt, notatki i cennik z czasami trwania usług, a Ty potwierdzasz gotowy wynik. Sam możesz wgrać kontakty z pliku CSV.
Najważniejsze informacje
- Przenosi Cię opiekun migracji: klientki z danymi kontaktowymi, historię wizyt, notatki i cennik z czasami trwania usług. Ty potwierdzasz gotowy wynik.
- Samodzielny import CSV w panelu obejmuje kontakty: imię, nazwisko, telefon, e-mail i notatki. Historię wizyt przenosi opiekun.
- Stary system i Bookito możesz prowadzić równolegle w okresie próbnym, który trwa 30 dni i obejmuje do 30 rezerwacji.
- Salon nie musi przerywać pracy: link do rezerwacji w Bookito jest osobny od starego, więc podmieniasz go dopiero po teście.
- Klientki nie zakładają konta. Rezerwują przez link, podając telefon i potwierdzając kodem z e-maila.
Jak przenieść bazę klientek ze starego systemu do nowego?
Przenosisz ją w pięciu etapach. Czasy są orientacyjne i zależą od porządku w Twoich danych, nie są obietnicą.
| Etap | Co robisz | Orientacyjny wysiłek po Twojej stronie |
|---|---|---|
| 1. Eksport | Prosisz stary system o eksport klientów i wizyt, zapisujesz kopie | zwykle jeden wieczór, plus czas oczekiwania na odpowiedź dostawcy, jeśli eksport robi on |
| 2. Czyszczenie | Usuwasz duplikaty, ujednolicasz telefony, sprawdzasz polskie znaki | od jednego wieczoru do kilku, zależnie od bałaganu |
| 3. Przeniesienie | Opiekun przenosi dane, a Ty potwierdzasz wynik. Albo sam wgrywasz kontakty z pliku CSV | rozmowa o zakresie i sprawdzenie wyniku |
| 4. Test | Sprawdzasz losowe klientki i robisz testową rezerwację | jedno spokojne popołudnie |
| 5. Przełączenie | Podmieniasz link w bio, na stronie i w Google, wygaszasz stary system | jeden dzień na zmianę linków, potem kilka tygodni obserwacji |
Tabelę możesz wydrukować i odhaczać. Pełną listę kontrolną znajdziesz w tekście o checkliście migracji.
Jakie dane da się przenieść, a jakich nie?
Opiekun migracji przenosi klientki z danymi kontaktowymi, historię wizyt, notatki oraz cennik z czasami trwania usług, a Ty potwierdzasz gotowy wynik. Samodzielny import CSV w panelu obejmuje kontakty: imię, nazwisko, telefon, e-mail i notatki. Opinii ze starego systemu, zapłaconych zadatków ani zgód marketingowych nie przenosisz. Dokładną tabelę rodzajów danych opisaliśmy w tekście co przenosimy, a czego nie.
Zgody marketingowe zebrane w starym systemie nie przechodzą razem z kontaktami. Zgoda na wiadomości marketingowe jest potrzebna osobno na każdy kanał (art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej, od 10 listopada 2024). Przypomnienie o umówionej wizycie to nie marketing, ale promocja już tak.
Czy podczas zmiany systemu salon musi przerwać pracę?
Nie musi. Dopóki nie podmienisz linku w bio, na stronie i w wizytówce Google, klientki rezerwują w starym systemie jak dotąd. Nowy system w tym czasie ustawiasz i sprawdzasz bez presji. Pilnuj jednej zasady: w danym momencie nowe rezerwacje przyjmuje jeden system, bo dwa aktywne linki grożą podwójną rezerwacją tego samego terminu. Cały plan przełączenia opisujemy w osobnym poradniku o migracji bez przestoju.
Ile trwa przeniesienie danych klientów do nowego programu?
Nie podajemy czasu w minutach, bo zależy od systemu, z którego odchodzisz, i od czystości danych. Najdłużej trwa zwykle czekanie na eksport i porządkowanie pliku, nie samo wgranie. Co wpływa na czas i jak go skrócić, opisaliśmy w tekście ile trwa migracja.
Co przygotować w zależności od źródła?
- Booksy. Prośba o eksport danych wysyłana e-mailem z adresu właściciela. Plan opisaliśmy w tekście jak przenieść klientki z Booksy.
- Fresha i Calendesk. Eksport listy klientów do CSV z panelu.
- Versum, Moment, Nakiedy, Square, Vagaro, Treatwell. Sprawdź w swoim panelu i w pomocy dostawcy, jakie formaty eksportu oferuje. Nie zakładamy, że każdy ma przycisk eksportu.
- Excel, Kalendarz Google, zeszyt. Przepisujesz albo porządkujesz kontakty do jednej tabeli i zapisujesz jako CSV w kodowaniu UTF-8.
Nie ma Twojego systemu na liście? Napisz do opiekuna, z czego korzystasz. Powie wprost, co da się przenieść.
Co sprawdzić po wgraniu kontaktów?
Po wgraniu przejrzyj kontakty, zanim ktokolwiek poza Tobą zobaczy nowy link:
- Wylosuj 15 klientek i porównaj telefon, e-mail i notatkę z plikiem.
- Sprawdź klientki z uczuleniami, bo od tych notatek zależy bezpieczeństwo.
- Sprawdź, czy liczba klientek w panelu zgadza się z liczbą wierszy w pliku, pomniejszoną o pominięte duplikaty.
- Zrób testową rezerwację od początku do końca i sprawdź, czy przychodzi potwierdzenie.
Czy muszę informować klientki o zmianie systemu?
Powinnaś, jeśli zmienia się link, pod którym się umawiają. Wystarczy krótka wiadomość od Ciebie, bez słowa "migracja". Wzór:
Dzień dobry! Od [data] umawiam wizyty przez nowy link: [adres]. Wybierasz termin sama, a zasady zadatku widzisz przed potwierdzeniem. Wizyty umówione wcześniej zostają ważne.
Najczęściej zadawane pytania
Jak przenieść bazę klientek ze starego systemu rezerwacji do nowego?
Zachowaj własną kopię danych ze starego systemu, a potem poproś opiekuna migracji o przeniesienie klientek, historii wizyt, notatek i cennika. Same kontakty możesz też wgrać z pliku CSV w panelu. Dokładną kolejność masz w tabeli powyżej.
Jakie dane da się przenieść przy zmianie systemu, a jakich nie?
Opiekun przenosi klientki z danymi kontaktowymi, historię wizyt, notatki i cennik, a Ty potwierdzasz wynik. Opinii, zapłaconych zadatków i zgód marketingowych nie przenosisz. Zachowaj też własną kopię plików ze starego systemu.
Czy podczas zmiany systemu salon musi przerwać pracę?
Nie. Stary link działa, dopóki nie zmienisz go wszędzie naraz. Pilnuj, żeby nowe rezerwacje przyjmował tylko jeden system.
Ile trwa przeniesienie danych klientów do nowego programu?
Zależy od źródła i porządku w danych. Bookito nie obiecuje konkretnego czasu. Zobacz, od czego zależy, w tekście o czasie migracji.
Czy muszę informować klientki o zmianie systemu?
Tak, jeśli zmienia się link do rezerwacji. Wyślij krótką wiadomość od siebie i zmień link w bio, na stronie i w wizytówce Google.
Źródła
Co dalej?
Jeśli wahasz się między plikiem a pomocą opiekuna, przeczytaj porównanie importu CSV z migracją z opiekunem.
Chcesz zacząć od okresu próbnego? Załóż konto i zgłoś się do opiekuna migracji przez stronę bookito.pl/migracja.
