Zadatek a kasa fiskalna: obowiązek podatkowy w VAT powstaje w dniu, w którym otrzymasz zadatek, ale to, czy wpłatę trzeba ewidencjonować na kasie, zależy od rodzaju usługi i sposobu zapłaty. Usługi fryzjerskie i kosmetyczne nie mogą korzystać ze zwolnienia dla płatności przelewem. Dla innych usług zwolnienie istnieje, pod warunkami opisanymi niżej.
Najważniejsze informacje
- Gdy przed wykonaniem usługi otrzymasz część zapłaty (przedpłatę, zaliczkę, zadatek), obowiązek podatkowy w VAT powstaje w dniu otrzymania wpłaty. To zapis z serwisu podatki.gov.pl.
- Podatnicy sprzedający osobom prywatnym co do zasady ewidencjonują sprzedaż na kasie. Zwolnienie z limitu 20 000 zł rocznie nie obejmuje usług fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych.
- Dla wielu innych usług rozporządzenie zwalnia z kasy usługi świadczone osobom prywatnym, gdy zapłata wpływa w całości przez bank na rachunek podatnika i z dokumentów wynika, której usługi dotyczy. Usługi fryzjerskie i kosmetyczne z tego zwolnienia są wyłączone.
- Czy zadatek wpisujesz na kasę w chwili wpłaty i jak to zrobić przy wpłacie przez operatora płatności, ustal z księgową. Poniżej dokładne pytania.
- Bookito nie wysyła zadatku automatycznie na kasę fiskalną. Dokumentowanie wpłaty to Twoja decyzja podjęta z księgową.
Czy zadatek trzeba wbić na kasę fiskalną?
Nie ma jednej odpowiedzi, bo zależy ona od trzech rzeczy: kim jest klient, jaką usługę sprzedajesz i jak klient płaci. Przepisy, które udało się potwierdzić w źródłach pierwotnych, mówią tyle:
- Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej są obowiązani prowadzić ewidencję na kasie rejestrującej (podatki.gov.pl).
- Zwolnienie podmiotowe: jeśli wartość sprzedaży osobom prywatnym w poprzednim roku nie przekroczyła 20 000 zł, możesz być zwolniony. Rozporządzenie Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 roku (Dz.U. 2024 poz. 1902) obowiązuje od 1 stycznia 2025 do 31 grudnia 2027.
- Zwolnień z § 2 i § 3 tego rozporządzenia nie stosuje się do usług fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych (§ 4 ust. 1 pkt 2 lit. j).
- Załącznik do rozporządzenia zwalnia świadczenie usług osobom fizycznym nieprowadzącym działalności, jeśli usługodawca otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub SKOK na rachunek bankowy podatnika, a z ewidencji i dowodów zapłaty jednoznacznie wynika, jakiej czynności dotyczyła (poz. 42).
- Gdy przed wykonaniem usługi otrzymasz całość lub część zapłaty, obowiązek podatkowy powstaje w dniu otrzymania wpłaty w odniesieniu do otrzymanej kwoty (podatki.gov.pl).
Czego nie potwierdziliśmy w źródle pierwotnym: dokładnego brzmienia przepisu, który mówi, czy zadatek wpisujesz na kasę w chwili wpłaty, ani tego, jak traktować wpłatę przez operatora płatności typu Stripe lub BLIK. Dlatego na te pytania dostajesz poniżej listę dla księgowej, a nie gotową odpowiedź.
Jak to wygląda w trzech przypadkach?
| Przypadek | Co wynika z przepisów | Co zostaje do ustalenia z księgową |
|---|---|---|
| Salon fryzjerski lub kosmetyczny, klient prywatny | Usługi fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne są wyłączone ze zwolnień z § 2 i § 3 rozporządzenia, więc przelew ich nie zwalnia | Czy i jak ewidencjonować zadatek w dniu wpłaty |
| Inna usługa dla klienta prywatnego (fotograf, trener, korepetycje, usługi mobilne) | Możliwe zwolnienie z poz. 42 załącznika, jeśli zapłata wpływa w całości przez bank i dokumenty wskazują, jakiej usługi dotyczy. Możliwe też zwolnienie podmiotowe do 20 000 zł | Czy wpłata zadatku przez operatora płatności spełnia warunek "za pośrednictwem banku", i co, gdy resztę klient płaci gotówką |
| Klient prowadzi firmę | Obowiązek ewidencji na kasie dotyczy sprzedaży osobom prywatnym i rolnikom ryczałtowym, a nie firmom | Czy wystawiasz fakturę zaliczkową za zadatek |
| Działalność nierejestrowana | Zasady zależą od tego, czy w ogóle jesteś podatnikiem VAT | Czy kasa i faktury Cię dotyczą |
Zwróć uwagę na warunek "w całości". Jeśli klient wpłaci zadatek przelewem, a resztę gotówką, zapłata nie wpływa w całości przez bank. Czy wtedy zwolnienie z poz. 42 obowiązuje, to pytanie do księgowej.
Zadatek przelewem na konto, gotówką czy przez BLIK: czy to zmienia obowiązek?
Zmienia, ale w stopniu, który musisz sprawdzić na swoim przykładzie. Sposób zapłaty ma znaczenie, bo zwolnienie z poz. 42 mówi wprost o zapłacie przez pocztę, bank lub SKOK na rachunek bankowy podatnika. Gotówka do niego nie należy.
| Sposób wpłaty zadatku | Co wiadomo | Pytanie do księgowej |
|---|---|---|
| Gotówka | Nie spełnia warunku zapłaty przez bank | Jak ewidencjonować, gdy zwolnienie nie działa |
| Przelew na rachunek firmowy | Spełnia warunek "przez bank", jeśli klient płaci w całości tak | Czy przy zadatku liczy się wpłata częściowa |
| BLIK lub karta przez operatora płatności | Pieniądze trafiają na konto operatora, a potem na Twój rachunek | Czy operator płatności to "pośrednictwo banku" w rozumieniu załącznika |
W Bookito klient płaci zadatek kartą, BLIK-iem lub przez Przelewy24, a pieniądze trafiają na konto Stripe salonu. Bookito nie pobiera prowizji, a Stripe pobiera własną opłatę operatora płatności. Nie mamy dla Ciebie odpowiedzi, czy taka wpłata zwalnia z kasy, bo to kwestia indywidualnej sytuacji podatkowej.
5 pytań do księgowej o zadatek i kasę fiskalną
Skopiuj i wyślij księgowej. Dobre pytanie zawiera opis Twojej sytuacji.
Prowadzę [rodzaj usług, np. studio fotograficzne, trening personalny, korepetycje, salon kosmetyczny]. Pobieram zadatek od klientów prywatnych [kwota lub procent] online przez [Stripe / BLIK / przelew]. Reszta jest płatna po usłudze [gotówką / kartą / przelewem]. Proszę o odpowiedź na pytania:
- Czy mam obowiązek ewidencjonować zadatek na kasie w dniu wpłaty, czy mieszczę się w zwolnieniu?
- Czy wpłata zadatku przez operatora płatności spełnia warunek zapłaty za pośrednictwem banku na rachunek firmy?
- Co, gdy zadatek wpływa przelewem, a resztę klient płaci gotówką po usłudze?
- Czy przy zadatku od klienta firmowego wystawiam fakturę zaliczkową, i kiedy?
- Jak dokumentuję zwrot zadatku, gdy odwołam usługę z własnej winy i oddaję go w podwójnej wysokości?
Odpowiedź zapisz i trzymaj razem z regulaminem. Jeśli korzystasz z interpretacji indywidualnej, jej numer wpisz w dokumentacji.
Jak nazwać wpłatę, żeby dokument się zgadzał?
Nazwij ją tak samo w regulaminie, potwierdzeniu rezerwacji, tytule płatności i na dokumencie: "zadatek". Zaliczka i zadatek to dwie różne rzeczy prawne, opisane w artykule zadatek czy zaliczka, a od ich nazwy zależy też sposób zwrotu. W tytule wpłaty wpisz usługę i termin, bo warunek ze zwolnienia wymaga, żeby z dowodów zapłaty jednoznacznie wynikało, której czynności dotyczyła wpłata.
Jeśli chodzi Ci o ogólne zasady kasy w branży beauty, zajrzyj do artykułu kasa fiskalna w salonie. O płatności BLIK-iem i porzuconych rezerwacjach piszemy w tekście płatność BLIK w salonie, a o fakturowaniu w artykule faktury w salonie. Terminy KSeF dla jednoosobowej działalności zebraliśmy w tekście KSeF dla JDG: od kiedy obowiązuje.
Zasady zadatku w firmie usługowej spoza branży beauty opisuje tekst zadatek od klienta za usługę.
Najczęściej zadawane pytania
Czy zadatek od osoby prywatnej trzeba wbić na kasę fiskalną?
Zależy od usługi i sposobu zapłaty. Obowiązek ewidencji na kasie dotyczy sprzedaży osobom prywatnym, a od dnia wpłaty zadatku powstaje obowiązek podatkowy w VAT. Zwolnienia istnieją, ale nie dla usług fryzjerskich i kosmetycznych. Dokładny sposób dokumentowania ustal z księgową.
Czy przelew na konto zwalnia z kasy fiskalnej przy zadatku?
Dla wielu usług rozporządzenie zwalnia z kasy usługi dla osób prywatnych, jeśli zapłata wpływa w całości przez bank na rachunek podatnika i z dokumentów wynika, której usługi dotyczy. Wyjątkiem są usługi fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne, które z tych zwolnień są wyłączone.
Czy zadatek BLIK-iem lub kartą zwalnia z kasy?
Nie potwierdziliśmy tego w źródle pierwotnym. Pieniądze z BLIK-a i karty trafiają przez operatora płatności, więc zapytaj księgową, czy to zapłata za pośrednictwem banku w rozumieniu załącznika do rozporządzenia.
Czy zadatek od firmy wymaga kasy?
Obowiązek ewidencji na kasie dotyczy sprzedaży osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej i rolnikom ryczałtowym. Zadatek od firmy zwykle dokumentuje się fakturą, ale czy fakturą zaliczkową i kiedy, ustal z księgową.
Co z zadatkiem w działalności nierejestrowanej?
Zasady zależą od Twojej sytuacji podatkowej, w tym od tego, czy jesteś podatnikiem VAT. Zapytaj księgową albo sprawdź na biznes.gov.pl, jakie obowiązki Cię dotyczą.
Czy Bookito wbija zadatek na kasę fiskalną?
Nie. Zadatek online nie trafia automatycznie na kasę fiskalną. Czy i jak go dokumentować, ustal z księgową.
Źródła
- Ewidencja sprzedaży z wykorzystaniem kas rejestrujących, podatki.gov.pl, czytane 4 października 2026
- VAT, informacje podstawowe (obowiązek podatkowy przy zadatku), podatki.gov.pl, czytane 4 października 2026
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, Dz.U. 2024 poz. 1902, ISAP, czytane 4 października 2026
Ten tekst to informacja, nie porada podatkowa. Przepisy o kasach zmieniają się, a zwolnienia z rozporządzenia obowiązują do 31 grudnia 2027 roku.
Chcesz, żeby klient widział kwotę zadatku i zasady odwołania przed potwierdzeniem rezerwacji? Załóż konto w Bookito i ustaw zadatek w panelu.
