Zadatek od klienta za usługę warto brać wtedy, gdy odwołany termin nie ma jak zostać odrobiony: sesja zdjęciowa, trening, korepetycje, dojazd do klienta. Kwotę licz od realnego kosztu pustego terminu, nigdy od całej ceny, bo UOKiK wskazuje, że zadatek nie może odpowiadać całemu wynagrodzeniu. Poniżej reguła wyboru, przykład rachunku i trzy teksty do skopiowania.
Najważniejsze informacje
- Zadatek ma sens, gdy termin ma wartość, której nie odzyskasz: jedna osoba w firmie, jeden termin, brak zastępstwa. Przy stałych klientach, którzy zawsze przychodzą, bywa zbędny.
- Kwotę licz od kosztu pustego terminu, nie od ceny usługi. Zadatek nie powinien wynosić 100 procent należności.
- Zadatek zachowujesz, gdy klient nie wykona umowy z własnej winy. Gdy to Ty nie wykonasz usługi z własnej winy, klient może żądać zadatku w podwójnej wysokości (art. 394 § 1 KC).
- Nazwa "zadatek" ma być taka sama w ofercie, potwierdzeniu i w tytule płatności. Zaliczka to inna rzecz i zawsze wraca do klienta.
- W Bookito klient widzi kwotę zadatku i zasady odwołania przed potwierdzeniem rezerwacji.
Kiedy brać zadatek od klienta za usługę?
Wtedy, gdy odwołanie zostawia Cię z pustym terminem i kosztami, których nie odzyskasz. W jednoosobowej firmie nie ma kto zastąpić Cię w grafiku, więc każdy odwołany termin to realna strata.
Reguła wyboru. Weź zadatek, jeśli spełniony jest co najmniej jeden warunek:
- Termin trudno wypełnić na ostatnią chwilę. Sesja plenerowa o konkretnej godzinie, trening o 6:00, wyjazd do klienta.
- Ponosisz koszty z góry. Wynajem studia, dojazd, materiały, rezerwacja sprzętu.
- Przygotowujesz usługę przed terminem. Plan treningowy, scenariusz sesji, materiały dla uczniów.
- Klient jest nowy. Z osobą, której nie znasz, ryzyko nieobecności jest większe niż ze stałym klientem.
Możesz też zrezygnować z zadatku przy krótkich, tanich usługach i przy stałych klientach. Jeśli zadatek zniechęca do rezerwacji, a odwołane terminy zdarzają się rzadko, jego koszt (utracone rezerwacje) może być większy niż zysk.
Ile powinien wynosić zadatek?
Zadatek ma pokryć koszt pustego terminu, nie całą cenę. UOKiK w poradniku "Zadatek czy zaliczka?" z 13 sierpnia 2014 roku wskazuje, że wysokość zadatku nie może odpowiadać całemu wynagrodzeniu przedsiębiorcy. Dla Ciebie oznacza to prosty rachunek.
Zadatek = koszty poniesione z góry + część utraconego zarobku z terminu
Przykład obliczeniowy (kwoty wymyślone dla ilustracji, wpisz swoje): sesja zdjęciowa za 800 zł. Z góry płacisz za dojazd i rezerwację miejsca 100 zł. Zarobek z godziny sesji 150 zł. Zadatek 200 zł pokrywa koszty i część zarobku, czyli jedną czwartą ceny. Klient płaci pozostałe 600 zł po usłudze.
| Typ usługi | Co wchodzi do rachunku zadatku |
|---|---|
| Sesja zdjęciowa | Koszty z góry, czas przygotowania, część zarobku |
| Trening personalny | Zarezerwowana godzina, przygotowanie planu |
| Korepetycje | Zarezerwowany termin i materiały; przy pojedynczych, tanich lekcjach zadatek bywa zbędny |
| Usługa mobilna z dojazdem | Koszt dojazdu i czas przejazdu |
Nie podajemy kwot, bo nie ma jednej normy dla wszystkich firm. Dla porównania zobacz, jak policzyliśmy to dla salonów, w artykule ile zadatku brać w salonie. Nie ustawiaj zadatku na 100 procent, nawet przy drogich usługach.
Jak napisać ofertę, potwierdzenie i zasady odwołania?
Trzy teksty wystarczą: oferta, prośba o wpłatę i potwierdzenie. Skopiuj i dopasuj. To propozycje do przejrzenia, nie porada prawna.
Zdanie do oferty:
Rezerwacja terminu wymaga wpłaty zadatku w wysokości [kwota] zł. Zadatek zaliczam na poczet ceny usługi. Reszta płatna po wykonaniu usługi.
Prośba o wpłatę:
Dziękuję za zapytanie. Żeby zarezerwować termin [data, godzina], proszę o wpłatę zadatku [kwota] zł do [data i godzina]. Link do płatności: [link]. Po wpłacie wyślę potwierdzenie. Jeśli wpłata nie wpłynie w tym terminie, termin wraca do puli.
Potwierdzenie z zasadami odwołania:
Termin [data, godzina] jest zarezerwowany. Zadatek [kwota] zł wpłynął. Jeśli odwołasz usługę najpóźniej [liczba] godzin przed terminem, zwrócę zadatek w całości. Jeśli odwołasz później albo nie przyjdziesz, zadatek zatrzymam. Jeśli to ja odwołam z własnej winy, zwrócę Ci zadatek w podwójnej wysokości.
Warto dodać w tytule płatności usługę i termin: "Zadatek, sesja [data]". Szablony wiadomości z prośbą o wpłatę zebrane są w artykule jak poprosić o zadatek w wiadomości.
Co się dzieje z zadatkiem, gdy ktoś odwoła?
Zależy od tego, kto i z czyjej winy. Art. 394 Kodeksu cywilnego opisuje trzy sytuacje, a zaczyna się od słów "w braku odmiennego zastrzeżenia umownego albo zwyczaju", więc zasady, które zapiszesz, mają znaczenie.
| Sytuacja | Co z zadatkiem |
|---|---|
| Klient odwołuje w terminie bezpłatnego odwołania zapisanym w ofercie | Zwrot w całości |
| Klient odwołuje później albo nie przychodzi z własnej winy | Zachowujesz zadatek (art. 394 § 1) |
| Ty odwołujesz z własnej winy | Klient może żądać sumy dwukrotnie wyższej (art. 394 § 1) |
| Odwołanie z przyczyn, za które nikt nie odpowiada | Zadatek wraca (art. 394 § 3) |
| Usługa się odbywa | Zadatek zaliczasz na poczet ceny (art. 394 § 2) |
Pełniejszy opis scenariuszy znajdziesz w artykule czy zadatek przepada, gdy klient odwoła. Różnicę między zadatkiem a zaliczką wyjaśnia tekst zadatek czy zaliczka.
Jedna rzecz, o której warto wiedzieć, gdy sprzedajesz przez internet osobom prywatnym: konsument, który zawarł umowę na odległość, może co do zasady odstąpić od niej w ciągu 14 dni bez podania przyczyny (art. 27 ustawy o prawach konsumenta). Jeśli zaczynasz usługę na jego wyraźne żądanie przed upływem tego terminu, ustawa przewiduje zapłatę za świadczenie spełnione do chwili odstąpienia (art. 35). Jak to się łączy z zadatkiem przy Twojej konkretnej usłudze, sprawdź z prawnikiem.
Jak to wygląda w Bookito?
W Bookito klient rezerwuje termin na stronie pod adresem bookito.pl/Twoja-nazwa, bez zakładania konta, i płaci zadatek kartą, BLIK-iem lub przez Przelewy24 (BLIK i Przelewy24 działają tylko w złotych). Klient widzi kwotę zadatku i zasady odwołania, zanim potwierdzi rezerwację. Zadatek ustawiasz kwotowo albo procentowo, a system nigdy nie pobierze więcej niż cena usługi. Nieopłacony zadatek wygasa po 35 minutach, a termin wraca do grafiku.
Pieniądze trafiają na Twoje konto Stripe. Bookito nie pobiera od nich prowizji, ale Stripe pobiera własną opłatę operatora płatności. Plan Go kosztuje 199 zł netto miesięcznie, jest dla maksymalnie 3 osób świadczących usługi i jednego lokalu, a okres próbny trwa 30 dni do 30 rezerwacji. Zadatek online nie trafia automatycznie na kasę fiskalną. Czy i jak go dokumentować, opisujemy w artykule zadatek a kasa fiskalna. Kalendarze, w których klient płaci zadatek przy rezerwacji, porównujemy w tekście kalendarz rezerwacji online dla firmy jednoosobowej.
Najczęściej zadawane pytania
Czy mogę pobrać zadatek od klienta za usługę?
Tak. Strony mogą w umowie zastrzec zadatek (art. 394 KC). Napisz wprost, że wpłata to zadatek, podaj kwotę i zasady odwołania, zanim klient zapłaci.
Ile zadatku wziąć za sesję zdjęciową, trening albo korepetycje?
Policz od kosztu pustego terminu: koszty poniesione z góry plus część utraconego zarobku. Nie ma jednej normy dla wszystkich usług, a zadatek nie może odpowiadać całej cenie. Przy pojedynczych tanich lekcjach zadatek często nie jest potrzebny.
Czy zadatek przepada, gdy klient odwoła?
Zależy od zasad zapisanych w ofercie i od winy. Jeśli klient odwoła w terminie bezpłatnego odwołania, zadatek wraca. Jeśli nie wykona umowy z własnej winy, możesz go zachować. Jeśli to Ty odwołasz z własnej winy, oddajesz podwójnie.
Czy mogę wziąć 100 procent z góry?
Nie nazywaj tego zadatkiem. UOKiK wskazuje, że wysokość zadatku nie może odpowiadać całemu wynagrodzeniu przedsiębiorcy. Pełna przedpłata to inna konstrukcja i wymaga innych zapisów, więc skonsultuj ją z prawnikiem.
Czy BLIK działa w Bookito przy zadatku?
Tak. Klient płaci zadatek kartą, BLIK-iem lub przez Przelewy24. BLIK i Przelewy24 działają tylko w złotych.
Źródła
- Kodeks cywilny, art. 394, ISAP, czytane 4 października 2026
- UOKiK, "Zadatek czy zaliczka? Porady UOKiK", 13 sierpnia 2014, czytane 4 października 2026
- Ustawa z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta, art. 27 i 35, ISAP, czytane 4 października 2026 (sprawdź aktualny tekst jednolity)
Chcesz, żeby klient widział kwotę zadatku i zasady odwołania, zanim potwierdzi termin? Załóż konto w Bookito i ustaw zadatek przy swoich usługach.
