Faktury w salonie kosmetycznym wystawiasz inaczej dla osoby prywatnej i dla firmy. Osobie prywatnej fakturę wystawiasz na jej żądanie, w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym wykonałaś usługę albo przyjęłaś płatność. Przy sprzedaży dla firmy fakturę zwykle trzeba wystawić, a szczegóły zależą od Twojego statusu VAT.
Najważniejsze informacje
- Klientka, która nie prowadzi działalności, dostaje fakturę tylko wtedy, gdy o nią poprosi. Prośba musi paść w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca sprzedaży lub płatności (art. 106b ustawy o VAT).
- Nie potrzebujesz NIP-u klientki prywatnej. Wystarczą imię, nazwisko i adres.
- Zadatek lub inna płatność przed usługą może być udokumentowana fakturą zaliczkową. Dla osoby prywatnej wystawiasz ją na żądanie.
- Bookito nie wystawia faktur. Fakturę wystawiasz w swoim programie albo przez księgową, a Bookito trzyma uporządkowane dane o wizytach i płatnościach.
- Szczegóły VAT, kasy fiskalnej i KSeF potwierdź z księgową, bo zależą od Twojej formy opodatkowania.
Czy salon kosmetyczny musi wystawiać fakturę każdej klientce?
Nie. Salon musi wystawić fakturę osobie prywatnej tylko na jej żądanie, a firmie zwykle zawsze. Taką zasadę opisuje art. 106b ustawy o VAT. Jeśli prośba padnie po upływie 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym wykonałaś usługę lub przyjęłaś płatność, nie masz obowiązku wystawiać faktury.
Sprzedaż osobie prywatnej, która nie prosi o fakturę, dokumentujesz zgodnie z zasadami dla Twojej działalności, na przykład paragonem z kasy albo ewidencją sprzedaży. Zasady zależą od obrotu i rodzaju usług, więc zweryfikuj je z księgową. Szerzej piszemy o tym w tekście o kasie fiskalnej w salonie beauty. Jeśli prowadzisz działalność nierejestrowaną, zobacz też tekst o rachunku bez firmy.
Jak wystawić fakturę za usługę kosmetyczną na żądanie klientki?
Zbierz dane nabywcy i wystaw fakturę w swoim programie do faktur. Osoba prywatna podaje imię, nazwisko i adres. Firma podaje nazwę, adres i NIP. Na fakturze nazwij usługę tak, żeby była zrozumiała, na przykład "manicure hybrydowy", a nie skrót z cennika.
Najczęstsza wpadka to brak NIP-u firmy albo literówka w danych. Pytaj o dane do faktury od razu przy rezerwacji, a nie tydzień po wizycie.
Czy za zadatek trzeba wystawić fakturę zaliczkową?
Fakturą możesz udokumentować część zapłaty otrzymaną przed usługą, czyli także zadatek. Osobie prywatnej taką fakturę wystawiasz na żądanie, a w przypadku firmy ustal sposób z księgową, zwłaszcza jeśli jesteś zwolniona z VAT. Po wykonaniu usługi zadatek zaliczasz na poczet ceny, a na fakturze końcowej pokazujesz kwotę już zapłaconą.
W Bookito klientka płaci zadatek online kartą, BLIK-iem lub przez Przelewy24. Pieniądze trafiają na konto Stripe salonu. Zadatki wpłacane online nie trafiają na kasę fiskalną. Szerzej o zasadach zadatku piszemy w tekście zadatek czy nie zadatek.
Schemat: jaki dokument wystawić klientce?
Przejdź cztery pytania po kolei.
- Czy klientka prosi o fakturę? Nie, a jest osobą prywatną: nie wystawiasz faktury, dokumentujesz sprzedaż zgodnie ze swoim sposobem ewidencji. Tak: idź do pytania 2.
- Czy prośba padła w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca sprzedaży lub płatności? Nie: nie masz obowiązku wystawiać faktury. Tak: idź do pytania 3.
- Osoba prywatna czy firma? Osoba prywatna: faktura na imię, nazwisko i adres, bez NIP-u. Firma: faktura z nazwą, adresem i NIP-em.
- Zadatek czy pełna płatność? Zadatek: faktura zaliczkowa na kwotę zadatku, a po usłudze faktura końcowa z odliczeniem. Pełna płatność: jedna faktura za usługę.
Przy firmie zawsze potwierdź z księgową, czy faktura wystawiana jest w KSeF i czy obowiązują Cię wyjątki. Terminy wdrożenia KSeF zależą od wielkości sprzedaży, więc nie opieraj się tu na samym blogu.
Jak przestać ręcznie przepisywać dane klientek do faktur?
Zadbaj, żeby dane o wizycie powstały raz, przy rezerwacji, i nigdzie ich potem nie przepisywać. Rozliczenie salonu zwykle męczy dlatego, że dane o wizytach żyją w kilku miejscach: w kalendarzu, w programie do faktur i w pliku dla księgowej. Każde przejście to ręczne przepisywanie i okazja do pomyłki.
Trzy nawyki to ograniczają:
- Trzymaj komplet danych przy rezerwacji: usługa z cennika, cena, data i osoba, która wykonała zabieg.
- Oznaczaj płatność od razu po wizycie, niezależnie od tego, czy to BLIK, karta, gotówka czy przelew.
- Ustal z księgową, w jakim formacie i jak często chce dane, na przykład raz w tygodniu, a nie jednego wieczoru na koniec miesiąca.
Bookito trzyma wizyty, ceny i płatności w jednym miejscu, a statystyki przychodu i raport dzienny wysyła e-mailem. Dane możesz w każdej chwili wyeksportować. Faktury wystawiasz w swoim programie, na przykład Fakturowni albo inFakcie, lub zlecasz księgowej. Podobne obiegi danych opisaliśmy w tekście o pięciu rzeczach do automatyzacji. Od kiedy e-faktury w KSeF obejmują jednoosobową działalność, wyjaśnia tekst KSeF dla JDG: od kiedy obowiązuje.
Najczęściej zadawane pytania
Czy salon kosmetyczny musi wystawiać fakturę każdej klientce?
Nie. Osobie prywatnej fakturę wystawiasz na jej żądanie, jeśli poprosi w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca sprzedaży lub płatności. Firmie zwykle trzeba ją wystawić, a szczegóły zależą od Twojego statusu VAT.
Jak wystawić fakturę za usługę kosmetyczną na żądanie klientki?
Zbierz dane nabywcy: imię, nazwisko i adres dla osoby prywatnej, a nazwę, adres i NIP dla firmy. Wystaw fakturę w swoim programie do faktur i nazwij usługę zrozumiale. NIP osoby prywatnej nie jest potrzebny.
Czy za zadatek trzeba wystawić fakturę zaliczkową?
Fakturą możesz udokumentować zadatek jako część zapłaty przed usługą. Osobie prywatnej wystawiasz ją na żądanie. Po usłudze zadatek zaliczasz na poczet ceny na fakturze końcowej. Szczegóły dla firm potwierdź z księgową.
Jak przestać ręcznie przepisywać dane klientek do faktur?
Zbieraj komplet danych przy rezerwacji, oznaczaj płatność od razu po wizycie i ustal z księgową format oraz częstotliwość przekazywania danych. Przepisujesz wtedy mniej, a literówek jest mniej.
Czy księgowa może dostać dane do faktur automatycznie z systemu?
Bookito na dziś nie wysyła danych do księgowej ani nie wystawia faktur. Możesz wyeksportować dane i przekazać je w ustalonym z księgową formacie. Automatyczne wystawianie faktur nie jest jeszcze dostępne.
Źródła
Załóż konto i uporządkuj dane o wizytach
Porządek w rezerwacjach i płatnościach to pierwszy krok do spokojnego rozliczenia z księgową. Załóż konto w Bookito. Okres próbny trwa 30 dni i obejmuje do 30 rezerwacji.
