Zapisujesz imiona i telefony klientek? RODO Cię dotyczy, także bez firmy. Krótka lista tego, co musisz mieć, i tego, czego nie musisz - bez straszenia.

"RODO" to słowo, które skutecznie odstrasza od legalnego działania. Brzmi jak audyty, prawnicy i kary za wszystko.

Tymczasem prawda o RODO w jednoosobowym salonie jest prozaiczna: to kilka konkretnych rzeczy, które załatwiasz raz. Nie potrzebujesz prawnika ani szkolenia. Potrzebujesz wiedzieć, co masz mieć.

Czy RODO w ogóle mnie dotyczy?

Zapisujesz imię, telefon albo historię wizyt klientek? Tak, dotyczy.

I uwaga: nie ma znaczenia, czy masz firmę. Na działalności nierejestrowanej jesteś administratorem danych swoich klientek dokładnie tak samo jak sieciowy salon z dziesięcioma stanowiskami. RODO patrzy na to, CZY przetwarzasz dane, nie na to, jak duży jest Twój biznes.

Dobra wiadomość: skala obowiązków jest proporcjonalna. Mały salon = krótka lista.

Lista rzeczy do ogarnięcia

1. Obowiązek informacyjny

Klientka ma prawo wiedzieć: kto ma jej dane, po co i jak długo. W praktyce to informacja na Twojej stronie rezerwacji: kim jesteś (imię i nazwisko, kontakt), po co zbierasz dane (obsługa rezerwacji, przypomnienia) i jakie prawa ma klientka.

W Bookito: polityka prywatności na Twojej stronie rezerwacji wypełnia się Twoimi danymi automatycznie. Bez firmy - Twoim imieniem i nazwiskiem.

2. Umowa powierzenia przetwarzania

Jeśli dane klientek trzyma dla Ciebie jakiś system (kalendarz online, system rezerwacji), potrzebujesz z nim umowy powierzenia (art. 28 RODO). To umowa, w której dostawca zobowiązuje się chronić dane Twoich klientek i przetwarzać je tylko na Twoje polecenie.

Trzymasz klientki w prywatnych notatkach w telefonie i w DM-ach na Instagramie? To właśnie jeden z powodów, dla których warto przestać: z Instagramem umowy powierzenia w praktyce nie zawrzesz w takim modelu.

W Bookito: umowę powierzenia akceptujesz w panelu, elektronicznie. Wskazuje ona strony po nazwie i adresie - a w trybie działalności nierejestrowanej po Twoim imieniu i nazwisku. Dokument, który duży salon negocjuje tygodniami, Ty masz z automatu.

3. Zgody tam, gdzie są potrzebne

Do obsługi rezerwacji NIE potrzebujesz zgody - to wykonanie umowy (klientka chce wizytę, Ty ją zapisujesz). Zgoda jest potrzebna na rzeczy ekstra: newsletter, marketing SMS, publikację zdjęć metamorfoz.

Zasada: jedna zgoda = jeden cel. Żadnych "wyrażam zgodę na wszystko".

4. Prawa klientek

Klientka może poprosić o dostęp do swoich danych, ich poprawienie albo usunięcie. Musisz umieć to zrobić - i tyle. W Bookito eksport i usunięcie danych klientki są wbudowane, więc "proszę usunąć moje dane" załatwiasz w panelu, nie w panice.

5. Zdrowy rozsądek w bezpieczeństwie

Telefon z blokadą ekranu. Nie wysyłasz listy klientek mailem "do siebie". Nie trzymasz kartoteki w otwartym zeszycie na recepcji. RODO nie wymaga sejfu - wymaga, żebyś nie zostawiała danych na widoku.

Czego NIE musisz mieć

Żeby uspokoić: w jednoosobowym salonie prawie na pewno NIE potrzebujesz:

  • Inspektora ochrony danych (IOD) - to obowiązek dużych organizacji,
  • oceny skutków (DPIA) - przy zwykłej obsłudze rezerwacji nie,
  • szkoleń i certyfikatów RODO - nie istnieje żaden obowiązkowy certyfikat,
  • zgody na samą rezerwację - jak wyżej, to wykonanie umowy.

Jeśli ktoś próbuje Ci sprzedać "pakiet RODO za 2000 zł", wiedz, że większość z tego załatwia dobrze wybrany system rezerwacji plus 30 minut Twojej uwagi.

Notatki o zdrowiu - wyższy bieg ostrożności

Jedno miejsce, gdzie warto zwolnić: informacje o zdrowiu (uczulenia, ciąża, choroby skóry przy zabiegach). To dane szczególnej kategorii - wolno je zapisywać, gdy są potrzebne do bezpiecznego wykonania zabiegu, ale wymagają wyraźnej zgody i większej ostrożności.

Praktycznie: zbieraj je w formularzu ze zgodą (nie w luźnych notatkach), zapisuj tylko to, co naprawdę potrzebne do zabiegu.

Ten artykuł to nie porada prawna. Pełne wymagania znajdziesz na uodo.gov.pl, a nietypowe przypadki skonsultuj ze specjalistą.

W Bookito polityka prywatności, umowa powierzenia i prawa klientek działają od pierwszego dnia - także bez firmy, na Twoje imię i nazwisko.

Zacznij z Bookito →

Przeczytaj również:

Gotowa żeby wypróbować Bookito?

Załóż darmowe konto →
14 dni za darmo. Bez karty kredytowej. Pełna funkcjonalność.

Autor Zespół Bookito

Ekspert w dziedzinie zarządzania salonami beauty. Pomagamy właścicielom salonów oszczędzać czas i pieniądze.