Klauzula informacyjna RODO dla salonu kosmetycznego to krótki tekst z art. 13 RODO, który klientka dostaje w chwili zbierania jej danych: przy rezerwacji online, na recepcji albo w ankiecie. Mówi, kto jest administratorem, po co zbierasz dane, jak długo je trzymasz i jakie prawa ma klientka. Poniżej wzór z polami do wypełnienia.
Najważniejsze informacje
- Klauzulę podajesz w momencie zbierania danych od klientki, nie później. Najlepiej w dwóch miejscach: na stronie rezerwacji i na recepcji.
- Obowiązkowe elementy wylicza art. 13 RODO: kim jesteś, w jakim celu i na jakiej podstawie przetwarzasz dane, kto je dostaje, jak długo je trzymasz i jakie prawa ma klientka.
- Zgoda marketingowa jest osobna od klauzuli i od regulaminu. Zbieraj ją osobno na każdy kanał: e-mail, SMS, telefon.
- Nie musisz podawać adresu UODO w klauzuli. Musisz napisać, że klientka ma prawo wnieść skargę do organu nadzorczego.
- Dane o zdrowiu z ankiety wymagają osobnej zgody, opisanej w artykule o karcie klientki.
Co musi zawierać klauzula informacyjna w salonie?
Art. 13 RODO wymaga podania kilku grup informacji. W małym salonie wystarczy osiem pól:
- Kim jest administrator: imię i nazwisko albo nazwa firmy, adres, kontakt.
- Cel przetwarzania: na przykład obsługa rezerwacji i wykonanie usługi.
- Podstawa prawna: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b), zgoda (lit. a), prawnie uzasadniony interes (lit. f).
- Odbiorcy danych: kto jeszcze dostaje dane, na przykład dostawca systemu rezerwacji, księgowa, operator SMS.
- Przekazanie poza Europejski Obszar Gospodarczy: jeśli dane trafiają do dostawców spoza EOG, napisz o tym.
- Okres przechowywania: konkretny czas albo kryterium, według którego go ustalasz.
- Prawa klientki: dostęp do danych, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie przetwarzania, sprzeciw, przeniesienie, wycofanie zgody, skarga do UODO.
- Czy podanie danych jest wymagane: bez imienia i telefonu nie umówisz wizyty, więc napisz to wprost.
UODO wskazuje, że z przepisów nie wynika obowiązek podania w klauzuli adresu urzędu. Wystarczy informacja o prawie do wniesienia skargi do organu nadzorczego.
Wzór klauzuli informacyjnej do wypełnienia
Skopiuj, wypełnij pola w nawiasach kwadratowych i usuń punkty, które Cię nie dotyczą. To propozycja do przejrzenia z prawnikiem, nie porada prawna.
Informacja o przetwarzaniu danych osobowych
- Administratorem Twoich danych jest [imię i nazwisko lub nazwa firmy], [adres], e-mail: [adres e-mail], telefon: [numer].
- Przetwarzamy Twoje dane (imię, nazwisko, telefon, e-mail, historia wizyt) w celu umówienia i wykonania wizyty oraz kontaktu w sprawie rezerwacji, w tym przypomnienia o terminie. Podstawą jest wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
- Dane o zdrowiu z ankiety przed zabiegiem przetwarzamy w celu bezpiecznego wykonania zabiegu, na podstawie Twojej wyraźnej zgody (art. 9 ust. 2 lit. a RODO).
- Dane rozliczeniowe przetwarzamy w celu wypełnienia obowiązków podatkowych i księgowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
- Jeśli wyrazisz zgodę marketingową, wysyłamy Ci informacje o ofertach na wskazany kanał: [e-mail / SMS / telefon].
- Odbiorcami Twoich danych są: [dostawca systemu rezerwacji], [biuro rachunkowe], [operator SMS, jeśli używasz].
- [Dane nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy. LUB: Część dostawców znajduje się poza EOG, szczegóły: ........]
- Dane rezerwacji przechowujemy przez [okres], dane rozliczeniowe przez okres wymagany przepisami, dane marketingowe do czasu wycofania zgody.
- Masz prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, sprzeciwu i przeniesienia danych. Zgodę możesz wycofać w każdej chwili, co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem. Masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
- Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do umówienia wizyty.
Na stronie Bookito jest też generator dokumentu RODO, w którym wpisujesz dane salonu i dostajesz dokument do przejrzenia.
Gdzie pokazać klauzulę informacyjną klientce?
Pokaż ją tam, gdzie zbierasz dane. Klientka ma ją zobaczyć, zanim poda dane, albo w chwili ich podawania.
| Miejsce | Jak to zrobić |
|---|---|
| Strona rezerwacji online | Link "Informacja o przetwarzaniu danych" pod formularzem, widoczny przed wysłaniem rezerwacji |
| Recepcja | Wydrukowana klauzula w ramce przy ladzie, w formacie A4, czytelną czcionką |
| Karta klientki | Skrócona informacja na górze karty z odesłaniem do pełnej klauzuli |
| Instagram i wiadomości | Link do pełnej klauzuli w pierwszej wiadomości z prośbą o dane |
| Telefon | Krótka informacja ustna i wskazanie, gdzie znajdzie pełną treść |
Do strony rezerwacji dodaj też link do polityki prywatności. Klauzula i polityka mogą być jednym dokumentem, jeśli zawiera wszystkie elementy z art. 13.
Jak zbierać zgodę marketingową osobno na każdy kanał?
Zgoda marketingowa to osobne pole, nie część klauzuli i nie część regulaminu. Art. 398 ust. 1 Prawa komunikacji elektronicznej zabrania używania automatycznych systemów wywołujących i telekomunikacyjnych urządzeń końcowych do przesyłania informacji handlowej, w tym marketingu bezpośredniego, jeśli odbiorca wcześniej nie wyraził na to zgody. Przepis obowiązuje od 10 listopada 2024 roku.
Bezpieczna praktyka: osobne pole wyboru na każdy kanał, niezaznaczone domyślnie.
[ ] Chcę otrzymywać informacje o ofertach salonu [nazwa] e-mailem.
[ ] Chcę otrzymywać informacje o ofertach salonu [nazwa] w wiadomościach SMS.
[ ] Chcę otrzymywać informacje o ofertach salonu [nazwa] telefonicznie.Zgodę możesz wycofać w każdej chwili, pisząc na [adres e-mail].
Przypomnienie o umówionej wizycie to nie marketing, więc zgody marketingowej nie wymaga. Jeśli nie masz pewności, czy dana wiadomość jest informacją handlową, zapytaj prawnika. Teksty wiadomości znajdziesz w artykule o szablonach SMS dla salonu.
Jak to wygląda w Bookito?
Bookito przetwarza dane klientek jako podmiot przetwarzający: salon jest administratorem, a Bookito działa na jego polecenie. Na życzenie podpisujemy umowę powierzenia, a listę podprocesorów znajdziesz na bookito.pl/podprocesorzy. Dane klientki możesz w każdej chwili wyeksportować lub usunąć, więc prośba o usunięcie danych nie zatrzymuje się na Twoim notesie. Zgody i formularze są w obu planach, Go i Max.
Najczęściej zadawane pytania
Czy salon kosmetyczny musi mieć klauzulę informacyjną RODO?
Tak, jeśli zbiera dane osobowe klientek, a robi to każdy salon, który zapisuje imię i telefon. Art. 13 RODO nakłada obowiązek informacyjny na administratora danych, także na jednoosobową działalność. Skala obowiązków jest proporcjonalna, więc w małym salonie klauzula jest krótka.
Czy klientka musi podpisać klauzulę informacyjną?
Nie. Klauzula to informacja, którą przekazujesz, a nie zgoda, którą klientka podpisuje. Wystarczy, że klientka ma możliwość się z nią zapoznać, na przykład przez link przy rezerwacji. Podpis dotyczy zgód, na przykład zgody na dane o zdrowiu.
Czy w klauzuli trzeba podać adres UODO?
Nie. UODO wskazuje, że z przepisów nie wynika obowiązek podania adresu urzędu w klauzuli. Musisz napisać, że klientka ma prawo wnieść skargę do Prezesa UODO.
Jak długo przechowywać dane klientki?
Nie ma jednego okresu dla wszystkich salonów. Ustal okres adekwatny do celu, zapisz go w klauzuli i usuwaj dane po jego upływie. Dane rozliczeniowe przechowujesz tak długo, jak wymagają przepisy podatkowe, a ich okres sprawdź u księgowej.
Czy zgoda marketingowa może być zaznaczona domyślnie?
Nie powinna. Zgoda ma być dobrowolna i wyraźna, a niezaznaczone pole to najprostszy sposób, żeby to wykazać. Zbieraj ją osobno na każdy kanał.
Źródła
- Rozporządzenie (UE) 2016/679 (RODO), art. 6, 9 i 13, EUR-Lex, czytane 4 października 2026
- Ustawa z dnia 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej, art. 398, ISAP, czytane 4 października 2026
- UODO, klauzula informacyjna nie musi zawierać adresu siedziby UODO, 25 kwietnia 2025, czytane 4 października 2026
Podstawowe obowiązki małego salonu opisaliśmy w artykule RODO w małym salonie, a wzór karty z ankietą zdrowotną w tekście karta klientki do salonu kosmetycznego. Zapisy o bezpieczeństwie danych w systemie rezerwacji znajdziesz w artykule bezpieczeństwo danych klientek i RODO.
Chcesz zbierać zgody przy rezerwacji online? Załóż konto w Bookito i przejrzyj formularze i zgody w panelu.
