Karta klientki do salonu kosmetycznego powinna zawierać dane kontaktowe, krótką ankietę zdrowotną przed zabiegiem, zapis wykonanej usługi i osobną zgodę na przetwarzanie danych o zdrowiu. Alergie i przeciwwskazania to dane szczególnej kategorii z art. 9 RODO, więc trzeba je zbierać oszczędnie i przechowywać pod kluczem lub w zaszyfrowanym polu.
Najważniejsze informacje
- Karta klientki ma trzy części: dane kontaktowe, ankietę zdrowotną przed zabiegiem i dziennik zabiegów. Każda część ma inny cel i inny poziom ochrony.
- Alergie, ciąża, choroby i leki to dane dotyczące zdrowia. Art. 9 RODO co do zasady zabrania ich przetwarzania, chyba że zachodzi wyjątek, na przykład wyraźna zgoda klientki.
- Zbieraj tylko to, co potrzebne do bezpiecznego wykonania zabiegu. Pytanie o dane, których nie użyjesz, to ryzyko bez korzyści.
- Papierową kartę trzymaj w zamykanej szafce, a nie na recepcji. W systemie liczy się zaszyfrowanie pól z danymi o zdrowiu i ograniczony dostęp.
- W Bookito odpowiedzi w formularzach i zgodach, alergie oraz notatki zabiegowe są szyfrowane na poziomie pola w bazie.
Co powinna zawierać karta klientki w salonie kosmetycznym?
Karta składa się z trzech części, bo każda służy do czego innego.
Część 1: dane kontaktowe. Imię i nazwisko, telefon, e-mail. Data urodzenia tylko wtedy, gdy naprawdę jej potrzebujesz, na przykład do sprawdzenia pełnoletności przy zabiegach z ograniczeniem wieku. Adres zamieszkania zwykle nie jest potrzebny.
Część 2: ankieta zdrowotna przed zabiegiem. To pytania o to, co może wpłynąć na bezpieczeństwo konkretnego zabiegu. Uzupełniasz ją przy pierwszej wizycie i odświeżasz przy zmianie stanu zdrowia lub raz na jakiś czas.
Część 3: dziennik zabiegów. Data, wykonana usługa, użyte preparaty lub kolory, reakcja skóry i zalecenia po zabiegu. To dowód, że wykonałaś zabieg zgodnie z ustaleniami, i pomoc przy kolejnej wizycie.
Wzór karty klientki do skopiowania
Skopiuj poniższy wzór do dokumentu i dostosuj pytania do swoich usług. To propozycja do przejrzenia, nie porada prawna.
KARTA KLIENTKI
Dane kontaktowe: imię i nazwisko ........ | telefon ........ | e-mail ........
Ankieta przed zabiegiem (zaznacz TAK lub NIE, przy TAK opisz):
- Alergie na kosmetyki, kleje, lateks, metale, środki znieczulające: TAK / NIE ........
- Choroby skóry w miejscu zabiegu (stan zapalny, grzybica, łuszczyca, rany): TAK / NIE ........
- Ciąża lub karmienie piersią: TAK / NIE
- Choroby przewlekłe, które mogą mieć znaczenie dla zabiegu (cukrzyca, zaburzenia krzepnięcia, choroby autoimmunologiczne): TAK / NIE ........
- Leki stosowane na stałe, w tym antybiotyki i retinoidy: TAK / NIE ........
- Reakcje po poprzednich zabiegach: TAK / NIE ........
Dodatkowe pytania dla paznokci: pękające lub osłabione płytki, grzybica paznokci, reakcja na hybrydę lub akryl.
Dodatkowe pytania dla rzęs i brwi: noszenie soczewek kontaktowych, choroby oczu, alergia na klej lub henną, wcześniejsze podrażnienia powiek.
Zgoda na przetwarzanie danych o zdrowiu: Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych o moim stanie zdrowia podanych w ankiecie w celu bezpiecznego wykonania zabiegu. Wiem, że zgodę mogę wycofać w każdej chwili. Data i podpis ........
Dziennik zabiegów: data | usługa | preparaty lub kolor | uwagi i reakcja skóry | zalecenia po zabiegu
Przy każdym pytaniu zadaj sobie jedno pytanie kontrolne: co zrobię z tą odpowiedzią? Jeśli odpowiedź nie zmienia sposobu wykonania zabiegu, wykreśl pytanie.
Dlaczego dane z ankiety zdrowotnej to dane szczególnej kategorii?
Bo art. 9 ust. 1 RODO wymienia dane dotyczące zdrowia wśród danych, których przetwarzanie jest co do zasady zakazane. Wyjątki wylicza art. 9 ust. 2. Dla małego salonu najczęściej chodzi o wyraźną zgodę klientki (art. 9 ust. 2 lit. a). Zgoda musi być dobrowolna, konkretna i dotyczyć właśnie danych o zdrowiu.
Z tego wynikają trzy praktyczne reguły:
- Zgoda na dane o zdrowiu jest osobna. Nie łącz jej ze zgodą marketingową ani z akceptacją regulaminu.
- Zbieraj tylko potrzebne dane. Zasada minimalizacji z art. 5 RODO dotyczy też ankiety.
- Zabezpiecz to, co zebrałaś. Art. 32 RODO wymaga odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, a szyfrowanie wymienia jako jeden z przykładów.
Nie ma jednego przepisu, który mówiłby, jak długo salon musi przechowywać kartę klientki. Okres przechowywania ustal sama, zapisz go w klauzuli informacyjnej i usuwaj dane po jego upływie. W razie wątpliwości zapytaj prawnika. Wzór klauzuli znajdziesz w artykule klauzula informacyjna RODO dla salonu kosmetycznego.
Jak przechowywać kartę klientki: papier czy system?
Oba sposoby są dopuszczalne, jeśli zabezpieczysz dane. Różni je ryzyko.
| Co sprawdzasz | Papier | System rezerwacji |
|---|---|---|
| Kto może zajrzeć | Każdy, kto dotrze do szafki lub segregatora | Tylko osoby z kontem i uprawnieniami |
| Zgubienie lub zniszczenie | Pożar, zalanie, zgubiony segregator | Zależy od kopii zapasowych dostawcy |
| Wyszukanie klientki | Przeglądanie kart ręcznie | Wyszukiwanie po nazwisku lub telefonie |
| Prawo do usunięcia danych | Trzeba znaleźć i zniszczyć kartkę | Usunięcie w panelu |
| Zabezpieczenie techniczne | Szafka na klucz | Logowanie, szyfrowanie, uprawnienia |
Jeśli zostajesz przy papierze: karty trzymaj w zamykanej szafce, nie zostawiaj ich na recepcji, a stare karty niszcz w niszczarce. Jeśli przechodzisz do systemu, sprawdź, jak dostawca chroni dane o zdrowiu. Listę pytań do zadania dostawcy znajdziesz w artykule czy system rezerwacji jest bezpieczny.
Jak wygląda karta klientki w Bookito?
W Bookito karta klientki oraz formularze i zgody są w obu planach, Go i Max. Alergie i notatki wewnętrzne klientki, pola własne profilu, notatki zabiegowe i zalecenia oraz odpowiedzi w formularzach i zgodach szyfrujemy w bazie algorytmem AES-256-GCM, a klucz trzymamy poza bazą, w Azure Key Vault. Imię, telefon i e-mail klientki nie są szyfrowane na poziomie pola.
To nie jest szyfrowanie, w którym dostawca nie widzi danych: aplikacja odszyfrowuje pola, żeby pokazać je w panelu. Szczegóły opisaliśmy w artykule o bezpieczeństwie danych klientek i RODO w Bookito. Dane klientki możesz w każdej chwili wyeksportować lub usunąć.
Najczęściej zadawane pytania
Czy salon kosmetyczny musi prowadzić kartę klientki?
To zależy od usług, które wykonujesz. W praktyce karta z ankietą zdrowotną chroni Ciebie i klientkę, bo dokumentuje, o co ją zapytałaś i co ustaliłyście. Przy zabiegach z podwyższonym ryzykiem sprawdź wymagania z prawnikiem lub w swojej organizacji branżowej.
Czy muszę mieć zgodę klientki na ankietę zdrowotną?
Jeśli zbierasz dane o zdrowiu, potrzebujesz podstawy z art. 9 ust. 2 RODO. W małym salonie zwykle jest to wyraźna zgoda, którą klientka może wycofać. Zgodę zbieraj osobno od zgody marketingowej.
Jak długo przechowywać kartę klientki?
Nie ma jednego przepisu, który podawałby okres dla wszystkich salonów. Ustal okres adekwatny do celu, zapisz go w klauzuli informacyjnej i usuwaj dane po jego upływie. Przy wątpliwościach zapytaj prawnika.
Czy kartę klientki można prowadzić w telefonie albo w arkuszu?
Można, ale telefon i arkusz bez zabezpieczeń to słaba ochrona danych o zdrowiu. Zadbaj o blokadę ekranu, hasło do pliku i ograniczony dostęp. Przy większej liczbie klientek wygodniejszy i bezpieczniejszy jest system z uprawnieniami.
Czy dane z karty klientki można wysłać e-mailem?
Lepiej tego unikać. E-mail trafia na serwery pośredniczące i zostaje w skrzynkach, nad którymi nie masz kontroli. Dane o zdrowiu przekazuj tylko tam, gdzie możesz zapewnić zabezpieczenia.
Źródła
- Rozporządzenie (UE) 2016/679 (RODO), art. 5, 9 i 32, EUR-Lex, czytane 4 października 2026
- UODO, podstawy przetwarzania szczególnych kategorii danych, czytane 4 października 2026
Podstawy RODO dla małego salonu zebraliśmy w artykule RODO w małym salonie, a zapisy regulaminu w tekście wzór regulaminu salonu.
Chcesz mieć formularze, zgody i kartę klientki w jednym miejscu? Załóż konto w Bookito i przejrzyj gotowe formularze w panelu.
