Bezpieczeństwo danych klientów w systemie rezerwacji zależy od dwóch stron. Salon jest administratorem danych klientek i odpowiada za podstawę prawną, zgody oraz odpowiedzi na żądania. System jest podmiotem przetwarzającym: trzyma dane na serwerach, szyfruje wybrane pola, robi kopie zapasowe i daje narzędzia do eksportu oraz usunięcia danych.
Najważniejsze informacje
- Administratorem danych klientek jest salon, a Bookito przetwarza je jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia, którą na życzenie podpisujemy.
- Serwery Bookito stoją w regionie Microsoft Azure Poland Central (Warszawa), a połączenie jest szyfrowane (HTTPS, TLS).
- Alergie, notatki zabiegowe i odpowiedzi w formularzach zgód są szyfrowane w bazie algorytmem AES-256-GCM. Imię, telefon i e-mail klientki nie są szyfrowane na poziomie pola.
- Dane klientki możesz wyeksportować lub usunąć. Prawo do usunięcia ma wyjątki, na przykład dokumenty potrzebne do rozliczeń podatkowych.
- Żaden system nie jest "zgodny z RODO" sam z siebie. Zgodność to Twoje procesy plus narzędzia, które system Ci daje.
Kto odpowiada za dane klientek: salon czy system rezerwacji?
Za dane klientek odpowiada salon. To Ty decydujesz, po co zbierasz imię, telefon i e-mail oraz jak długo je trzymasz, więc według RODO jesteś administratorem. System rezerwacji działa na Twoje polecenie i jest podmiotem przetwarzającym (art. 28 RODO). Relację między wami opisuje umowa powierzenia przetwarzania danych.
Bookito przetwarza dane jako podmiot przetwarzający. Umowę powierzenia podpisujemy na życzenie, napisz na kontakt@bookito.pl. Aktualna lista podwykonawców, czyli podprocesorów, jest na stronie bookito.pl/podprocesorzy. Znajdziesz tam między innymi dostawców chmury, płatności i modeli AI.
Jakie obowiązki RODO ma salon i co z nich robi system?
Salon ma sześć obowiązków, które dotykają systemu rezerwacji. System może pomóc przy każdym, ale żadnego nie przejmuje w całości.
| Obowiązek RODO salonu | Co robi system | Co robisz Ty |
|---|---|---|
| Poinformować klientkę, że przetwarzasz jej dane | Pozwala dodać formularze i zgody do rezerwacji | Utrzymujesz aktualną politykę prywatności salonu |
| Zbierać tylko potrzebne dane | Rezerwacja wymaga telefonu i kodu z e-maila, bez zakładania konta | Nie dopisujesz pól, których nie potrzebujesz |
| Chronić dane przed wyciekiem | Szyfrowanie połączenia, szyfrowanie wrażliwych pól, kopie zapasowe, osobne dane każdego salonu | Silne hasło, ostrożne nadawanie dostępów zespołowi |
| Usunąć dane na żądanie | Usuwanie na żądanie i anonimizacja klientki | Weryfikujesz tożsamość i odpowiadasz w terminie |
| Wydać kopię danych na żądanie | Eksport danych klientki | Przekazujesz plik osobie, która o niego prosi |
| Mieć zgodę na marketing | Daje formularze i zgody, które możesz zbierać od klientek | Nie wysyłasz marketingu bez zgody na dany kanał |
Terminy i wyjątki sprawdzisz w tekście rozporządzenia, link w sekcji Źródła. Najważniejszy: na żądanie osoby masz odpowiedzieć bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca (art. 12 ust. 3 RODO).
Bezpieczeństwo danych klientów w Bookito: co dokładnie chronimy?
Chronimy dane na trzech poziomach: w drodze do serwera, w bazie i w dostępie.
- W transporcie. Połączenie z Bookito jest szyfrowane (HTTPS, TLS), a strony mają włączony mechanizm HSTS. Aplikacja łączy się z bazą PostgreSQL przez TLS, a baza nie ma dostępu publicznego.
- W bazie. Dane szczególnej kategorii, jak alergie, notatki zabiegowe i odpowiedzi w formularzach zgód, szyfrujemy algorytmem AES-256-GCM. Klucz trzymamy poza bazą, w Azure Key Vault. Szyfrujemy też treść wiadomości w skrzynce i zapisy rozmów AIdy.
- W dostępie. Każdy salon widzi tylko swoje dane, a izolację między salonami pilnuje aplikacja. Hasła przechowujemy w postaci skrótu. Zmiany w danych trafiają do rejestru zmian.
Czego nie obiecujemy: nie stosujemy szyfrowania, w którym klucze ma wyłącznie użytkownik, i nie twierdzimy, że "nie widzimy danych". Aplikacja musi odczytać dane, żeby pokazać je w panelu. Numeru karty klientki nie widzimy, bo płatności obsługuje Stripe.
Gdzie są przechowywane dane klientek salonu?
Dane klientek trzymamy na serwerach Microsoft Azure w Polsce, w regionie Poland Central. Baza ma kopie zapasowe z odtwarzaniem do punktu w czasie, z okresem przechowywania 14 dni. Dodatkową nocną kopię bazy trzymamy u innego dostawcy, w Cloudflare R2, a ten magazyn jest w USA.
Dlatego nie piszemy, że dane nigdy nie opuszczają Polski. Rozmowy i wiadomości przetwarzane przez AIdę trafiają też do dostawców modeli AI wskazanych w rejestrze podprocesorów. Jeśli klientka zapyta, gdzie są jej dane, daj jej tę odpowiedź w całości.
Co zrobić, gdy klientka żąda usunięcia swoich danych?
Gdy klientka pisze "usuńcie moje dane", masz co do zasady miesiąc na odpowiedź. Zrób cztery kroki:
- Potwierdź, że prośba pochodzi od tej klientki, na przykład odpowiedzią z numeru telefonu lub adresu e-mail zapisanego w jej karcie.
- Sprawdź, czy musisz zachować jakieś dane. Dokumenty potrzebne do rozliczeń podatkowych trzymasz przez okres wynikający z przepisów, o szczegóły zapytaj księgową.
- Usuń klientkę w Bookito albo ją zanonimizuj. Anonimizacja zostawia statystyki bez danych osobowych.
- Odpisz klientce, co zostało usunięte i czego nie możesz usunąć, wraz z podstawą prawną.
Prawo do usunięcia nie jest absolutne. Art. 17 ust. 3 RODO wymienia wyjątki, między innymi obowiązek prawny, który wymaga przechowywania danych.
Czy możesz wyeksportować bazę klientek i zabrać ją ze sobą?
Tak. Dane klientki i salonu możesz w każdej chwili wyeksportować. Klientka ma prawo do kopii swoich danych (art. 15 RODO) i do przeniesienia danych, które sama Ci podała (art. 20 RODO). Salon ma w Bookito własną bazę i może ją pobrać, jeśli zmienia system.
Przy przenosinach pamiętaj o zgodach. Zgoda na marketing jest przypisana do kanału (SMS, e-mail, komunikator) i nie przechodzi automatycznie do nowego systemu razem z numerami telefonów. Szczegóły opisuje artykuł o przeniesieniu bazy klientów a RODO. Wzór karty klientki z ankietą zdrowotną i zgodą znajdziesz w tekście karta klientki do salonu kosmetycznego.
Najczęściej zadawane pytania
Czy system rezerwacji dla salonu jest zgodny z RODO?
Żaden system nie jest zgodny z RODO sam z siebie, bo zgodność dotyczy sposobu, w jaki salon przetwarza dane. Dobry system daje narzędzia: umowę powierzenia, szyfrowanie, eksport i usuwanie danych. Bookito ma te narzędzia, ale polityka prywatności, zgody i odpowiedzi na żądania klientek zostają po stronie salonu.
Gdzie przechowywane są dane moich klientek w systemie rezerwacji?
W Bookito dane są na serwerach Microsoft Azure w regionie Poland Central (Warszawa). Dodatkowa nocna kopia bazy leży w Cloudflare R2 w USA. Treści rozmów AIdy przetwarzają dostawcy modeli AI z rejestru podprocesorów.
Co zrobić, gdy klientka żąda usunięcia swoich danych?
Zweryfikuj, kto prosi, sprawdź, czy musisz coś zachować z powodów prawnych, usuń lub zanonimizuj klientkę i odpowiedz w ciągu miesiąca. Napisz klientce, jakich danych nie możesz usunąć i dlaczego.
Czy mogę wyeksportować bazę klientów i zabrać ją ze sobą?
Tak, dane klientek i salonu możesz wyeksportować w każdej chwili. Pamiętaj, że zgoda marketingowa jest osobna dla każdego kanału. Przed wysyłką marketingu z nowego systemu sprawdź, czy masz zgodę na dany kanał.
Kto jest administratorem danych klientek: salon czy dostawca systemu?
Administratorem jest salon, bo to on decyduje, po co i jak długo przetwarza dane. Dostawca systemu jest podmiotem przetwarzającym i działa na podstawie umowy powierzenia. W Bookito podpisujemy ją na życzenie, napisz na kontakt@bookito.pl.
Źródła
Zobacz też: RODO w małym salonie, bezpieczeństwo danych logowania przy migracji i FAQ Bookito.
Chcesz sprawdzić, jak to wygląda w panelu? Załóż konto w Bookito i przejrzyj ustawienia danych klientek.
