Po co dbać o porządek w pliku Import CSV w Bookito (`/admin/import/csv`) jest prosty: wgrywasz plik, mapujesz kolumny, gotowe. Ale jeśli plik jest bałaganiarski, część danych może wpaść źle, polskie znaki się rozjadą, a numery telefonów będą nie do użycia. Dziesięć minut na przygotowaniu pliku oszczędza potem godzinę poprawek. Ten poradnik pokazuje, jak zrobić to porządnie. Przypomnienie na start: import CSV przenosi tylko dane kontaktowe klientów. Historia wizyt nie mieści się w takim pliku....
Po co dbać o porządek w pliku
Import CSV w Bookito (/admin/import/csv) jest prosty: wgrywasz plik, mapujesz kolumny, gotowe. Ale jeśli plik jest bałaganiarski, część danych może wpaść źle, polskie znaki się rozjadą, a numery telefonów będą nie do użycia. Dziesięć minut na przygotowaniu pliku oszczędza potem godzinę poprawek. Ten poradnik pokazuje, jak zrobić to porządnie.
Przypomnienie na start: import CSV przenosi tylko dane kontaktowe klientów. Historia wizyt nie mieści się w takim pliku. Jeśli zależy Ci na historii, to osobny temat i osobna ścieżka (pełna migracja z pomocą naszego zespołu).
Jakie kolumny przygotować
Trzymaj jedną kolumnę na jedną informację. Nagłówki w pierwszym wierszu. Minimalny, praktyczny zestaw wygląda tak:
- Imię - imię klienta
- Nazwisko - nazwisko klienta
- Telefon - numer kontaktowy
- E-mail - adres e-mail, jeśli masz
- Notatki - dowolne uwagi (na przykład preferencje, alergie)
Nie każda kolumna musi być wypełniona w każdym wierszu. Jeśli u części klientów nie masz maila, po prostu zostaw pustą komórkę. Ważne, żeby nagłówki były jasne, bo po nich mapujesz kolumny w trakcie importu.
Unikaj sklejania danych w jednej komórce, na przykład "Anna Kowalska, 000 000 000". Rozbij to na osobne kolumny. System nie zgadnie, gdzie kończy się nazwisko, a zaczyna numer.
Format numeru telefonu
Numer telefonu to najczęstsze źródło problemów, bo Excel lubi go po swojemu przerabiać. Kilka zasad, które oszczędzą Ci kłopotów:
- Trzymaj się jednego formatu w całym pliku. Najprościej: dziewięć cyfr bez spacji albo z pojedynczymi spacjami, na przykład 000 000 000.
- Jeśli obsługujesz klientów spoza Polski, dopisz prefiks kraju z plusem, na przykład +48 000 000 000. Dla polskich numerów prefiks +48 nie jest konieczny.
- Uważaj na wiodące zero, które Excel potrafi obciąć. Jeśli numer zaczyna się od zera, ustaw format komórki jako "Tekst", zanim wpiszesz numery, albo dopisz apostrof przed numerem.
- Usuń przypadkowe znaki: myślniki w środku, nawiasy, podwójne spacje. Im czystszy numer, tym pewniej zadziałają potem przypomnienia.
Kodowanie UTF-8, czyli polskie znaki
To jest klasyczna pułapka. Jeśli po imporcie zobaczysz "Ma?gorzata" albo krzaki zamiast ą, ć, ę, ł, ń, ó, ś, ź, ż, to znaczy, że plik zapisał się w złym kodowaniu.
Rozwiązanie: zapisuj plik w kodowaniu UTF-8. W nowszym Excelu wybierz przy zapisie format "CSV UTF-8 (rozdzielany przecinkami)". To osobna pozycja na liście formatów i to właśnie ją chcesz. Jeśli Twój Excel takiej opcji nie ma, otwórz plik w darmowym LibreOffice Calc, tam przy zapisie do CSV pojawia się pole wyboru kodowania i ustaw UTF-8.
Krótki test: otwórz zapisany plik i sprawdź, czy nazwisko z ogonkiem wygląda poprawnie. Jeśli tak, kodowanie jest w porządku.
Usuwanie duplikatów
Zanim wgrasz plik, wyczyść powtórki. Zdarza się, że ten sam klient figuruje dwa razy, raz z mailem, raz bez, albo z numerem zapisanym na dwa sposoby. Import wgra oba wpisy i zrobi bałagan w bazie.
Jak to ogarnąć w Excelu:
- Zaznacz dane i użyj funkcji "Usuń duplikaty" (zakładka Dane).
- Posortuj po numerze telefonu, żeby wychwycić te same numery w różnym zapisie.
- Ujednolić format numerów wcześniej, bo inaczej "000000000" i "000 000 000" będą traktowane jako dwie różne osoby.
Zapis z Excela jako CSV krok po kroku
- Uporządkuj dane w kolumnach z nagłówkami w pierwszym wierszu.
- Usuń puste wiersze na dole i przypadkowe kolumny pomocnicze z boku.
- Wybierz Plik → Zapisz jako.
- Z listy formatów wybierz "CSV UTF-8 (rozdzielany przecinkami)".
- Nadaj nazwę i zapisz. Jeśli Excel zapyta o zachowanie formatu, potwierdź CSV.
- Otwórz zapisany plik dla pewności i sprawdź polskie znaki oraz numery.
Potem w Bookito wchodzisz w Ustawienia → Import i migracja → Import CSV, wgrywasz plik i mapujesz kolumny na pola: imię, nazwisko, telefon, e-mail, notatki.
Przykładowa tabelka
Tak może wyglądać gotowy plik przed zapisem do CSV:
| Imię | Nazwisko | Telefon | Notatki | |
|---|---|---|---|---|
| Anna | Kowalska | 000 000 000 | anna@przyklad.pl | Woli wizyty rano |
| Marta | Nowak | 000 000 000 | Alergia na jeden z żeli | |
| Ewa | Wiśniewska | 000 000 000 | ewa@przyklad.pl | Stała klientka, pakiet |
Numery telefonu na przykładzie są celowo neutralne (000 000 000). W swoim pliku wpisz oczywiście prawdziwe numery klientów.
Szybka checklista przed wgraniem
- Nagłówki kolumn są jasne (Imię, Nazwisko, Telefon, E-mail, Notatki)
- Jedna informacja w jednej kolumnie, nic nie sklejone
- Numery w jednym formacie, bez obciętych zer
- Plik zapisany jako CSV UTF-8, polskie znaki wyglądają dobrze
- Duplikaty usunięte
- Puste wiersze i zbędne kolumny wycięte
Coś nie gra
Jeśli po imporcie coś wygląda nie tak (krzaki zamiast ogonków, brakujące numery), napisz do nas na pomoc@bookito.pl i dołącz plik. Podpowiemy, co poprawić, i pomożemy wgrać dane jeszcze raz.
14 dni za darmo. Bez karty kredytowej.
Przeczytaj również:
