Przejście z Excela na system rezerwacji w salonie zaczynasz od złożenia jednego arkusza z klientkami i uporządkowania historii wizyt. Kontakty możesz wgrać sam z pliku CSV, a historię wizyt, notatki i cennik przenosi opiekun migracji, który pokazuje Ci wynik do zatwierdzenia.
Najważniejsze informacje
- Do Bookito wgrywasz kontakty klientek z pliku CSV: imię, nazwisko, telefon, e-mail i notatki.
- Historię wizyt z arkuszy przenosi opiekun migracji, a Ty potwierdzasz gotowy wynik. Własną kopię arkuszy zachowaj w archiwum.
- Ważne fakty z historii (alergie, preferencje, ostatnia wizyta, formuła zabiegu) warto mieć też w kolumnie Notatki, bo to je zobaczysz przy rezerwacji.
- Przed importem usuwasz duplikaty i ujednolicasz telefony. To najdłuższa część pracy.
- Stary Excel zostaw jako kopię na czas równoległej pracy i dłużej, jeśli potrzebuje tego Twoja księgowość.
To przykład modelowy, nie opis konkretnego salonu. Liczby w nim są ilustracyjne i służą do pokazania proporcji pracy.
Jak wyglądał Excel w typowym salonie z długą historią?
Wyobraźmy sobie salon, który przez 15 lat prowadził klientki w trzech plikach. Pierwszy to lista klientek z telefonem, e-mailem i notatkami. Drugi to historia wizyt, jedna zakładka na rok. Trzeci to notatki specjalne, na przykład o uczuleniach. Informacje o jednej klientce leżą w trzech miejscach, a pełny obraz ma tylko właścicielka.
W takim salonie problem nie polega na samym Excelu. Polega na tym, że klientka nie umówi się sama wieczorem, a zespół nie ma dostępu do notatek. Dlatego pierwszym krokiem jest zebranie wszystkiego w jednej tabeli.
Jak uporządkować arkusz Excel przed importem?
Złóż jeden arkusz, jeden wiersz na klientkę. Poniżej wzór kolumn do skopiowania, z trzema przykładowymi wierszami. Numery są zmyślone.
| Imię | Nazwisko | Telefon | Data ostatniej wizyty | Notatki | |
|---|---|---|---|---|---|
| Anna | Kowalska | 000 000 000 | anna@przyklad.pl | 2026-03-14 | Woli poranki. Alergia na jeden z żeli. |
| Marta | Nowak | 000 000 000 | 2025-11-02 | Hybryda co 3 tygodnie. | |
| Ewa | Wiśniewska | 000 000 000 | ewa@przyklad.pl | 2024-06-20 | Stała klientka od lat. |
Samodzielny import CSV wgrywa imię, nazwisko, telefon, e-mail i notatki. Kolumna z datą ostatniej wizyty jest tylko Twoją pomocą przy sortowaniu, więc przed zapisem do CSV dopisz ją na początku notatki, na przykład "ostatnia wizyta 2026-03-14. Woli poranki." Dzięki temu informacja nie zginie.
Kolejność pracy:
- Zrób kopię całego Excela w dwóch miejscach.
- Złóż trzy pliki w jeden arkusz, jeden wiersz na klientkę.
- Usuń duplikaty. Posortuj po telefonie i ujednolić zapis numerów.
- Uzupełnij brakujące telefony, tam gdzie to możliwe. Telefon to najważniejsze pole.
- Zdecyduj, których klientek nie przenosisz. Dane osobowe nie powinny leżeć w systemie bez potrzeby, więc kontakt, który nie był u Ciebie od lat, możesz zostawić w archiwum.
- Zapisz jako CSV w kodowaniu UTF-8. Jak to zrobić, opisaliśmy w poradniku o przygotowaniu pliku CSV.
Czy da się przenieść 15 lat historii wizyt z arkusza do programu?
Tak, razem z opiekunem migracji. Historię wizyt, notatki i cennik przenosi opiekun, a Ty potwierdzasz gotowy wynik. Przed tym zrób z zakładek roku jeden uporządkowany arkusz: jedna wizyta w wierszu, kolumny Data, Klientka, Usługa, Pracownik, Uwagi, Cena. Oryginały zachowaj jako archiwum (PDF albo kopia arkusza), podpisane rokiem, tak długo, jak wymagają tego Twoje obowiązki księgowe.
Przy takiej historii poproś opiekuna o ustalenie zakresu: wszystkie 15 lat czy ostatnie lata. Przejrzyj klientki aktywne w ostatnich dwóch latach i sprawdź po przeniesieniu notatki o formułach, uczuleniach i preferencjach. Więcej o tym, co przenosi opiekun, a co zostaje, w tekście czy stracę historię wizyt.
Uważaj na notatki o sprawach prywatnych klientek, na przykład o zdrowiu członków rodziny. Do systemu wpisz tylko to, co jest potrzebne do wykonania usługi.
Plan w 4 tygodniach
Ten plan jest przykładowy. Dostosuj go do swojego grafiku.
- Tydzień 1: porządek w arkuszu. Jeden arkusz, usunięte duplikaty, ujednolicone telefony, kopie zapasowe.
- Tydzień 2: próba. Wybierz około 100 klientek (starych, nowych, z notatkami), wgraj je i sprawdź. Zrób testową rezerwację na siebie.
- Tydzień 3: pełne przeniesienie i praca równoległa. Wgraj całość kontaktów, a opiekun przenosi historię wizyt i notatki do zatwierdzenia. Nowe rezerwacje wpisuj do jednego miejsca, nie do dwóch.
- Tydzień 4: przełączenie. Podmień link w bio, na stronie i w Google. Arkusz trafia do folderu Archiwum. Nie kasuj go.
Opiekun migracji może pomóc na etapie wgrania i sprawdzenia podglądu. Zgłoś się przez bookito.pl/migracja. Kreator pokazuje błędy przed zapisem, pomija duplikaty po telefonie i e-mailu, a import klientów można według opisu procedury cofnąć w ciągu 7 dni (sprawdź to w kreatorze).
Jak zmienia się codzienna praca po przejściu z Excela?
Zamiast szukać w trzech plikach, widzisz klientkę z notatką w jednym miejscu. Klientka umawia się sama przez link, bez telefonu. Przypomnienie o wizycie wychodzi e-mailem w cenie planu, a SMS to osobny pakiet, domyślnie wyłączony. Zadatek może wpłacić przez BLIK, kartę lub Przelewy24. Porównanie kalendarza z arkuszem opisaliśmy w tekście Excel czy system do grafiku.
Najczęściej zadawane pytania
Jak przejść z Excela na system rezerwacji w salonie z długą historią klientek?
Złóż jeden arkusz z kontaktami, wyczyść go, zapisz jako CSV w UTF-8 i wgraj do systemu. Historię wizyt, notatki i cennik przenosi opiekun migracji, a Ty zatwierdzasz wynik. Własną kopię arkuszy zachowaj.
Czy da się przenieść 15 lat historii wizyt z arkusza do programu?
Tak, z pomocą opiekuna migracji. Przenosi on historię wizyt, notatki i cennik, a Ty potwierdzasz wynik. Własną kopię arkuszy zachowaj w archiwum.
Ile trwa przeniesienie bazy klientek z Excela do systemu?
Najdłużej trwa porządkowanie arkusza, a nie samo wgranie. Przy dużej bazie zaplanuj kilka tygodni spokojnej pracy rozłożonej na wieczory. Bookito nie obiecuje konkretnego czasu wgrania.
Jak uporządkować arkusz Excel przed importem?
Jeden wiersz na klientkę, osobne kolumny na imię, nazwisko, telefon, e-mail i notatki. Usuń duplikaty, ujednolić telefony i zapisz plik w UTF-8.
Co dalej?
Jeśli nie jesteś pewien, którą ścieżkę wybrać, przeczytaj porównanie importu CSV z migracją z opiekunem.
Chcesz wgrać swoją bazę na próbę? Załóż konto i zacznij od 100 klientek.
