Klientki z zeszytu do systemu rezerwacji w salonie przenosisz w trzy wieczory: najpierw przepisujesz stałe klientki z ostatnich 6 miesięcy (imię, telefon, krótka notatka), potem zapisujesz tabelę jako CSV i wgrywasz ją do systemu. Całej historii z zeszytu nie musisz przepisywać sama. Jeśli zależy Ci na historii wizyt w Bookito, ustal z opiekunem migracji, co przeniesiecie ze zdjęć stron lub z pliku, a Ty potwierdzisz wynik. Zeszyt zostaje jako kopia.
Najważniejsze informacje
- Do systemu wystarczą trzy rzeczy na klientkę: imię, telefon i krótka notatka. E-mail dodajesz, jeśli go masz.
- Zacznij od klientek, które były u Ciebie w ostatnich 6 miesiącach i wróciły więcej niż raz.
- Samodzielny import CSV obejmuje kontakty. Opiekun migracji może przenieść też historię wizyt, notatki i cennik, a Ty potwierdzasz gotowy wynik.
- Na stronie migracji Bookito opisujemy, że możesz też przesłać zdjęcia stron zeszytu opiekunowi. Zakres ustalasz z nim indywidualnie.
- Okres próbny w Bookito trwa 30 dni i obejmuje do 30 rezerwacji.
Jak przenieść klientki z papierowego zeszytu do systemu rezerwacji?
Przepisz je do prostego arkusza z kolumnami Imię, Telefon, E-mail, Notatki i zapisz jako CSV. Wgrywasz plik w kreatorze importu albo razem z opiekunem migracji. Tabela do skopiowania:
| Imię | Telefon | Notatki | |
|---|---|---|---|
| Kasia | +48 000 000 000 | Hybryda co 3 tygodnie. Woli poranki. | |
| Marta | +48 000 000 000 | marta@przyklad.pl | Uczulona na parabeny. Ostatnia wizyta 2026-03-14. |
| Tomek | +48 000 000 000 | Broda i strzyżenie. |
Numery są zmyślone. Telefon to najważniejsze pole, bo po nim system rozpoznaje klientkę przy rezerwacji. Jak zapisać plik w UTF-8, opisaliśmy w poradniku o przygotowaniu CSV.
Czy opłaca się przejść z zeszytu na system rezerwacji w małym salonie?
Opłaca się, jeśli zeszyt zaczyna Cię ograniczać: klientka pisze wieczorem i nie dostaje odpowiedzi, zadatek trzeba ustalać ręcznie, a przypomnienie wysyłasz z głowy. System ma sens, gdy chcesz, żeby klientka sama wybierała wolny termin i widziała zasady zadatku przed potwierdzeniem. Jeśli rezerwujesz kilka wizyt w tygodniu i wszystko Ci wystarcza, nie ma pośpiechu. Sygnały, że czas na zmianę, opisaliśmy w tekście czy potrzebujesz systemu, a porównanie kalendarza z arkuszem w artykule Excel czy system do grafiku.
Plan 3 wieczorów
To plan do skopiowania.
Wieczór 1: lista priorytetowa.
- Przejdź przez zeszyt z ostatnich 6 miesięcy i zaznacz ołówkiem klientki, które pojawiają się więcej niż raz.
- Dodaj osoby z wizytówek, kartek i telefonu.
- Kogoś, kto był raz dawno temu, pomijasz. Nie musi trafiać do systemu.
Wieczór 2: zapis do arkusza.
- Wpisz do tabeli imię, telefon i notatkę. Nie przepisuj każdej wizyty osobno. Notatka "stała klientka, hybryda co 3 tygodnie" wystarczy.
- Sprawdź numery po wpisaniu, bo literówka w telefonie to klientka bez przypomnienia.
Wieczór 3: plik, wgranie, sprawdzenie.
- Zapisz jako CSV UTF-8 i wgraj plik w Bookito. Sprawdź podgląd i błędy przed zapisem.
- Przejrzyj bazę klientek w panelu i sprawdź 15 osób, w tym wszystkie z uczuleniami.
- Zrób testową rezerwację na własnym linku.
Starsze klientki dopisujesz wtedy, gdy się odezwą. Nie ma potrzeby przepisywać wszystkiego naraz.
Jak zachować notatki z zeszytu, np. alergie i preferencje klientek?
Wpisz je w kolumnie Notatki, w stałym układzie. Szablon notatki:
[uczulenia] | [preferencje] | [rytm powrotów] | ostatnia wizyta [data]
Przykład: "uczulona na parabeny | woli poranki | co 3 tygodnie | ostatnia wizyta 2026-03-14". Uczulenia i przeciwwskazania sprawdź dwa razy po przepisaniu, bo od nich zależy bezpieczeństwo klientki. Nie wpisuj do systemu spraw prywatnych niezwiązanych z usługą, na przykład o zdrowiu rodziny klientki.
Jak szybko przepisać kilkaset klientek do systemu?
Nie próbuj zrobić tego w jeden wieczór. Praca partiami, na przykład miesiąc zeszytu na wieczór, jest wolniejsza, ale bezpieczniejsza. Jeśli nie chcesz przepisywać, na stronie bookito.pl/migracja opisujemy, że możesz wysłać plik albo zdjęcia stron, a opiekun pomoże uporządkować dane i wgrać je do Bookito. Zakres i sposób ustalasz z nim, bo zeszyt każdego wygląda inaczej. Przy większej liczbie klientek zobacz plan dla salonu z dużym arkuszem.
Jak nie zgubić stałych klientek w trakcie?
- Nie wyrzucaj zeszytu. Zostaje jako kopia, dopóki nie nabierzesz pewności, że w systemie jest komplet.
- Sprawdź listę po imporcie. Wyłap literówki w numerach.
- Uprzedź stałe klientki. Przy najbliższej wizycie powiedz, że od teraz umawiasz się przez link.
- Podmień link w bio na Instagramie dopiero wtedy, gdy baza jest wgrana i test przeszedł.
Co zmienia się po przeniesieniu klientek do systemu?
Klientka może sama wybrać wolny termin przez link, bez zakładania konta. Przypomnienie o wizycie wychodzi e-mailem w cenie planu, a SMS to osobny, płatny pakiet, domyślnie wyłączony. Możesz poprosić o zadatek, który klientka wpłaca kartą, BLIK-iem lub przez Przelewy24. Przy każdej wizycie widzisz notatkę z karty klientki.
Najczęściej zadawane pytania
Jak przenieść klientki z papierowego zeszytu do systemu rezerwacji?
Przepisz stałe klientki do arkusza z kolumnami Imię, Telefon, E-mail, Notatki, zapisz jako CSV UTF-8 i wgraj do systemu. Możesz też poprosić opiekuna migracji o pomoc przy uporządkowaniu danych.
Czy opłaca się przejść z zeszytu na system rezerwacji w małym salonie?
Tak, jeśli chcesz, żeby klientki umawiały się same i płaciły zadatek online. Jeśli zeszyt w pełni Ci wystarcza, nie masz powodu spieszyć się ze zmianą.
Jak szybko przepisać kilkaset klientek do systemu?
Pracuj partiami przez kilka wieczorów, zaczynając od klientek z ostatnich 6 miesięcy. Starsze dopisujesz, gdy się odezwą. Możesz też poprosić opiekuna o pomoc.
Jak zachować notatki z zeszytu, np. alergie i preferencje klientek?
Wpisz je w kolumnie Notatki w stałym układzie: uczulenia, preferencje, rytm powrotów, data ostatniej wizyty. Uczulenia sprawdź po przepisaniu dwa razy.
Co dalej?
Jeśli korzystasz z arkusza, zobacz plan dla salonu z wieloletnim Excelem.
Masz listę stałych klientek? Załóż konto i wgraj je na próbę.
