Zeszyt działał latami, ale ma jedną słabość Papierowy kalendarz albo zeszyt z terminami to klasyk. Wielu świetnych fryzjerów, kosmetyczek i masażystów prowadzi tak salon od lat i dobrze im idzie. Zeszyt ma jednak jedną słabość, której nie da się obejść: nie rezerwuje za Ciebie, kiedy Ty pracujesz albo śpisz. Klientka pisze na Instagramie o 22:00, Ty odpowiadasz rano, a ona w międzyczasie umówiła się gdzie indziej. Zeszyt też nie wyśle przypomnienia i nie weźmie zadatku. Jeśli chcesz to zmieni...

Zeszyt działał latami, ale ma jedną słabość

Papierowy kalendarz albo zeszyt z terminami to klasyk. Wielu świetnych fryzjerów, kosmetyczek i masażystów prowadzi tak salon od lat i dobrze im idzie. Zeszyt ma jednak jedną słabość, której nie da się obejść: nie rezerwuje za Ciebie, kiedy Ty pracujesz albo śpisz.

Klientka pisze na Instagramie o 22:00, Ty odpowiadasz rano, a ona w międzyczasie umówiła się gdzie indziej. Zeszyt też nie wyśle przypomnienia i nie weźmie zadatku. Jeśli chcesz to zmienić, pierwszym krokiem jest przeniesienie Twoich stałych klientów do systemu. Pokażemy, jak zrobić to spokojnie i bez chaosu.

Najważniejsza zasada: nie przepisujesz wszystkiego

Największy błąd to próba przepisania całego zeszytu z pięciu lat, z każdą wizytą i każdą notatką. To zniechęca po pierwszej stronie i zwykle kończy się porzuceniem pomysłu.

Nie tędy droga. Do systemu wystarczy przenieść stałych klientów, czyli tych, którzy realnie wracają. To oni są Twoim majątkiem. Historia sprzed lat jest miła, ale do startu niepotrzebna. W systemie historia zacznie się budować sama od pierwszej wizyty, którą wpiszesz.

Krok 1: uporządkuj papierową bazę

Zanim cokolwiek przepiszesz, zrób prosty przegląd zeszytu. Weź kartkę albo od razu otwórz arkusz w telefonie i wypisuj.

Przejdź przez ostatnie 6 do 12 miesięcy i wynotuj osoby, które pojawiają się więcej niż raz. To Twoi stali klienci. Kogoś, kto był raz dwa lata temu i nie wrócił, spokojnie pomijasz.

Praktyczne wskazówki:

  • Pracuj partiami, na przykład miesiąc dziennie. Nie próbuj zrobić wszystkiego jednego wieczoru.
  • Zaznaczaj w zeszycie ołówkiem osoby, które już spisałeś, żeby nie dublować.
  • Jeśli masz karteczki, wizytówki albo kontakty w telefonie, dorzuć je do tej samej listy.

Krok 2: spisz to, co naprawdę potrzebne

Dla każdego stałego klienta wystarczą trzy rzeczy:

  1. Imię (i nazwisko, jeśli je masz, ale imię wystarczy do startu).
  2. Numer telefonu (przykładowo 000 000 000). To najważniejsze pole, bo po numerze system rozpozna klienta przy rezerwacji.
  3. Notatka, jeśli jest ważna: "uczulona na parabeny", "woli poranki", "zawsze farba plus strzyżenie", "spóźnia się 10 minut".

E-mail dodaj tylko wtedy, gdy go masz pod ręką. Nie musisz zdobywać adresów na siłę.

Nie przepisuj każdej wizyty z osobna. Notatka w stylu "stała klientka, hybryda co 3 tygodnie" jest w zupełności wystarczająca i szybsza w spisaniu.

Krok 3: zrób z tego prosty plik (albo my zrobimy za Ciebie)

System Bookito wczytuje bazę klientów z pliku CSV. Brzmi technicznie, ale to zwykła tabela z kolumnami.

Najprościej otworzyć arkusz (Arkusze Google, Excel, cokolwiek) i zrobić kolumny:

imię telefon e-mail notatki
Kasia 000 000 000 hybryda co 3 tyg, woli poranki
Marta 000 000 000 marta@przyklad.pl uczulona na parabeny
Tomek 000 000 000 broda plus strzyżenie

Potem zapisujesz plik jako CSV (w arkuszu: Plik → Pobierz → CSV) i wgrywasz go w Bookito w /admin/import/csv. Mapujesz kolumny (imię, telefon, e-mail, notatki) i importujesz. Gotowe.

Nie chcesz się w to bawić? Napisz do nas. Możemy przepisać Twoją bazę za Ciebie jako usługę: przysyłasz zdjęcia stron zeszytu albo listę, a my przygotowujemy plik i wgrywamy. Ustalamy to indywidualnie, bo zeszyt każdego wygląda inaczej.

Jak nie stracić stałych klientek w trakcie

Przenoszenie bazy to dobry moment, żeby przypadkiem nikogo nie zgubić. Kilka zabezpieczeń:

  • Nie wyrzucaj zeszytu. Zostaje jako kopia bezpieczeństwa, dopóki nie nabierzesz pewności, że w systemie jest komplet.
  • Sprawdź listę po imporcie. Otwórz w Bookito bazę klientów i przejrzyj, czy najważniejsze osoby tam są. Wyłap literówki w numerach.
  • Uprzedź stałe klientki. Przy najbliższej wizycie powiedz: "od teraz umawiamy się przez link, dostaniesz przypomnienie SMS-em". Ludzie to lubią, bo nie muszą pamiętać.
  • Podmień link w bio na Instagramie dopiero, gdy baza jest wgrana. Wtedy nowe rezerwacje od razu wpadają do systemu.

Co zyskujesz po przeniesieniu

Kiedy stali klienci są już w systemie, dzieje się kilka rzeczy naraz:

  • Klient rezerwuje sam, o dowolnej porze, przez link. Ty nie musisz odpisywać w nocy.
  • System wysyła przypomnienie SMS przed wizytą, więc spada liczba nieodwołanych nieobecności.
  • Możesz poprosić o zadatek, żeby ktoś nie rezerwował "na próbę".
  • Przy każdej wizycie widzisz notatki i historię, która buduje się sama.
  • Telefon przestaje dzwonić w kółko o "czy jest wolny termin".

Numer telefonu, który przepisałeś z zeszytu, robi tu robotę: klient wpisuje ten sam numer i system od razu go rozpoznaje.

Checklist: z zeszytu do systemu

  • Załóż konto w Bookito (14 dni za darmo, bez karty)
  • Przejrzyj ostatnie 6 do 12 miesięcy w zeszycie
  • Wypisz stałych klientów (imię, telefon, notatka)
  • Wrzuć to do arkusza z kolumnami: imię, telefon, e-mail, notatki
  • Zapisz jako CSV i wgraj w /admin/import/csv (albo poproś nas o przepisanie)
  • Sprawdź bazę po imporcie, wyłap literówki w numerach
  • Ustaw usługi, godziny i zadatki
  • Podmień link rezerwacyjny w bio
  • Zeszyt trzymaj jako kopię, dopóki nie nabierzesz pewności

Masz pytanie albo chcesz, żebyśmy przepisali bazę za Ciebie? Napisz: pomoc@bookito.pl (w temacie: "Przeniesienie z zeszytu - nazwa salonu").

Przeczytaj również:

Gotowy/a żeby wypróbować Bookito?

Załóż darmowe konto →

14 dni za darmo. Bez karty kredytowej.

Autor Zespół Bookito

Ekspert w dziedzinie zarządzania salonami beauty. Pomagamy właścicielom salonów oszczędzać czas i pieniądze.