Grafik pracowników w Excelu wystarcza, gdy pracujesz sama albo zespół ma stałe godziny i nie przyjmujesz rezerwacji online. Gdy masz dwie osoby lub więcej, zmiany i telefony zabierają godziny, a terminy się dublują, warto zrobić rachunek. Policz czas tygodniowo, pomnóż przez swoją stawkę i porównaj z ceną systemu.
Najważniejsze informacje
- Excel jest dobry dla maksymalnie 3 osób świadczących usługi lub stałego, niezmiennego grafiku bez rezerwacji online.
- Problemy zaczynają się, gdy grafik zmienia się co tydzień, a klientki rezerwują w wielu kanałach (telefon, wiadomości, strona).
- Koszt czasu liczysz wzorem: godziny tygodniowo na grafik, zmiany i telefony razy stawka godzinowa razy 4,33 tygodnia w miesiącu.
- Nie obiecujemy oszczędności: wynik zależy od Twoich godzin i stawki. Porównaj go z ceną systemu dla Twojego zespołu.
- Przy przenosinach z arkusza do systemu przenosimy za Ciebie klientki z danymi kontaktowymi, listę usług z cenami i czasem trwania.
Ile godzin tygodniowo traci się na grafik w arkuszu?
Nie ma jednej liczby, bo zależy od zespołu i liczby zmian. Zmierz własną przez jeden tydzień: za każdym razem, gdy zajmujesz się grafikiem, zapisz minuty. Tabela poniżej to szablon z przykładowymi liczbami (wymyślonymi, tylko do pokazania rachunku). W ostatniej kolumnie wpisz własne.
| Zadanie | Przykład, minut tygodniowo | Twoje minuty |
|---|---|---|
| Ułożenie grafiku na tydzień | 45 | |
| Zmiany i zamiany (wiadomości od zespołu) | 30 | |
| Korekty po zmianach | 20 | |
| Szukanie wolnych terminów dla klientek przez telefon | 40 | |
| Wysyłanie grafiku i potwierdzanie | 15 | |
| Razem | 150 (2,5 godziny) |
Jak policzyć koszt czasu na grafik?
Pomnóż godziny tygodniowo przez stawkę i przez 4,33 (tyle tygodni średnio ma miesiąc). Wzór:
Koszt miesięczny w zł = godziny tygodniowo × stawka godzinowa × 4,33.
Przykład liczbowy, wymyślony do pokazania wzoru: 2,5 godziny tygodniowo, stawka 80 zł za godzinę. Wynik: 2,5 × 80 × 4,33 = około 866 zł miesięcznie. To jest wartość Twojego czasu, nie pieniądze, które wydajesz. Stawkę ustal sama: ile zarabiasz za godzinę wizyty. Porównaj wynik z ceną systemu: dla zespołu do 10 osób to w Bookito plan Max, 399 zł netto miesięcznie. Nie obiecujemy, że system zaoszczędzi Ci akurat tyle czasu. Sprawdzisz to w okresie próbnym.
Kiedy przejść z Excela na system do grafiku?
Przejdź, gdy zaznaczysz trzy lub więcej z poniższych sygnałów:
- Spędzasz ponad godzinę tygodniowo na grafik.
- Masz dwie osoby w zespole lub więcej.
- Zdarzają się podwójne rezerwacje albo wizyta u osoby, która ma wolne.
- Klientki narzekają, że nie mogą się dodzwonić.
- Zespół co chwilę pyta Cię o swój grafik.
- Rezerwacje przychodzą z kilku kanałów i każdy wpisujesz ręcznie.
Jeśli zaznaczyłaś mniej niż trzy, Excel lub kalendarz może jeszcze wystarczyć. Więcej o tym, kiedy system się nie opłaca, opisujemy w tekście o sygnałach, że salon potrzebuje systemu.
Jak uniknąć podwójnych rezerwacji w grafiku w Excelu?
W arkuszu pilnujesz tego ręcznie: jedna osoba wpisuje terminy, a przed zapisaniem sprawdza, czy komórka jest wolna. To działa, dopóki wpisuje wyłącznie jedna osoba. Gdy rezerwacje wpisują dwie osoby albo przychodzą z różnych kanałów, ryzyko rośnie. Praktyczne zasady: jeden arkusz w jednym miejscu, jedna osoba zatwierdzająca zmiany, kolor dla zajętych terminów i codzienne sprawdzenie na koniec dnia.
System rezerwacji pokazuje klientce tylko wolne terminy, więc ten problem znika przy rezerwacji online. W Bookito w planie Max jest grafik zespołu dla do 10 osób, a klientka rezerwuje wolne terminy sama. Zasady sprawiedliwego podziału zmian w zespole opisujemy osobno w tekście o grafiku sprawiedliwym dla wszystkich.
Czy da się zsynchronizować grafik pracowników z rezerwacjami online?
Tak, jeśli grafik i rezerwacje są w jednym narzędziu. Wtedy zmiana w grafiku zmienia wolne terminy dla klientek. Przy dwóch osobnych narzędziach (arkusz plus formularz) synchronizujesz je ręcznie. Synchronizacja Bookito z Kalendarzem Google jest dziś wyłączona, więc nie traktuj jej jako opcji. Zestawienie funkcji kalendarza online znajdziesz w tekście o kalendarzu online dla salonu.
Jak przejść z Excela na system bez chaosu?
Przechodź w czterech krokach, najlepiej w spokojnym tygodniu:
- Spisz dane. Zespół z godzinami pracy, usługi z cenami i czasem trwania, listę klientek.
- Skonfiguruj system i przetestuj go sama. Zarezerwuj wizytę jako klientka na telefonie.
- Prowadź oba grafiki równolegle przez tydzień. Porównuj i zapisuj, co nie działa.
- Wyłącz arkusz. Poinformuj klientki, że rezerwują online.
Jeśli Twoje klientki i usługi są w arkuszu, przenosimy je za Ciebie. Przenosimy klientki z danymi kontaktowymi, historię wizyt, notatki i listę usług z cenami i czasem trwania. Robi to opiekun, Ty potwierdzasz gotowy wynik. Szczegóły są na stronie bookito.pl/migracja, a historię jednej takiej zmiany czytasz w tekście o przejściu z Excela po 15 latach.
Najczęściej zadawane pytania
Czy do ułożenia grafiku w salonie wystarczy Excel?
Tak, gdy pracujesz sama albo masz stały grafik i przyjmujesz rezerwacje wyłącznie telefonicznie. Przy zespole, częstych zmianach i rezerwacjach z wielu kanałów arkusz zaczyna zabierać godziny i generować pomyłki.
Ile godzin tygodniowo traci się na grafik w arkuszu?
To zależy od zespołu i liczby zmian, więc nie podajemy jednej liczby. Zapisz minuty przez jeden tydzień i wstaw je do wzoru z tego artykułu. W przykładzie 2,5 godziny tygodniowo daje około 866 zł miesięcznie przy stawce 80 zł.
Kiedy przejść z Excela na system do grafiku?
Gdy zaznaczysz trzy lub więcej sygnałów z listy: ponad godzina tygodniowo na grafik, dwie osoby lub więcej, podwójne rezerwacje, skargi na dodzwanianie się, pytania zespołu o grafik, rezerwacje z kilku kanałów.
Jak uniknąć podwójnych rezerwacji w grafiku w Excelu?
Jedna osoba wpisuje terminy, przed zapisaniem sprawdza wolną komórkę, a na koniec dnia przegląda grafik. Przy rezerwacjach online lepiej użyć narzędzia, które pokazuje klientce tylko wolne terminy.
Czy da się zsynchronizować grafik pracowników z rezerwacjami online?
Tak, gdy grafik i rezerwacje są w jednym narzędziu. W Bookito w planie Max jest grafik zespołu do 10 osób. Synchronizacja z Kalendarzem Google jest wyłączona.
Chcesz sprawdzić, jak wygląda grafik zespołu w systemie? Załóż konto w Bookito i przetestuj go w okresie próbnym.
