Zadatek za rezerwację stolika ma sens tam, gdzie pusty stół kosztuje Cię realne pieniądze: w piątek i sobotę wieczorem, przy grupach od sześciu osób i przy wydarzeniach. Według art. 394 Kodeksu cywilnego zadatek zachowujesz, gdy gość nie przyjdzie z własnej winy, a oddajesz podwójnie, gdy to Ty odwołasz rezerwację. Poniżej cztery modele i gotowy tekst potwierdzenia.
Najważniejsze informacje
- Zadatek bierz tam, gdzie nieobecność gościa kosztuje: grupy, wieczory szczytu, wydarzenia, stoły do gier. Przy stoliku dla dwóch osób we wtorek zwykle nie ma takiej potrzeby.
- Zadatek zachowujesz, gdy gość nie wykona umowy z własnej winy. Gdy to Ty nie wykonasz rezerwacji z własnej winy, gość może żądać sumy dwukrotnie wyższej (art. 394 § 1 KC).
- Zadatek nie powinien wynosić 100 procent należności. UOKiK wskazuje, że jego wysokość nie może odpowiadać całemu wynagrodzeniu przedsiębiorcy.
- Nazwa wpłaty ma znaczenie: pisz "zadatek", nie "zaliczka", bo zaliczka zawsze wraca do gościa.
- Zasady odwołania napisz przed wpłatą i powtórz w potwierdzeniu rezerwacji.
Kiedy zadatek za rezerwację stolika ma sens?
Ma sens wtedy, gdy koszt pustego stołu jest wyższy niż niewygoda gościa związana z wpłatą. Policz to dla swojego lokalu: ile zarabia stół w piątek o 20:00 i co się dzieje, gdy goście nie przyjdą, a odmówiono trzem innym grupom.
Typowe sytuacje, w których zadatek jest uzasadniony:
- grupy od sześciu osób lub więcej, bo blokują kilka stołów,
- piątek, sobota i wieczory z wydarzeniami, na przykład mecz lub turniej,
- rezerwacja całej strefy lub loży,
- stoły do gry (bilard, kręgle, gry planszowe) z określoną godziną i czasem,
- imprezy okolicznościowe z ustalonym menu.
Tam, gdzie lokal i tak stoi pusty, zadatek odstrasza gości zamiast chronić Twój przychód. Stolik dla dwóch osób w środku tygodnia najczęściej obsłużysz bez wpłaty.
Jakie są modele zadatku za rezerwację stolika?
Cztery modele pokrywają większość lokali. Kwoty w przykładach są ilustracją rachunku, nie rynkową normą. Dopasuj je do swoich cen i obłożenia.
| Model | Jak działa | Przykład obliczeniowy | Dla kogo |
|---|---|---|---|
| Od osoby | Stała kwota za każdego gościa z rezerwacji | 8 osób × 20 zł = 160 zł | Grupy, imprezy, wieczory szczytu |
| Od stolika | Jedna kwota za stół lub strefę niezależnie od liczby osób | Loża 600 zł zadatku | Loże, strefy, stoły do gry |
| Na poczet konsumpcji | Zadatek zaliczasz na rachunek, gość wydaje co najmniej tyle | Zadatek 200 zł zaliczony na rachunek | Lokale z jedzeniem, rezerwacje z menu |
| Bilet na wydarzenie | Wpłata za miejsce na konkretne wydarzenie | 30 zł za miejsce na turnieju | Turnieje, mecze, wieczory tematyczne |
Zasada wspólna dla wszystkich modeli: zadatek zalicza się na poczet należności. Gdy gość przyjdzie, jego wpłata pomniejsza rachunek lub opłatę za stół (art. 394 § 2 KC). Zadatek, którego nie da się zaliczyć, wraca do gościa.
Kiedy zadatek przepada, a kiedy wraca do gościa?
Art. 394 Kodeksu cywilnego opisuje trzy sytuacje. Przepis zaczyna się od słów "w braku odmiennego zastrzeżenia umownego albo zwyczaju", więc to, co zapiszesz w zasadach rezerwacji, ma znaczenie.
- Gość nie przychodzi i nie odwołuje z własnej winy. Możesz odstąpić od umowy i zachować zadatek (§ 1).
- Lokal nie wykonuje rezerwacji z własnej winy. Gość może żądać zadatku w wysokości dwukrotnie wyższej (§ 1). Dlatego nie przyjmuj rezerwacji, których nie możesz zrealizować.
- Rezerwacja nie dochodzi do skutku bez winy żadnej ze stron albo z winy obu stron, na przykład przez awarię lub zamknięcie lokalu decyzją organu. Zadatek podlega zwrotowi (§ 3).
W praktyce lokale dodają okno odwołania: gość odwołuje bezpłatnie do określonej godziny przed rezerwacją i wtedy dostaje zwrot. To Twoja decyzja, ale zasada musi być napisana przed wpłatą. Szczegółowe scenariusze znajdziesz w artykule czy zadatek przepada, gdy klient odwoła wizytę.
Jeśli gość rezerwuje na odległość (przez stronę lub wiadomość), warto wiedzieć, że ustawowe 14 dni na odstąpienie od umowy nie przysługuje konsumentowi przy umowach o usługi gastronomiczne i związane z wydarzeniami rozrywkowymi lub sportowymi, jeśli w umowie oznaczono dzień lub okres świadczenia usługi (art. 38 pkt 12 ustawy o prawach konsumenta). To nie znosi Twojego obowiązku jasnego opisania zasad zadatku. Przy wątpliwościach co do konkretnego modelu zapytaj prawnika.
Jak napisać potwierdzenie rezerwacji z zadatkiem?
Potwierdzenie ma zawierać kwotę, nazwę "zadatek", zasady odwołania i skutek nieobecności. Skopiuj i dopasuj. To propozycja do przejrzenia z prawnikiem, nie porada prawna.
Rezerwacja stolika dla [liczba] osób w dniu [data] o godzinie [godzina] jest potwierdzona.
Zadatek: [kwota] zł. Zadatek zaliczamy na poczet rachunku w dniu wizyty.
Odwołanie: jeśli odwołasz rezerwację najpóźniej do [dzień i godzina], zwrócimy zadatek w całości. Jeśli odwołasz później albo nie przyjdziesz, zadatek zatrzymujemy.
Opóźnienie: stolik trzymamy [liczba] minut od godziny rezerwacji.
Jeśli to my odwołamy rezerwację z naszej winy, zwrócimy zadatek w podwójnej wysokości.
Pytania: [telefon lub e-mail].
Tytuł przelewu lub płatności ustaw tak samo: "Zadatek, stolik [data], [godzina]". Jedna nazwa we wszystkich miejscach chroni Cię w sporze, bo nie da się potem udowodnić, że to była zaliczka. Różnicę opisaliśmy w artykule zadatek czy zaliczka.
Ile wynosi zadatek i jak go nie przesadzić?
Zadatek ma być częścią należności, nie jej całością. Przy lokalach z jedzeniem przyjmij kwotę, która pokrywa Twój realny koszt pustego stołu, ale nie odstrasza gości. Przy grupach liczone od osoby wychodzi to uczciwiej niż jedna wysoka kwota.
Orientacyjnie (to nie jest norma rynkowa, tylko punkt wyjścia do własnego rachunku):
- Policz przychód stołu w godzinie szczytu: średni rachunek na osobę × liczba miejsc.
- Ustal, jaką część tego przychodu chcesz zabezpieczyć. Zwykle to ułamek, nie całość.
- Podziel na osoby albo przypisz do stołu.
- Sprawdź, czy kwota nie przekracza należności za rezerwację.
Przykład: stół na 8 osób, średni rachunek 80 zł na osobę, przychód 640 zł. Zadatek 20 zł od osoby to 160 zł, czyli jedna czwarta przychodu. Podobne rachunki dla innych usług zebraliśmy w artykule ile zadatku brać w salonie, a sposób poproszenia o wpłatę w wiadomości w tekście szablony próśb o zadatek.
Jeśli w lokalu rezerwuje się też tor lub stół do gry, zobacz tekst rezerwacja kręgli i stołu bilardowego online.
Najczęściej zadawane pytania
Czy można pobrać zadatek za rezerwację stolika w pubie?
Tak. Strony mogą w umowie zastrzec zadatek (art. 394 KC). Rezerwacja stolika z wpłatą jest taką umową, jeśli jasno napiszesz, że wpłata to zadatek, i podasz zasady odwołania.
Czy zadatek za stolik przepada, gdy gość nie przyjdzie?
Co do zasady tak, jeśli gość nie wykonuje umowy z własnej winy, a zadatek został zastrzeżony. Lokal zachowuje go na podstawie art. 394 § 1. Jeśli zapisano okno bezpłatnego odwołania, gość odwołujący w tym oknie dostaje zwrot.
Czy zadatek może wynosić całą kwotę rezerwacji?
Nie powinien. UOKiK wskazuje, że wysokość zadatku nie może odpowiadać całemu wynagrodzeniu przedsiębiorcy. Ustaw zadatek jako część należności, a resztę gość płaci na miejscu.
Co jeśli to lokal odwoła rezerwację?
Jeśli nie wykonasz rezerwacji z własnej winy, gość może żądać zadatku w wysokości dwukrotnie wyższej. Gdy przyczyna nie leży po żadnej ze stron albo leży po obu, zadatek wraca bez dopłaty.
Czym różni się zadatek od zaliczki?
Zadatek ma regulację w art. 394 Kodeksu cywilnego. Zaliczka to wcześniej zapłacona część ceny i zawsze wraca do gościa, gdy usługa nie dojdzie do skutku. Zawsze nazywaj wpłatę tak samo, czyli "zadatek", żeby gość wiedział, na jakich zasadach płaci.
Źródła
- Kodeks cywilny, art. 394, ISAP, czytane 4 października 2026
- Ustawa z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta, art. 38 pkt 12, ISAP, czytane 4 października 2026 (sprawdź aktualny tekst jednolity)
- UOKiK, "Zadatek czy zaliczka? Porady UOKiK", 13 sierpnia 2014, czytane 4 października 2026
Zasady rezerwacji całego lokalu na imprezę opisaliśmy w artykule regulamin rezerwacji lokalu na imprezę.
Bookito przygotowuje rozwiązanie dla lokali z grami, ale jeszcze go nie uruchomiliśmy. Jeśli prowadzisz taki lokal i chcesz o tym porozmawiać, napisz do nas.
