Regulamin rezerwacji lokalu na imprezę powinien opisać pięć rzeczy: zadatek, zmianę liczby osób, odwołanie rezerwacji, minimalne zamówienie i odpowiedzialność za szkody. Każdą klauzulę zapisz prostymi zdaniami i wyślij gościowi przed wpłatą. Poniżej wzór z polami do wypełnienia i wyjaśnienie, po co jest każdy zapis.
Najważniejsze informacje
- Regulamin ma trafić do gościa przed wpłatą zadatku, nie po niej. Potwierdzenie rezerwacji powinno zawierać link lub załącznik z jego treścią.
- Zadatek zachowujesz, gdy gość nie wykona umowy z własnej winy, a gdy to lokal nie wykona rezerwacji z własnej winy, gość może żądać zwrotu w podwójnej wysokości (art. 394 § 1 KC).
- Zadatek nie powinien wynosić całej należności. UOKiK wskazuje, że jego wysokość nie może odpowiadać całemu wynagrodzeniu przedsiębiorcy.
- Zapisy muszą działać w obie strony. Regulamin, który obciąża tylko gościa, jest trudny do obrony w sporze.
- Wzór poniżej to punkt wyjścia. Przed użyciem przejrzyj go z prawnikiem, zwłaszcza gdy rezerwują konsumenci.
Co powinien zawierać regulamin rezerwacji lokalu na imprezę?
Regulamin składa się z klauzul, które odpowiadają na pytania gości zanim je zadadzą. Pięć najczęstszych źródeł sporów to:
- Zadatek: ile, kiedy i na jakich zasadach go zatrzymujesz lub zwracasz.
- Zmiana liczby osób: do kiedy gość może ją zmienić i co dzieje się po tym terminie.
- Odwołanie rezerwacji: do kiedy bezpłatnie i co po tym terminie.
- Minimalne zamówienie: jaką kwotę goście mają wydać i jak liczysz zadatek na ten cel.
- Szkody: kto odpowiada za zniszczenia w lokalu i jak je zgłaszasz.
Do tego dochodzą dane lokalu, godziny, czas trwania imprezy i sposób płatności. Wszystko to mieści się na jednej stronie.
Wzór regulaminu rezerwacji lokalu na imprezę
Skopiuj, wypełnij pola w nawiasach kwadratowych i usuń punkty, które Cię nie dotyczą. To propozycja do przejrzenia z prawnikiem, nie porada prawna.
Regulamin rezerwacji lokalu [nazwa lokalu]
1. Zasady ogólne. Rezerwacja obejmuje [stoły / strefę / cały lokal] w dniu [data] w godzinach od [godzina] do [godzina], dla [liczba] osób. Organizatorem rezerwacji jest osoba, która ją zakłada.
2. Zadatek. Rezerwacja staje się wiążąca po wpłacie zadatku w wysokości [kwota] zł w ciągu [liczba] godzin od złożenia rezerwacji. Zadatek zaliczamy na poczet rachunku w dniu imprezy. Jeśli zadatek nie wpłynie w tym terminie, rezerwacja wygasa, a termin wraca do puli.
3. Zmiana liczby osób. Liczbę gości możesz zmienić bezpłatnie najpóźniej na [liczba] dni przed imprezą. Po tym terminie obowiązuje liczba osób z ostatniego potwierdzenia. Zmiana w górę zależy od wolnych miejsc.
4. Odwołanie rezerwacji. Jeśli odwołasz rezerwację najpóźniej na [liczba] dni przed imprezą, zwracamy zadatek w całości w ciągu [liczba] dni. Jeśli odwołasz później albo nie przyjdziesz, zadatek zatrzymujemy. Jeśli to my odwołamy rezerwację z naszej winy, zwracamy zadatek w podwójnej wysokości. Jeśli odwołanie wynika z przyczyn, za które nie odpowiada żadna ze stron, zwracamy zadatek w całości.
5. Minimalne zamówienie. Na rezerwację obowiązuje minimalne zamówienie w wysokości [kwota] zł [za całość / na osobę]. Zadatek wlicza się do tej kwoty. Jeśli zamówienie w dniu imprezy będzie niższe, różnicę rozliczamy tak: [opis, np. dopłata do minimalnej kwoty lub brak dopłaty].
6. Czas rezerwacji i spóźnienia. Stoły trzymamy [liczba] minut od godziny rezerwacji. Jeśli nie dasz znać o spóźnieniu, po tym czasie rezerwacja wygasa na zasadach z punktu 4.
7. Szkody. Organizator rezerwacji odpowiada za szkody wyrządzone w lokalu przez gości zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego. Szkody zgłaszamy w dniu imprezy i potwierdzamy zdjęciami. Kwotę ustalamy na podstawie [kosztu naprawy lub faktury].
8. Menu i dodatki. Menu i dodatki (tort, dekoracje, muzyka własna) uzgadniamy do [liczba] dni przed imprezą. Zasady wnoszenia własnych produktów: [opis].
9. Dane osobowe. Przetwarzamy Twoje dane w celu realizacji rezerwacji. Informacje o przetwarzaniu danych znajdziesz [link lub miejsce].
10. Kontakt. Pytania i zmiany: [telefon], [e-mail].
Jak napisać klauzulę o zadatku i odwołaniu?
Klauzula ma opisać trzy sytuacje: gość odwołuje, gość nie przychodzi, lokal odwołuje. Art. 394 Kodeksu cywilnego opisuje skutki zadatku i zaczyna się od słów "w braku odmiennego zastrzeżenia umownego albo zwyczaju", więc zapisy w regulaminie mogą doprecyzować terminy.
Przykładowa skala odwołania. Liczby to ilustracja, ustal własne:
| Kiedy gość odwołuje | Co z zadatkiem |
|---|---|
| 7 dni przed imprezą lub wcześniej | Zwrot w całości |
| Od 6 do 3 dni przed imprezą | Zwrot części zadatku, jeśli tak zapiszesz w regulaminie |
| Mniej niż 3 dni przed imprezą albo nieobecność | Zadatek zatrzymany |
| Lokal odwołuje z własnej winy | Zwrot w podwójnej wysokości |
| Przyczyny niezależne od obu stron | Zwrot w całości |
Pamiętaj: zasada zadatku działa w obie strony. Gość czyta w regulaminie, że oddasz podwójnie, gdy to Ty zawiedziesz, i ma mniej powodów do sporu. Różnicę między zadatkiem a zaliczką opisaliśmy w artykule zadatek czy zaliczka, a scenariusze odwołań w tekście czy zadatek przepada.
Jak ustawić minimalne zamówienie i nie zrazić gości?
Minimalne zamówienie to kwota, którą goście mają wydać w lokalu. Najuczciwiej połączyć je z zadatkiem: zadatek wlicza się do minimalnej kwoty, a gość nie płaci dwa razy.
Przykład obliczeniowy: minimalne zamówienie 1200 zł dla grupy 15 osób. Zadatek 300 zł wlicza się w tę kwotę. W dniu imprezy goście zamawiają za 1350 zł, więc dopłacają 1050 zł. Gdyby zamówili za 1000 zł, regulamin musi mówić, co dalej: dopłata do 1200 zł albo brak dopłaty.
Zasady, które zmniejszają liczbę sporów:
- napisz, czy minimalna kwota dotyczy całej grupy, czy osoby,
- napisz, czy wlicza się napiwek i serwis,
- podaj przykład liczbowy w samym regulaminie,
- nie ukrywaj minimalnej kwoty w osobnym dokumencie.
Jak przekazać regulamin gościowi, żeby miał moc?
Regulamin działa wtedy, gdy gość mógł go przeczytać przed zawarciem umowy. Wyślij go razem z potwierdzeniem rezerwacji i poproś o potwierdzenie przyjęcia zasad, na przykład odpowiedź "akceptuję" albo kliknięcie pola przy rezerwacji online. Zachowaj wiadomość z potwierdzeniem.
Wpłatę nazwij "zadatek" w regulaminie, w potwierdzeniu i w tytule przelewu. Gdy w jednym miejscu napiszesz "zaliczka", dasz gościowi argument, że to zaliczka i że zwracasz ją w całości. Przy rezerwacjach przez internet pamiętaj, że konsument nie ma ustawowego prawa do odstąpienia w ciągu 14 dni od umowy o usługi gastronomiczne i związane z wydarzeniami rozrywkowymi, jeśli w umowie oznaczono dzień lub okres świadczenia usługi (art. 38 pkt 12 ustawy o prawach konsumenta). Zapisy wobec konsumentów mogą jednak zostać zakwestionowane jako niedozwolone postanowienia umowne, więc przejrzyj regulamin z prawnikiem.
Kwotę zadatku dobierz według rachunku z artykułu zadatek za rezerwację stolika w pubie. Zasady rezerwacji torów i stołów do gier opisuje tekst rezerwacja kręgli i bilarda online.
Najczęściej zadawane pytania
Czy lokal musi mieć regulamin rezerwacji na imprezę?
Regulamin chroni obie strony, bo opisuje zadatek, odwołanie i szkody zanim pojawi się spór. Bez niego obowiązują ogólne przepisy Kodeksu cywilnego i zwyczaj, a spór o to, co strony ustaliły, trudno wygrać bez zapisu.
Ile zadatku brać za rezerwację lokalu na imprezę?
Zadatek ma być częścią należności, nie całością. UOKiK wskazuje, że jego wysokość nie może odpowiadać całemu wynagrodzeniu przedsiębiorcy. Policz zadatek jako ułamek spodziewanego rachunku i połącz go z minimalnym zamówieniem.
Czy zadatek za imprezę przepada, gdy gość odwoła?
Co do zasady tak, jeśli gość nie wykonuje umowy z własnej winy. Zadatek zachowujesz na podstawie art. 394 § 1 KC. Jeśli w regulaminie zapiszesz okres bezpłatnego odwołania, w tym okresie zadatek wraca do gościa.
Kto odpowiada za szkody wyrządzone przez gości?
Zasady odpowiedzialności za szkody wynikają z Kodeksu cywilnego, a regulamin może je doprecyzować, na przykład sposób zgłaszania i ustalania kwoty. Spisz szkodę w dniu imprezy i zrób zdjęcia. W razie sporu o wysokość odszkodowania zapytaj prawnika.
Czy regulamin może zwolnić lokal z odpowiedzialności, gdy odwołuje imprezę?
Zapisy, które obciążają tylko gościa, są ryzykowne, zwłaszcza wobec konsumentów. Art. 394 § 1 przewiduje zwrot w podwójnej wysokości, gdy to lokal nie wykona umowy z własnej winy. Opisz tę zasadę wprost, zamiast próbować ją pominąć.
Źródła
- Kodeks cywilny, art. 394, ISAP, czytane 4 października 2026
- Ustawa z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta, art. 38 pkt 12, ISAP, czytane 4 października 2026 (sprawdź aktualny tekst jednolity)
- UOKiK, "Zadatek czy zaliczka? Porady UOKiK", 13 sierpnia 2014, czytane 4 października 2026
Bookito przygotowuje rozwiązanie dla lokali z grami, ale jeszcze go nie uruchomiliśmy. Jeśli prowadzisz lokal i chcesz o tym porozmawiać, napisz do nas.
