Gdy pracownica spóźnia się do pracy, przeprowadź rozmowę w pięciu krokach: opisz fakt, powiedz, jaki miał wpływ, zapytaj o przyczynę, ustal konkretną zmianę i wyznacz termin kontroli. Mów o dniach i minutach, nie o charakterze. Nie potrącaj pieniędzy z wypłaty na własną rękę, bo Kodeks pracy ogranicza kary i potrącenia.
Najważniejsze informacje
- Rozmowa działa, gdy mówisz o faktach (daty, minuty, skutek dla klientki), a nie o osobowości ("zawsze", "nigdy").
- Zakończ ją konkretnym ustaleniem i datą, kiedy sprawdzisz, czy się sprawdziło.
- Przy umowie o pracę za nieprzestrzeganie porządku pracy Kodeks pracy przewiduje karę upomnienia albo nagany. Kara pieniężna dotyczy m.in. opuszczenia pracy bez usprawiedliwienia.
- Z wynagrodzenia pracownika potrącasz tylko to, co wymienia Kodeks pracy. Kary za spóźnienie do tej listy nie należą.
Jak przeprowadzić rozmowę z pracownicą, która ciągle się spóźnia?
Przeprowadź ją na osobności, po pracy, z zapisanymi faktami, w pięciu krokach: fakt, wpływ, pytanie, ustalenie, termin kontroli. Przygotuj daty i minuty spóźnień. Cel to zmiana zachowania, a nie kara.
| Krok | Co robisz | Gotowe zdanie |
|---|---|---|
| 1. Fakt | Opisujesz, co się stało, bez ocen | "W tym tygodniu, w poniedziałek i środę, przyszłaś o 8:20 i 8:25, a umawiamy się na 8:00." |
| 2. Wpływ | Mówisz, co z tego wynikło | "W środę klientka czekała 15 minut i była zdenerwowana, a ja musiałam ją przepraszać." |
| 3. Pytanie | Dajesz jej mówić | "Co się dzieje? Chcę usłyszeć, jak to wygląda z Twojej strony." |
| 4. Ustalenie | Prosisz o rozwiązanie i zapisujecie je | "Co możemy zrobić, żeby to się nie powtarzało? Zapisujemy: od przyszłego tygodnia jesteś na stanowisku o 7:55." |
| 5. Termin kontroli | Wyznaczasz datę, kiedy wrócicie do tematu | "Wracamy do tego za dwa tygodnie, w czwartek po pracy." |
Otwórz rozmowę neutralnie: "Chciałam porozmawiać o czymś ważnym. Masz chwilę?". Zakończ pozytywnie: "Dziękuję, że rozmawiamy. Zależy mi na naszej współpracy". Po rozmowie zanotuj datę, ustalenie i termin kontroli. Jeśli po dwóch tygodniach jest poprawa, powiedz to na głos i konkretnie.
Co powiedzieć, gdy pracownica się tłumaczy albo atakuje?
Reaguj na to, co usłyszysz, ale wracaj do ustalenia. Trzy typowe sytuacje:
- Realny problem (opieka nad dzieckiem, dojazd). Zapytaj, co pomoże: inny początek zmiany, zamiana z kimś. Szukaj rozwiązania, nie winnego.
- Wymówki bez treści ("korki", "budzik"). Odpowiedz: "Rozumiem, że różne rzeczy się zdarzają. Punktualność jest jednak ustalona. Co zrobisz, żeby przychodzić na czas?".
- Atak ("Ola też się spóźnia"). Odpowiedz: "Z każdą rozmawiam o jej sytuacji osobno. Teraz rozmawiamy o Tobie. Co możemy ustalić?". Nie dawaj się wciągnąć w porównania.
Uważaj na zdania, które psują rozmowę: "Ty zawsze", "Ty nigdy" i porównanie z inną osobą. Wywołują obronę zamiast zmiany. Podobny schemat do innych trudnych tematów znajdziesz w tekście jak zmotywować pracowników salonu bez podwyżki, który zawiera też rozmowę 1 na 1 w trzech pytaniach.
Jak ustalić zasady punktualności w małym salonie?
Zapisz trzy rzeczy i pokaż je zespołowi: co to jest spóźnienie, jak je zgłaszać i jak wygląda grafik. Przykład zapisu:
Punktualność: stawiamy się na stanowisku o godzinie rozpoczęcia zmiany z grafiku. Jeśli wiesz, że się spóźnisz, dzwonisz do właścicielki najpóźniej [liczba] minut przed zmianą, a nie wysyłasz wiadomości tuż przed klientką.
Zadbaj też o to, żeby osoba wiedziała, kiedy ma być. Przy umowie o pracę pracodawca przekazuje rozkład czasu pracy co najmniej na 1 tydzień przed jego rozpoczęciem (art. 129 § 3 Kodeksu pracy). Dobrze ułożony grafik opisuje artykuł sprawiedliwy grafik w salonie. W planie Max Bookito masz grafik zespołu, który pokazuje kalendarz każdej osoby.
Wymagania wobec osób na zleceniu lub B2B opisz w umowie, bo Kodeks pracy ich nie dotyczy. Narzucanie godzin i miejsca pracy może jednak wskazywać na stosunek pracy (art. 22). Wzory zapisów znajdziesz w tekście wzór umowy z pracownikiem salonu.
Czy mogę potrącić z wypłaty za spóźnienia pracownicy?
Przy umowie o pracę nie potrącasz kary za spóźnienie z własnej decyzji. Z wynagrodzenia, po odliczeniu składek i zaliczki na podatek, potrąca się tylko należności wymienione w art. 87 § 1 Kodeksu pracy: świadczenia alimentacyjne, inne należności egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych, zaliczki pieniężne i kary pieniężne z art. 108.
Kara pieniężna z art. 108 § 2 dotyczy m.in. nieprzestrzegania przepisów BHP i przeciwpożarowych, opuszczenia pracy bez usprawiedliwienia oraz stawienia się do pracy po alkoholu. Za nieprzestrzeganie ustalonej organizacji i porządku pracy, w tym przyjętego sposobu potwierdzania przybycia do pracy, możesz zastosować karę upomnienia lub nagany (art. 108 § 1). Czy konkretne spóźnienie kwalifikuje się jako "opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia", sprawdź u prawnika.
Ogólna zasada z art. 80 mówi, że wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną. Jak rozliczyć nieprzepracowane minuty w miesięcznej pensji, ustal z kadrową. Nie ustalaj jednak "opłat" za spóźnienia, które w praktyce są karą pieniężną poza art. 108.
Co zrobić, jeśli rozmowa nie przynosi efektu?
Eskaluj stopniowo i dokumentuj każdy krok. Kolejność:
- Druga rozmowa z jasnym wskazaniem, że to kolejny raz, i datą kontroli.
- Kara porządkowa (przy umowie o pracę): upomnienie albo nagana. Kodeks pracy wymaga, żeby przed jej zastosowaniem wysłuchać pracownika, nie stosować jej po upływie 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu i 3 miesięcy od naruszenia (art. 109), oraz zawiadomić pracownika na piśmie o rodzaju naruszenia i jego dacie (art. 110).
- Decyzja o dalszej współpracy po rozmowie z kadrową lub prawnikiem. Rozwiązanie umowy o pracę ma własne reguły i wymaga ostrożności.
Większość problemów z punktualnością rozwiązuje się po dobrze przeprowadzonej pierwszej rozmowie, bo osoba często nie wiedziała, że to problem. Jeśli problem dotyczy całego zespołu, może leżeć po stronie grafiku, nie ludzi.
Najczęściej zadawane pytania
Jak przeprowadzić rozmowę z pracownicą, która ciągle się spóźnia?
Zaproś ją na osobną rozmowę. Opisz fakty z datami i minutami, powiedz, jaki to miało skutek, zapytaj o przyczynę, ustalcie jedną konkretną zmianę i datę kontroli. Nie używaj słów "zawsze" i "nigdy".
Czy mogę potrącić z wypłaty za spóźnienia pracownicy?
Przy umowie o pracę nie. Kodeks pracy wymienia zamknięty katalog potrąceń (art. 87 § 1), a kary porządkowe stosuje się zgodnie z art. 108. Za nieprzestrzeganie porządku pracy przewidziana jest kara upomnienia lub nagany. Rozliczenie nieprzepracowanego czasu ustal z kadrową.
Jak ustalić zasady punktualności w małym salonie?
Zapisz, co jest spóźnieniem, jak je zgłaszać i jak wygląda grafik, a potem pokaż to wszystkim. Przy umowie o pracę przekazuj rozkład czasu pracy co najmniej tydzień wcześniej.
Co zrobić, jeśli rozmowa nie przynosi efektu?
Przeprowadź drugą rozmowę z datą kontroli, a przy umowie o pracę rozważ upomnienie lub naganę, z zachowaniem terminów i formy z art. 109 i 110 Kodeksu pracy. Decyzję o rozwiązaniu współpracy skonsultuj z kadrową lub prawnikiem.
Źródła
Chcesz mieć grafik zespołu w jednym miejscu? Załóż konto w Bookito i sprawdź plan Max.
