1. Administrator danych
Administratorem Państwa danych osobowych jest Klub pod Ptaszkiem (dalej: „Administrator").
Administrator danych: Klub pod Ptaszkiem
2. Cele przetwarzania danych
Dane przetwarzamy w celu:
- Realizacji usług i rezerwacji wizyt
- Kontaktu z klientami
- Wysyłania przypomnień o wizytach (SMS/e-mail)
- Prowadzenia dokumentacji zabiegowej
- Realizacji obowiązków prawnych (rachunkowość, podatki)
- Marketingu własnych usług (za zgodą)
- Zapamiętania preferencji obsługi, które sami Państwo podali w rozmowie z salonem (np. pora wizyty); preferencja nie jest używana po 12 miesiącach i jest usuwana w ciągu kolejnych 30 dni; mogą Państwo w każdej chwili wnieść sprzeciw, a zapamiętana preferencja nie jest zgodą na marketing
3. Podstawa prawna przetwarzania
Przetwarzamy Państwa dane na podstawie:
- Art. 6 ust. 1 lit. b RODO: wykonanie umowy (świadczenie usług)
- Art. 6 ust. 1 lit. a RODO: zgoda (marketing, newsletter)
- Art. 6 ust. 1 lit. c RODO: obowiązek prawny (rachunkowość)
- Art. 6 ust. 1 lit. f RODO: prawnie uzasadniony interes (windykacja, zapamiętanie preferencji obsługi z rozmowy)
4. Zakres przetwarzanych danych
W zależności od celu przetwarzamy:
- Imię i nazwisko
- Numer telefonu
- Adres e-mail
- Historię wizyt i zabiegów
- Informacje o przeciwwskazaniach zdrowotnych (za zgodą)
5. Prawa osób, których dane dotyczą
Przysługuje Państwu prawo do:
- Dostępu do swoich danych (Art. 15 RODO)
- Sprostowania (poprawienia) danych (Art. 16 RODO)
- Usunięcia danych: „prawo do bycia zapomnianym" (Art. 17 RODO)
- Ograniczenia przetwarzania (Art. 18 RODO)
- Przenoszenia danych (Art. 20 RODO)
- Sprzeciwu wobec przetwarzania (Art. 21 RODO)
- Cofnięcia zgody w dowolnym momencie (Art. 7 ust. 3 RODO)
Aby zrealizować powyższe prawa, skontaktuj się z salonem. Dostęp do swoich danych i usunięcie konta możesz wykonać samodzielnie w sekcji „Twoje prawa RODO" poniżej.
6. Okres przechowywania danych
- Dane związane z usługami: 5 lat od ostatniej wizyty
- Dane rachunkowe: zgodnie z przepisami (5-6 lat)
- Dane marketingowe: do cofnięcia zgody
7. Odbiorcy danych
Dane mogą być przekazywane:
- Dostawcom usług IT (hosting, systemy rezerwacji)
- Operatorom płatności
- Dostawcom usług SMS
- Biuru rachunkowemu
Wszystkie podmioty przetwarzają dane na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych.
Organom publicznym (sąd, prokuratura, Policja) dane udostępniamy wyłącznie na podstawie przepisów prawa. Każde żądanie weryfikujemy pod kątem podstawy prawnej i zakresu, ujawniamy wyłącznie minimalny niezbędny zakres danych, a żądanie i odpowiedź na nie rejestrujemy. O żądaniu dotyczącym danych klientów salonu informujemy salon jako administratora danych, o ile prawo tego nie zabrania.
8. Prawo do skargi
Jeśli uważają Państwo, że przetwarzanie danych narusza przepisy RODO, mają Państwo prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
9. Dobrowolność podania danych
Podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do realizacji usług. Odmowa podania danych uniemożliwi realizację rezerwacji.
10. Twoje prawa RODO — samoobsługa
Szanujemy Twoje prawo do kontroli nad własnymi danymi osobowymi. Poniżej znajdziesz narzędzia do realizacji swoich praw. Jeśli nie masz otwartej sesji, poprosimy Cię o zalogowanie.
Prawo dostępu do danych (Art. 15 RODO)
Pobierz pełną kopię swoich danych osobowych: Eksportuj moje dane.
- Dane osobowe (imię, e-mail, telefon)
- Historia rezerwacji i wizyt
- Historia zgód (marketing, cookies)
- Preferencje komunikacji
- Notatki pracowników
- Profil ryzyka (no-show)
Prawo do usunięcia (Art. 17 RODO)
Usuń swoje konto i zanonimizuj dane zgodnie z „prawem do bycia zapomnianym": Usuń moje konto.
- Imię i nazwisko zostają zanonimizowane
- E-mail i telefon zostają usunięte
- Notatki i preferencje zostają usunięte
- Historia wizyt zostaje na 5 lat — to wymóg prawny, nie nasz wybór
Historia zgód
Zobacz wszystkie zgody, które wyraziłaś lub wyraziłeś (marketing, cookies, powiadomienia): Pokaż moje zgody.
Możesz również zrealizować swoje prawa RODO kontaktując się z nami bezpośrednio.
11. Podmioty przetwarzające dane
W ramach świadczonych usług korzystamy z usług profesjonalnych dostawców. Twoje dane są przetwarzane przez następujące podmioty:
| Podmiot | Cel przetwarzania | Lokalizacja danych |
|---|---|---|
| PodmiotBookito (bookito.pl) | Cel przetwarzaniaPlatforma zarządzania rezerwacjami (procesor danych) | Lokalizacja danych🇵🇱 Polska (Warszawa) |
| PodmiotMicrosoft Azure | Cel przetwarzaniaHosting aplikacji i bazy danych | Lokalizacja danych🇵🇱 Polska (region Poland Central, Warszawa) |
| PodmiotCloudflare, Inc. (R2) | Cel przetwarzania Przechowywanie plików oraz kopia zapasowa bazy danych poza infrastrukturą hostingu | Lokalizacja danych🇺🇸 USA (standardowe klauzule umowne / EU-US DPF) |
| PodmiotStripe | Cel przetwarzaniaObsługa płatności online | Lokalizacja danych🇪🇺 Europa (certyfikacja PCI DSS) |
| PodmiotSMSPlanet | Cel przetwarzaniaWysyłka powiadomień SMS | Lokalizacja danych🇵🇱 Polska |
| PodmiotGoogle (Gmail / Workspace) | Cel przetwarzaniaWysyłka powiadomień e-mail (potwierdzenia, przypomnienia, kody logowania) | Lokalizacja danych🇺🇸 USA (standardowe klauzule umowne / DPA) |
| PodmiotTelnyx LLC | Cel przetwarzania Połączenia telefoniczne z asystentką AI: numer dzwoniącego, czas i przebieg połączenia | Lokalizacja danych🇺🇸 USA (standardowe klauzule umowne / DPA) |
| PodmiotAnthropic, PBC (Claude) | Cel przetwarzania Asystent AI: czat rezerwacyjny, skrzynka odbiorcza, asystent głosowy. Przetwarza treść rozmów | Lokalizacja danych🇺🇸 USA (standardowe klauzule umowne / DPA) |
| PodmiotElevenLabs, Inc. | Cel przetwarzania Synteza głosu asystentki: zamienia na mowę tekst, który asystentka wypowiada (m.in. imię rozmówcy, usługa, data i godzina wizyty). Nie otrzymuje nagrania Twojego głosu | Lokalizacja danych🇺🇸 USA (standardowe klauzule umowne / DPA) |
| PodmiotOpenAI, L.L.C. | Cel przetwarzaniaAsystent głosowy w czasie rzeczywistym: przetwarzanie głosu i transkrypcji rozmów | Lokalizacja danych🇺🇸 USA (standardowe klauzule umowne / DPA) |
| PodmiotGoogle LLC | Cel przetwarzaniaLogowanie przez konto Google (OAuth) oraz opcjonalna synchronizacja kalendarza | Lokalizacja danych🇺🇸 USA (standardowe klauzule umowne) |
| PodmiotMeta Platforms Ireland Ltd. | Cel przetwarzania Wiadomości Instagram, Messenger i WhatsApp: treść rozmów z salonem, jeżeli salon połączył swój kanał | Lokalizacja danych🇪🇺 UE / 🇺🇸 USA (standardowe klauzule umowne / EU-US DPF) |
| PodmiotOpenStreetMap Foundation | Cel przetwarzaniaGeokodowanie adresów (wyłącznie adres, bez danych identyfikujących klienta) | Lokalizacja danych🇪🇺 UE / 🇬🇧 Wielka Brytania |
Ten salon korzysta z platformy Bookito do zarządzania rezerwacjami. Bookito działa jako podmiot przetwarzający (procesor) w rozumieniu Art. 28 RODO. Dane są przechowywane w Microsoft Azure, w regionie Poland Central (Warszawa). Niezależna kopia zapasowa bazy jest utrzymywana dodatkowo u Cloudflare (R2), poza infrastrukturą hostingu, na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC) i EU-US DPF.
Wszystkie podmioty działają na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodnie z Art. 28 RODO. Aktualną listę podprocesorów platformy Bookito znajdziesz pod adresem bookito.pl/podprocesorzy.
12. Okresy przechowywania danych
Dane osobowe przechowujemy tylko przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane:
| Typ danych | Okres przechowywania | Podstawa prawna |
|---|---|---|
| Typ danychDane konta (imię, e-mail, telefon) | Okres przechowywaniaDo czasu usunięcia konta | Podstawa prawnaUmowa (Art. 6.1.b RODO) |
| Typ danychHistoria rezerwacji | Okres przechowywania5 lat od daty wizyty | Podstawa prawnaUstawa o rachunkowości |
| Typ danychHistoria zgód (ConsentLog) | Okres przechowywania3 lata od wycofania zgody | Podstawa prawnaObowiązek prawny (Art. 7.1 RODO) |
| Typ danychDane płatności | Okres przechowywania6 lat od transakcji | Podstawa prawnaUstawa o rachunkowości |
| Typ danychRozmowy z asystentką AI (wiadomości, telefon) | Okres przechowywania12 miesięcy od rozmowy | Podstawa prawnaMinimalizacja (Art. 5 ust. 1 lit. e RODO) |
| Typ danychLogi systemowe | Okres przechowywania90 dni | Podstawa prawnaPrawnie uzasadniony interes |