1. Administrator danych
Administratorem Państwa danych osobowych jest Bookito (dalej: „Administrator").
Administrator danych: Bookito
2. Cele przetwarzania danych
Dane przetwarzamy w celu:
- Realizacji usług i rezerwacji wizyt
- Kontaktu z klientami
- Wysyłania przypomnień o wizytach (SMS/e-mail)
- Prowadzenia dokumentacji zabiegowej
- Realizacji obowiązków prawnych (rachunkowość, podatki)
- Marketingu własnych usług (za zgodą)
3. Podstawa prawna przetwarzania
Przetwarzamy Państwa dane na podstawie:
- Art. 6 ust. 1 lit. b RODO: wykonanie umowy (świadczenie usług)
- Art. 6 ust. 1 lit. a RODO: zgoda (marketing, newsletter)
- Art. 6 ust. 1 lit. c RODO: obowiązek prawny (rachunkowość)
- Art. 6 ust. 1 lit. f RODO: prawnie uzasadniony interes (windykacja)
4. Zakres przetwarzanych danych
W zależności od celu przetwarzamy:
- Imię i nazwisko
- Numer telefonu
- Adres e-mail
- Historię wizyt i zabiegów
- Informacje o przeciwwskazaniach zdrowotnych (za zgodą)
5. Prawa osób, których dane dotyczą
Przysługuje Państwu prawo do:
- Dostępu do swoich danych (Art. 15 RODO)
- Sprostowania (poprawienia) danych (Art. 16 RODO)
- Usunięcia danych: "prawo do bycia zapomnianym" (Art. 17 RODO)
- Ograniczenia przetwarzania (Art. 18 RODO)
- Przenoszenia danych (Art. 20 RODO)
- Sprzeciwu wobec przetwarzania (Art. 21 RODO)
- Cofnięcia zgody w dowolnym momencie (Art. 7 ust. 3 RODO)
Aby zrealizować powyższe prawa, skontaktuj się z salonem. Dostęp do swoich danych i usunięcie konta możesz wykonać samodzielnie w sekcji „Twoje prawa RODO" poniżej.
6. Okres przechowywania danych
- Dane związane z usługami: 5 lat od ostatniej wizyty
- Dane rachunkowe: zgodnie z przepisami (5-6 lat)
- Dane marketingowe: do cofnięcia zgody
7. Odbiorcy danych
Dane mogą być przekazywane:
- Dostawcom usług IT (hosting, systemy rezerwacji)
- Operatorom płatności
- Dostawcom usług SMS
- Biuru rachunkowemu
Wszystkie podmioty przetwarzają dane na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych.
Organom publicznym (sąd, prokuratura, Policja) dane udostępniamy wyłącznie na podstawie przepisów prawa. Każde żądanie weryfikujemy pod kątem podstawy prawnej i zakresu, ujawniamy wyłącznie minimalny niezbędny zakres danych, a żądanie i odpowiedź na nie rejestrujemy. O żądaniu dotyczącym danych klientów salonu informujemy salon jako administratora danych, o ile prawo tego nie zabrania.
8. Prawo do skargi
Jeśli uważają Państwo, że przetwarzanie danych narusza przepisy RODO, mają Państwo prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
9. Dobrowolność podania danych
Podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do realizacji usług. Odmowa podania danych uniemożliwi realizację rezerwacji.
10. Twoje prawa RODO - Self-Service Portal
Szanujemy Twoje prawo do kontroli nad własnymi danymi osobowymi. Poniżej znajdziesz łatwe w użyciu narzędzia do realizacji swoich praw RODO.
Zaloguj się, aby zarządzać swoimi danymi
Aby skorzystać z narzędzi self-service (eksport danych, usunięcie konta, zarządzanie zgodami), zaloguj się do swojego konta.
Zaloguj sięMożesz również zrealizować swoje prawa RODO kontaktując się z nami bezpośrednio:
11. Podmioty przetwarzające dane
W ramach świadczonych usług korzystamy z usług profesjonalnych dostawców. Twoje dane są przetwarzane przez następujące podmioty:
| Podmiot | Cel przetwarzania | Lokalizacja danych |
|---|---|---|
| Bookito (bookito.pl) | Platforma zarządzania rezerwacjami (procesor danych) | 🇵🇱 Polska (Warszawa) |
| Microsoft Azure | Hosting aplikacji i bazy danych | 🇵🇱 Polska (region Poland Central, Warszawa) |
| Cloudflare, Inc. (R2) | Przechowywanie plików oraz kopia zapasowa bazy danych poza infrastrukturą hostingu | 🇺🇸 USA (standardowe klauzule umowne / EU-US DPF) |
| Stripe | Obsługa płatności online | 🇪🇺 Europa (certyfikacja PCI DSS) |
| SMSPlanet | Wysyłka powiadomień SMS | 🇵🇱 Polska |
| Google (Gmail / Workspace) | Wysyłka powiadomień e-mail (potwierdzenia, przypomnienia, kody logowania) | 🇺🇸 USA (standardowe klauzule umowne / DPA) |
| Telnyx LLC | Połączenia telefoniczne z asystentką AI: numer dzwoniącego, czas i przebieg połączenia | 🇺🇸 USA (standardowe klauzule umowne / DPA) |
| Anthropic, PBC (Claude) | Asystent AI: czat rezerwacyjny, skrzynka odbiorcza, asystent głosowy. Przetwarza treść rozmów | 🇺🇸 USA (standardowe klauzule umowne / DPA) |
| ElevenLabs, Inc. | Synteza głosu asystentki: zamienia na mowę tekst, który asystentka wypowiada (m.in. imię rozmówcy, usługa, data i godzina wizyty). Nie otrzymuje nagrania Twojego głosu | 🇺🇸 USA (standardowe klauzule umowne / DPA) |
| OpenAI, L.L.C. | Asystent głosowy w czasie rzeczywistym: przetwarzanie głosu i transkrypcji rozmów | 🇺🇸 USA (standardowe klauzule umowne / DPA) |
| Google LLC | Logowanie przez konto Google (OAuth) oraz opcjonalna synchronizacja kalendarza | 🇺🇸 USA (standardowe klauzule umowne) |
| Meta Platforms Ireland Ltd. | Wiadomości Instagram, Messenger i WhatsApp: treść rozmów z salonem, jeżeli salon połączył swój kanał | 🇪🇺 UE / 🇺🇸 USA (standardowe klauzule umowne / EU-US DPF) |
| OpenStreetMap Foundation | Geokodowanie adresów (wyłącznie adres, bez danych identyfikujących klienta) | 🇪🇺 UE / 🇬🇧 Wielka Brytania |
Ten salon korzysta z platformy Bookito do zarządzania rezerwacjami. Bookito działa jako podmiot przetwarzający (procesor) w rozumieniu Art. 28 RODO. Dane są przechowywane w Microsoft Azure, w regionie Poland Central (Warszawa). Niezależna kopia zapasowa bazy jest utrzymywana dodatkowo u Cloudflare (R2), poza infrastrukturą hostingu, na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC) i EU-US DPF.
Wszystkie podmioty działają na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodnie z Art. 28 RODO. Aktualną listę podprocesorów platformy Bookito znajdziesz pod adresem bookito.pl/podprocesorzy.
12. Okresy przechowywania danych
Dane osobowe przechowujemy tylko przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane:
| Typ danych | Okres przechowywania | Podstawa prawna |
|---|---|---|
| Dane konta (imię, email, telefon) | Do czasu usunięcia konta | Umowa (Art. 6.1.b RODO) |
| Historia rezerwacji | 5 lat od daty wizyty | Ustawa o rachunkowości |
| Historia zgód (ConsentLog) | 3 lata od wycofania zgody | Obowiązek prawny (Art. 7.1 RODO) |
| Dane płatności | 6 lat od transakcji | Ustawa o rachunkowości |
| Rozmowy z asystentką AI (wiadomości, telefon) | 12 miesięcy od rozmowy | Minimalizacja (Art. 5 ust. 1 lit. e RODO) |
| Logi systemowe | 90 dni | Prawnie uzasadniony interes |