# Z Excela do systemu rezerwacji: plan dla salonu z 15-letnią historią - URL: https://bookito.pl/blog/migracja-excel-system-15-lat - Opublikowano: 2026-03-14 - Dla: Salony beauty - Kategoria: Historie sukcesu - Tagi: excel, migracja, baza klientek, import csv, zmiana systemu > Przykładowy plan dla salonu z trzema plikami Excela i wieloletnią historią. Pokazuje, jak złożyć jeden arkusz kontaktów, jak opiekun migracji przenosi historię wizyt i notatki oraz jak potwierdzić wynik. Przejście z Excela na system rezerwacji w salonie zaczynasz od złożenia jednego arkusza z klientkami i uporządkowania historii wizyt. Kontakty możesz wgrać sam z pliku CSV, a historię wizyt, notatki i cennik przenosi opiekun migracji, który pokazuje Ci wynik do zatwierdzenia. To przykład modelowy, nie opis konkretnego salonu. Liczby w nim są ilustracyjne i służą do pokazania proporcji pracy. ## Najważniejsze informacje - Do Bookito wgrywasz kontakty klientek z pliku CSV: imię, nazwisko, telefon, e-mail i notatki. - Historię wizyt z arkuszy przenosi opiekun migracji, a Ty potwierdzasz gotowy wynik. Własną kopię arkuszy zachowaj w archiwum. - Ważne fakty z historii (alergie, preferencje, ostatnia wizyta, formuła zabiegu) warto mieć też w kolumnie Notatki, bo to je zobaczysz przy rezerwacji. - Przed importem usuwasz duplikaty i ujednolicasz telefony. To najdłuższa część pracy. - Stary Excel zostaw jako kopię na czas równoległej pracy i dłużej, jeśli potrzebuje tego Twoja księgowość. ## Jak wyglądał Excel w typowym salonie z długą historią? Wyobraźmy sobie salon, który przez 15 lat prowadził klientki w trzech plikach. Pierwszy to lista klientek z telefonem, e-mailem i notatkami. Drugi to historia wizyt, jedna zakładka na rok. Trzeci to notatki specjalne, na przykład o uczuleniach. Informacje o jednej klientce leżą w trzech miejscach, a pełny obraz ma tylko właścicielka. W takim salonie problem nie polega na samym Excelu. Polega na tym, że klientka nie umówi się sama wieczorem, a zespół nie ma dostępu do notatek. Dlatego pierwszym krokiem jest zebranie wszystkiego w jednej tabeli. ## Jak uporządkować arkusz Excel przed importem? Złóż jeden arkusz, jeden wiersz na klientkę. Poniżej wzór kolumn do skopiowania, z trzema przykładowymi wierszami. Numery są zmyślone. | Imię | Nazwisko | Telefon | E-mail | Data ostatniej wizyty | Notatki | |---|---|---|---|---|---| | Anna | Kowalska | 000 000 000 | anna@przyklad.pl | 2026-03-14 | Woli poranki. Alergia na jeden z żeli. | | Marta | Nowak | 000 000 000 | | 2025-11-02 | Hybryda co 3 tygodnie. | | Ewa | Wiśniewska | 000 000 000 | ewa@przyklad.pl | 2024-06-20 | Stała klientka od lat. | Samodzielny import CSV wgrywa imię, nazwisko, telefon, e-mail i notatki. Kolumna z datą ostatniej wizyty jest tylko Twoją pomocą przy sortowaniu, więc przed zapisem do CSV dopisz ją na początku notatki, na przykład "ostatnia wizyta 2026-03-14. Woli poranki." Dzięki temu informacja nie zginie. Kolejność pracy: 1. Zrób kopię całego Excela w dwóch miejscach. 2. Złóż trzy pliki w jeden arkusz, jeden wiersz na klientkę. 3. Usuń duplikaty. Posortuj po telefonie i ujednolić zapis numerów. 4. Uzupełnij brakujące telefony, tam gdzie to możliwe. Telefon to najważniejsze pole. 5. Zdecyduj, których klientek nie przenosisz. Dane osobowe nie powinny leżeć w systemie bez potrzeby, więc kontakt, który nie był u Ciebie od lat, możesz zostawić w archiwum. 6. Zapisz jako CSV w kodowaniu UTF-8. Jak to zrobić, opisaliśmy w [poradniku o przygotowaniu pliku CSV](/blog/jak-przygotowac-csv-import-klientow). ## Czy da się przenieść 15 lat historii wizyt z arkusza do programu? Tak, razem z opiekunem migracji. Historię wizyt, notatki i cennik przenosi opiekun, a Ty potwierdzasz gotowy wynik. Przed tym zrób z zakładek roku jeden uporządkowany arkusz: jedna wizyta w wierszu, kolumny Data, Klientka, Usługa, Pracownik, Uwagi, Cena. Oryginały zachowaj jako archiwum (PDF albo kopia arkusza), podpisane rokiem, tak długo, jak wymagają tego Twoje obowiązki księgowe. Przy takiej historii poproś opiekuna o ustalenie zakresu: wszystkie 15 lat czy ostatnie lata. Przejrzyj klientki aktywne w ostatnich dwóch latach i sprawdź po przeniesieniu notatki o formułach, uczuleniach i preferencjach. Więcej o tym, co przenosi opiekun, a co zostaje, w tekście [czy stracę historię wizyt](/blog/czy-strace-historie-wizyt-migracja). Uważaj na notatki o sprawach prywatnych klientek, na przykład o zdrowiu członków rodziny. Do systemu wpisz tylko to, co jest potrzebne do wykonania usługi. ## Plan w 4 tygodniach Ten plan jest przykładowy. Dostosuj go do swojego grafiku. - **Tydzień 1: porządek w arkuszu.** Jeden arkusz, usunięte duplikaty, ujednolicone telefony, kopie zapasowe. - **Tydzień 2: próba.** Wybierz około 100 klientek (starych, nowych, z notatkami), wgraj je i sprawdź. Zrób testową rezerwację na siebie. - **Tydzień 3: pełne przeniesienie i praca równoległa.** Wgraj całość kontaktów, a opiekun przenosi historię wizyt i notatki do zatwierdzenia. Nowe rezerwacje wpisuj do jednego miejsca, nie do dwóch. - **Tydzień 4: przełączenie.** Podmień link w bio, na stronie i w Google. Arkusz trafia do folderu Archiwum. Nie kasuj go. Opiekun migracji może pomóc na etapie wgrania i sprawdzenia podglądu. Zgłoś się przez [bookito.pl/migracja](/migracja). Kreator pokazuje błędy przed zapisem, pomija duplikaty po telefonie i e-mailu, a import klientów można według opisu procedury cofnąć w ciągu 7 dni (sprawdź to w kreatorze). ## Jak zmienia się codzienna praca po przejściu z Excela? Zamiast szukać w trzech plikach, widzisz klientkę z notatką w jednym miejscu. Klientka umawia się sama przez link, bez telefonu. Przypomnienie o wizycie wychodzi e-mailem w cenie planu, a SMS to osobny pakiet, domyślnie wyłączony. Zadatek może wpłacić przez BLIK, kartę lub Przelewy24. Porównanie kalendarza z arkuszem opisaliśmy w tekście [Excel czy system do grafiku](/blog/excel-vs-system-grafik). ## Najczęściej zadawane pytania ### Jak przejść z Excela na system rezerwacji w salonie z długą historią klientek? Złóż jeden arkusz z kontaktami, wyczyść go, zapisz jako CSV w UTF-8 i wgraj do systemu. Historię wizyt, notatki i cennik przenosi opiekun migracji, a Ty zatwierdzasz wynik. Własną kopię arkuszy zachowaj. ### Czy da się przenieść 15 lat historii wizyt z arkusza do programu? Tak, z pomocą opiekuna migracji. Przenosi on historię wizyt, notatki i cennik, a Ty potwierdzasz wynik. Własną kopię arkuszy zachowaj w archiwum. ### Ile trwa przeniesienie bazy klientek z Excela do systemu? Najdłużej trwa porządkowanie arkusza, a nie samo wgranie. Przy dużej bazie zaplanuj kilka tygodni spokojnej pracy rozłożonej na wieczory. Bookito nie obiecuje konkretnego czasu wgrania. ### Jak uporządkować arkusz Excel przed importem? Jeden wiersz na klientkę, osobne kolumny na imię, nazwisko, telefon, e-mail i notatki. Usuń duplikaty, ujednolić telefony i zapisz plik w UTF-8. ## Co dalej? Jeśli nie jesteś pewien, którą ścieżkę wybrać, przeczytaj [porównanie importu CSV z migracją z opiekunem](/blog/import-csv-vs-concierge-migracja). Chcesz wgrać swoją bazę na próbę? [Załóż konto](/zaloz-konto) i zacznij od 100 klientek.