# Karta klientki do salonu kosmetycznego: wzór z ankietą zdrowotną i zgodą RODO

- URL: https://bookito.pl/blog/karta-klientki-salon-kosmetyczny-wzor
- Opublikowano: 2026-06-15
- Zaktualizowano: 2026-10-07
- Dla: Salony beauty
- Kategoria: Praktyczne poradniki
- Tagi: karta klientki, ankieta zdrowotna, rodo, salon kosmetyczny, dane o zdrowiu

> Karta klientki to dane o zdrowiu, więc RODO traktuje ją ostrzej niż zwykły notes. Wzór do skopiowania, lista pól w ankiecie przed zabiegiem i zasady przechowywania na papierze i w systemie.

Karta klientki do salonu kosmetycznego powinna zawierać dane kontaktowe, krótką ankietę zdrowotną przed zabiegiem, zapis wykonanej usługi i osobną zgodę na przetwarzanie danych o zdrowiu. Alergie i przeciwwskazania to dane szczególnej kategorii z art. 9 RODO, więc trzeba je zbierać oszczędnie i przechowywać pod kluczem lub w zaszyfrowanym polu.

## Najważniejsze informacje

- Karta klientki ma trzy części: dane kontaktowe, ankietę zdrowotną przed zabiegiem i dziennik zabiegów. Każda część ma inny cel i inny poziom ochrony.
- Alergie, ciąża, choroby i leki to dane dotyczące zdrowia. Art. 9 RODO co do zasady zabrania ich przetwarzania, chyba że zachodzi wyjątek, na przykład wyraźna zgoda klientki.
- Zbieraj tylko to, co potrzebne do bezpiecznego wykonania zabiegu. Pytanie o dane, których nie użyjesz, to ryzyko bez korzyści.
- Papierową kartę trzymaj w zamykanej szafce, a nie na recepcji. W systemie liczy się zaszyfrowanie pól z danymi o zdrowiu i ograniczony dostęp.
- W Bookito odpowiedzi w formularzach i zgodach, alergie oraz notatki zabiegowe są szyfrowane na poziomie pola w bazie.

## Co powinna zawierać karta klientki w salonie kosmetycznym?

Karta składa się z trzech części, bo każda służy do czego innego.

**Część 1: dane kontaktowe.** Imię i nazwisko, telefon, e-mail. Data urodzenia tylko wtedy, gdy naprawdę jej potrzebujesz, na przykład do sprawdzenia pełnoletności przy zabiegach z ograniczeniem wieku. Adres zamieszkania zwykle nie jest potrzebny.

**Część 2: ankieta zdrowotna przed zabiegiem.** To pytania o to, co może wpłynąć na bezpieczeństwo konkretnego zabiegu. Uzupełniasz ją przy pierwszej wizycie i odświeżasz przy zmianie stanu zdrowia lub raz na jakiś czas.

**Część 3: dziennik zabiegów.** Data, wykonana usługa, użyte preparaty lub kolory, reakcja skóry i zalecenia po zabiegu. To dowód, że wykonałaś zabieg zgodnie z ustaleniami, i pomoc przy kolejnej wizycie.

## Wzór karty klientki do skopiowania

Skopiuj poniższy wzór do dokumentu i dostosuj pytania do swoich usług. To propozycja do przejrzenia, nie porada prawna.

> **KARTA KLIENTKI**
>
> **Dane kontaktowe:** imię i nazwisko ........ | telefon ........ | e-mail ........
>
> **Ankieta przed zabiegiem** (zaznacz TAK lub NIE, przy TAK opisz):
> 1. Alergie na kosmetyki, kleje, lateks, metale, środki znieczulające: TAK / NIE ........
> 2. Choroby skóry w miejscu zabiegu (stan zapalny, grzybica, łuszczyca, rany): TAK / NIE ........
> 3. Ciąża lub karmienie piersią: TAK / NIE
> 4. Choroby przewlekłe, które mogą mieć znaczenie dla zabiegu (cukrzyca, zaburzenia krzepnięcia, choroby autoimmunologiczne): TAK / NIE ........
> 5. Leki stosowane na stałe, w tym antybiotyki i retinoidy: TAK / NIE ........
> 6. Reakcje po poprzednich zabiegach: TAK / NIE ........
>
> **Dodatkowe pytania dla paznokci:** pękające lub osłabione płytki, grzybica paznokci, reakcja na hybrydę lub akryl.
>
> **Dodatkowe pytania dla rzęs i brwi:** noszenie soczewek kontaktowych, choroby oczu, alergia na klej lub henną, wcześniejsze podrażnienia powiek.
>
> **Zgoda na przetwarzanie danych o zdrowiu:** Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych o moim stanie zdrowia podanych w ankiecie w celu bezpiecznego wykonania zabiegu. Wiem, że zgodę mogę wycofać w każdej chwili. Data i podpis ........
>
> **Dziennik zabiegów:** data | usługa | preparaty lub kolor | uwagi i reakcja skóry | zalecenia po zabiegu

Przy każdym pytaniu zadaj sobie jedno pytanie kontrolne: co zrobię z tą odpowiedzią? Jeśli odpowiedź nie zmienia sposobu wykonania zabiegu, wykreśl pytanie.

## Dlaczego dane z ankiety zdrowotnej to dane szczególnej kategorii?

Bo art. 9 ust. 1 RODO wymienia dane dotyczące zdrowia wśród danych, których przetwarzanie jest co do zasady zakazane. Wyjątki wylicza art. 9 ust. 2. Dla małego salonu najczęściej chodzi o wyraźną zgodę klientki (art. 9 ust. 2 lit. a). Zgoda musi być dobrowolna, konkretna i dotyczyć właśnie danych o zdrowiu.

Z tego wynikają trzy praktyczne reguły:

1. **Zgoda na dane o zdrowiu jest osobna.** Nie łącz jej ze zgodą marketingową ani z akceptacją regulaminu.
2. **Zbieraj tylko potrzebne dane.** Zasada minimalizacji z art. 5 RODO dotyczy też ankiety.
3. **Zabezpiecz to, co zebrałaś.** Art. 32 RODO wymaga odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, a szyfrowanie wymienia jako jeden z przykładów.

Nie ma jednego przepisu, który mówiłby, jak długo salon musi przechowywać kartę klientki. Okres przechowywania ustal sama, zapisz go w klauzuli informacyjnej i usuwaj dane po jego upływie. W razie wątpliwości zapytaj prawnika. Wzór klauzuli znajdziesz w artykule [klauzula informacyjna RODO dla salonu kosmetycznego](/blog/klauzula-informacyjna-rodo-salon-kosmetyczny).

## Jak przechowywać kartę klientki: papier czy system?

Oba sposoby są dopuszczalne, jeśli zabezpieczysz dane. Różni je ryzyko.

| Co sprawdzasz | Papier | System rezerwacji |
|---|---|---|
| Kto może zajrzeć | Każdy, kto dotrze do szafki lub segregatora | Tylko osoby z kontem i uprawnieniami |
| Zgubienie lub zniszczenie | Pożar, zalanie, zgubiony segregator | Zależy od kopii zapasowych dostawcy |
| Wyszukanie klientki | Przeglądanie kart ręcznie | Wyszukiwanie po nazwisku lub telefonie |
| Prawo do usunięcia danych | Trzeba znaleźć i zniszczyć kartkę | Usunięcie w panelu |
| Zabezpieczenie techniczne | Szafka na klucz | Logowanie, szyfrowanie, uprawnienia |

Jeśli zostajesz przy papierze: karty trzymaj w zamykanej szafce, nie zostawiaj ich na recepcji, a stare karty niszcz w niszczarce. Jeśli przechodzisz do systemu, sprawdź, jak dostawca chroni dane o zdrowiu. Listę pytań do zadania dostawcy znajdziesz w artykule [czy system rezerwacji jest bezpieczny](/blog/szyfrowanie-danych-klientek-w-systemie-rezerwacji).

## Jak wygląda karta klientki w Bookito?

W Bookito karta klientki oraz formularze i zgody są w obu planach, Go i Max. Alergie i notatki wewnętrzne klientki, pola własne profilu, notatki zabiegowe i zalecenia oraz odpowiedzi w formularzach i zgodach szyfrujemy w bazie algorytmem AES-256-GCM, a klucz trzymamy poza bazą, w Azure Key Vault. Imię, telefon i e-mail klientki nie są szyfrowane na poziomie pola.

To nie jest szyfrowanie, w którym dostawca nie widzi danych: aplikacja odszyfrowuje pola, żeby pokazać je w panelu. Szczegóły opisaliśmy w artykule o [bezpieczeństwie danych klientek i RODO w Bookito](/blog/bookito-bezpieczenstwo-rodo-ochrona-danych). Dane klientki możesz w każdej chwili wyeksportować lub usunąć.

## Najczęściej zadawane pytania

### Czy salon kosmetyczny musi prowadzić kartę klientki?

To zależy od usług, które wykonujesz. W praktyce karta z ankietą zdrowotną chroni Ciebie i klientkę, bo dokumentuje, o co ją zapytałaś i co ustaliłyście. Przy zabiegach z podwyższonym ryzykiem sprawdź wymagania z prawnikiem lub w swojej organizacji branżowej.

### Czy muszę mieć zgodę klientki na ankietę zdrowotną?

Jeśli zbierasz dane o zdrowiu, potrzebujesz podstawy z art. 9 ust. 2 RODO. W małym salonie zwykle jest to wyraźna zgoda, którą klientka może wycofać. Zgodę zbieraj osobno od zgody marketingowej.

### Jak długo przechowywać kartę klientki?

Nie ma jednego przepisu, który podawałby okres dla wszystkich salonów. Ustal okres adekwatny do celu, zapisz go w klauzuli informacyjnej i usuwaj dane po jego upływie. Przy wątpliwościach zapytaj prawnika.

### Czy kartę klientki można prowadzić w telefonie albo w arkuszu?

Można, ale telefon i arkusz bez zabezpieczeń to słaba ochrona danych o zdrowiu. Zadbaj o blokadę ekranu, hasło do pliku i ograniczony dostęp. Przy większej liczbie klientek wygodniejszy i bezpieczniejszy jest system z uprawnieniami.

### Czy dane z karty klientki można wysłać e-mailem?

Lepiej tego unikać. E-mail trafia na serwery pośredniczące i zostaje w skrzynkach, nad którymi nie masz kontroli. Dane o zdrowiu przekazuj tylko tam, gdzie możesz zapewnić zabezpieczenia.

## Źródła

- [Rozporządzenie (UE) 2016/679 (RODO), art. 5, 9 i 32, EUR-Lex](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=CELEX:32016R0679), czytane 4 października 2026
- [UODO, podstawy przetwarzania szczególnych kategorii danych](https://uodo.gov.pl/pl/677/4285), czytane 4 października 2026

Podstawy RODO dla małego salonu zebraliśmy w artykule [RODO w małym salonie](/blog/rodo-maly-salon), a zapisy regulaminu w tekście [wzór regulaminu salonu](/blog/template-regulamin-salonu-wzor).

Chcesz mieć formularze, zgody i kartę klientki w jednym miejscu? [Załóż konto w Bookito](/zaloz-konto) i przejrzyj gotowe formularze w panelu.