# Czy zadatek przepada, gdy klientka odwoła wizytę? 4 scenariusze

- URL: https://bookito.pl/blog/czy-zadatek-przepada-odwolanie-wizyty
- Opublikowano: 2026-01-16
- Dla: Salony beauty
- Kategoria: No-Shows i Depozyty
- Tagi: zadatek, odwołanie wizyty, art. 394 kc, regulamin rezerwacji, nieodwołane wizyty

> Zadatek przepada tylko wtedy, gdy wizyta nie dochodzi do skutku z winy klientki i zapisałaś taką zasadę. Tabela 4 scenariuszy, w tym zwrot w podwójnej wysokości.

Czy zadatek przepada, gdy klientka odwoła wizytę? Przepada wtedy, gdy wizyta nie dochodzi do skutku z jej winy, a Ty masz to zapisane w regulaminie. Przy odwołaniu z wyprzedzeniem zwykle oddajesz zadatek. Gdy wizytę odwołuje salon z własnej winy, zadatek wraca klientce w podwójnej wysokości (art. 394 Kodeksu cywilnego).

## Najważniejsze informacje

- Zadatek możesz zachować, gdy wizyta nie odbywa się z winy klientki. Reguły o tym, od kiedy, ustalasz w regulaminie.
- Jeśli to salon odwoła wizytę z własnej winy, klientka może żądać zadatku w podwójnej wysokości.
- Gdy wizyta nie dochodzi do skutku z przyczyn, za które nikt nie odpowiada albo odpowiadają obie strony, zadatek wraca w pojedynczej wysokości.
- Najlepszy dowód to zasady pokazane klientce przed potwierdzeniem rezerwacji. W Bookito klientka widzi kwotę zadatku i zasady odwołania, zanim potwierdzi.
- Zadatek nie powinien być równy cenie usługi. UOKiK wskazuje, że nie powinien odpowiadać 100 procentom ceny.

## Co mówi prawo o tym, kiedy zadatek przepada?

Kodeks cywilny w art. 394 daje salonowi prawo zatrzymania zadatku, ale tylko gdy umowa nie zostanie wykonana. Gdy umowy nie wykona klientka, możesz od niej odstąpić i zadatek zachować. Gdy umowy nie wykona salon, klientka, która dała zadatek, może żądać sumy dwukrotnie wyższej. Przy rozwiązaniu umowy oraz gdy nikt nie odpowiada za brak wizyty albo winę ponoszą obie strony, zadatek wraca i podwójna zapłata odpada.

Przepis zaczyna się od zastrzeżenia: "w braku odmiennego zastrzeżenia umownego albo zwyczaju". To dlatego okno odwołania i zasady zwrotu opisujesz w regulaminie. Pełny tekst jest w [Kodeksie cywilnym w ISAP](https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU19640160093). Różnicę między zadatkiem a wpłatą, która zawsze wraca, wyjaśnia artykuł o tym, [czym jest zadatek, a czym zaliczka](/blog/zadatek-czy-zaliczka-salon).

## Czy zadatek przepada w 4 typowych scenariuszach?

Poniższa tabela pokazuje, jak zwykle rozstrzygają to zasady salonów. Okna czasowe (48 godzin, 24 godziny) to przykład zapisu, który możesz ustawić po swojemu. Nie wynikają z przepisu.

| Scenariusz | Wynik dla zadatku | Podstawa |
|---|---|---|
| Klientka odwołuje 48 godzin przed wizytą, a regulamin przewiduje pełny zwrot do 24 godzin | Zwracasz zadatek w całości | Zapis w regulaminie |
| Klientka odwołuje 24 godziny przed wizytą albo później, po terminie z regulaminu | Zatrzymujesz zadatek | Art. 394 § 1 i regulamin |
| Klientka nie przychodzi i nie odwołuje | Zatrzymujesz zadatek | Art. 394 § 1 i regulamin |
| Salon odwołuje wizytę z własnej winy | Oddajesz zadatek w podwójnej wysokości | Art. 394 § 1 |

Dodatkowe sytuacje mają własne reguły:

- **Zdarzenie niezależne od obu stron**, na przykład awaria zasilania w lokalu: zadatek wraca w pojedynczej wysokości (art. 394 § 3).
- **Przesunięcie terminu**: najprościej zapisać, że zadatek przechodzi na nowy termin, jeśli klientka przesuwa wizytę w oknie, które znasz z regulaminu.
- **Spór o to, z czyjej winy wizyta się nie odbyła**: tu przyda się ślad w postaci wiadomości i potwierdzenia rezerwacji.

## Jak zapisać okno odwołania w regulaminie?

Okno odwołania zapisz jednym zdaniem z liczbą godzin i skutkiem. Wzór do skopiowania:

> Zadatek zwracamy w całości, jeśli odwołasz wizytę najpóźniej [48] godzin przed terminem. Jeśli odwołasz później albo nie przyjdziesz, zadatek zatrzymujemy. Jeśli to my odwołamy wizytę z naszej winy, zwracamy Ci zadatek w podwójnej wysokości.

Dobierz liczbę godzin do długości zabiegu i do tego, ile potrzebujesz, żeby sprzedać zwolnione okienko. Przy krótkim manicure wystarczy zwykle krótsze okno niż przy makijażu ślubnym. Pełny zestaw punktów znajdziesz w [szablonie regulaminu salonu](/blog/template-regulamin-salonu-wzor).

## Dlaczego klientka musi zobaczyć zasady przed rezerwacją?

Zasady, które klientka widzi przed zapłatą, bronią się najlepiej. Jeśli dowiaduje się o nich dopiero po nieobecności, zostaje Ci spór i negatywna opinia. Dlatego pokaż jej trzy rzeczy: kwotę zadatku, termin ostatniego bezkosztowego odwołania i to, co się stanie przy nieobecności.

W Bookito klientka widzi kwotę zadatku i zasady odwołania salonu przed potwierdzeniem rezerwacji. Salon ustawia w panelu własne okno odwołania, zasadę zwrotu zadatku i zasadę dla nieodwołanej wizyty, a system pokazuje je klientce przy rezerwacji. Zadatek płaci kartą, BLIK-iem albo przez Przelewy24, a pieniądze trafiają na konto Stripe salonu. Nieopłacony zadatek wygasa po 35 minutach i okienko wraca do grafiku. Jak to wpływa na porzucone rezerwacje, opisujemy w tekście o [BLIK-u w salonie](/blog/blik-porzucone-rezerwacje).

## Jak rozmawiać z klientką, której zadatek zatrzymujesz?

Odpowiedz krótko, uprzejmie i odwołaj się do zasady, którą klientka zaakceptowała. Wzór wiadomości:

> Dzień dobry, szkoda, że nie mogłyśmy się spotkać. Zgodnie z zasadami rezerwacji, które potwierdziła Pani przy zapisie, zadatek za wizytę zostaje po stronie salonu, bo odwołanie nastąpiło po terminie. Chętnie umówię nowy termin. Podeślę link do rezerwacji.

Bez tłumaczenia się i bez emocji. Gdy klientka ma ważny powód, możesz uczciwie przesunąć zadatek na nowy termin. To Twoja decyzja, nie obowiązek. Więcej gotowych odpowiedzi znajdziesz w tekście o [klientce, która nie przyszła](/blog/klientka-nie-przyszla-co-robic).

## Najczęściej zadawane pytania

### Czy zadatek przepada, gdy klientka odwoła wizytę?

Przepada, jeśli wizyta nie odbywa się z jej winy i masz taką zasadę w regulaminie. Przy odwołaniu z wyprzedzeniem, które regulamin traktuje jako bezkosztowe, zwracasz zadatek. Klientka powinna znać tę zasadę przed zapłatą.

### Czy zadatek jest zwrotny?

Co do zasady nie, ale art. 394 Kodeksu cywilnego wskazuje wyjątki. Zadatek wraca przy rozwiązaniu umowy oraz gdy brak wizyty wynika z przyczyn, za które nikt nie odpowiada albo odpowiadają obie strony. Regulamin może też przewidzieć pełny zwrot przy wczesnym odwołaniu.

### Kiedy zadatek jest zwrotny w podwójnej wysokości?

Gdy to salon, który przyjął zadatek, nie wykona umowy z własnej winy. Klientka może wtedy żądać sumy dwukrotnie wyższej od tej, którą wpłaciła (art. 394 § 1). Dlatego w zasadach zapisz, że reguła działa w obie strony.

### Czy po rezerwacji online klientka ma 14 dni na odstąpienie od umowy?

Konsument, który zawarł umowę na odległość, ma co do zasady prawo odstąpić od niej w terminie 14 dni, z wyjątkami opisanymi w ustawie o prawach konsumenta. Jak ta zasada ma się do rezerwacji wizyty na konkretny termin, ustal z prawnikiem. Ten tekst tej kwestii nie rozstrzyga.

### Co zrobić, gdy klientka żąda zwrotu zadatku, który zatrzymałam?

Zacznij od zasad, które klientka zobaczyła i zaakceptowała przy rezerwacji. Zachowaj potwierdzenie rezerwacji i wiadomości. Jeśli spór trwa, rozważ pomoc prawnika, bo wynik zależy od okoliczności i zapisów Twojego regulaminu.

## Źródła

- [Kodeks cywilny, art. 394, ISAP (isap.sejm.gov.pl)](https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU19640160093)
- [UOKiK, "Zadatek czy zaliczka? Porady UOKiK", 13 sierpnia 2014](https://archiwum.uokik.gov.pl/aktualnosci.php?news_id=11145)
- [UOKiK, Prawo odstąpienia od umowy (prawakonsumenta.uokik.gov.pl)](https://prawakonsumenta.uokik.gov.pl/prawo-odstapienia-od-umowy/)

Chcesz, żeby klientka widziała zasady odwołania, zanim potwierdzi wizytę? [Załóż konto w Bookito](/zaloz-konto) i ustaw je w panelu.